Забули про доплату за роботу в нічний час: виправляємо помилку

Виправляємо помилку в бухобліку

Порядок оплати роботи в нічний час регламентує ст. 108 КЗпП. Відповідно до цієї норми робота у нічний час оплачується не нижче 20 % тарифної ставки (окладу) за кожну годину роботи у нічний час.

Хоча така доплата може мати й більший розмір (подробиці — у статті «Робота в нічний час: правила оплати» цього номера).

Доплата за роботу в нічний час має свої особливості. Вона:

— розраховується в кінці кожного місяця (без прив’язки до облікового періоду);

— належить до фонду додаткової зарплати (п.п. 2.2.1 Інструкції № 5*). Тому порядок її оподаткування такий самий, як і для зарплати;

— відображається у Об’єднаній звітності у складі зарплати (окремо не виділяється).

* Інструкція зі статистики заробітної плати, затверджена наказом Держкомстату від 13.01.2004 № 5.

Зверніть увагу, що норми оплати праці, встановлені ст. 108 КЗпП, є мінімальними державними гарантіями. За їх недотримання роботодавцю загрожує відповідальність у розмірі 2 МЗП за кожного працівника, стосовно якого скоєно порушення (у 2023 році — 13400 грн). Тому забувати про неї не можна.

Якщо ж так сталося, що доплату за роботу у нічний час не нарахували, таку помилку слід негайно виправити. Для цього потрібно:

— розрахувати суму доплати за роботу у нічний час;

— скласти бухдовідку, в якій зазначити суму доплати, що підлягає донарахуванню;

— донарахувати доплату за роботу у нічний час у бухобліку у місяці виявлення помилки.

Показуємо у звітності

Відповідно до п.п. 1.6.2 Інструкції 5, в разі донарахування зарплати така сума відноситься до фонду оплати праці того місяця, в якому проведено її нарахування.

Тобто доплата за роботу в нічний час не зачепить минулі періоди. Вона збільшить зарплату працівника того місяця, в якому проведено донарахування.

Відповідно донарахована сума доплати увійде:

— до загального місячного доходу того місяця, в якому проведено таке донарахування. Відповідно з неї буде утримано ПДФО та ВЗ;

— до бази нарахування ЄСВ того місяця, в якому було здійснено нарахування (п.п. 2 п. 2 розд. IV Інструкції № 449*).

* Інструкція про порядок нарахування і сплати єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, затверджена наказом МФУ від 20.04.2015 № 449.

Щодо звітності, то донараховані суми доплати за роботу в нічні години потраплять у додатки Д1 та 4ДФ Об’єднаної звітності за той місяць, у якому фактично було проведено донарахування у бухобліку.

Як це працює, покажемо на прикладі.

У березні 2023 року сторож відпрацював 184 години (із них — 62 години у нічний час). У колективному договорі встановлена доплата за роботу в нічний час у розмірі 35 % посадового окладу. Оклад працівника — 8000 грн.

Проте за березень 2023 року доплату за роботу у нічний час працівнику не нарахували. Помилку виявлено у травні 2023 року. Як її виправити та відобразити у Об’єднаній звітності?

Спочатку розрахуємо доплату за роботу у нічний час за березень 2023 року. Оскільки сторожу встановлено оклад, перш за все визначимо годинну тарифну ставку працівника у березні 2023 року. Вона становить:

8000 : 184 = 43,48 грн,

де 184 — кількість годин роботи відповідно до графіка, затвердженого для березня 2023 року.

Доплата за роботу у нічний час у березні 2023 року дорівнює:

43,48 × 62 × 35 % = 943,52 грн,

де 62 — кількість фактично відпрацьованих сторожем годин роботи у нічний час у березні 2023 року.

Оскільки доплату за роботу у нічний час донараховано у травні 2023 року (через виявлену помилку), то її сума збільшить зарплату працівника саме за цей місяць (травень 2023 року).

Припустимо, що працівник відпрацює всі дні за графіком роботи у травні 2023 року (184 години, у тому числі 64 години у нічний час).

Доплата за роботу у нічний час у травні 2023 року дорівнює:

43,48 × 64 × 35 % = 973,95 грн,

де 64 — кількість фактично відпрацьованих сторожем годин роботи у нічний час у травні 2023 року.

Загальна сума зарплати працівника за травень 2023 року становитиме:

8000 + 943,52_{березень} + 973,95_{травень} = 9917,47 грн.

У додатках Д1 та 4ДФ Об’єднаної звітності покажемо цю суму одним рядком.

Висновки

• Донарахована сума доплати за роботу в нічні години відображається в бухобліку у місяці, в якому виявлено помилку.
• Вона потрапить у додатки Д1 та 4ДФ Об’єднаної звітності за той місяць, у якому фактично було проведено донарахування у бухобліку.
• ВІдображаємо її разом із зарплатою (в одному рядку).