Закордонне відрядження: як оплатити добові?

У якій валюті оплачувати добові при закордонному відрядженні, зокрема за день перетину кордону? Який курс брати?

Для бюджетних установ

Виплата добових у разі відрядження за кордон регламентована п.п. 16.2 розд. ІІІ Інструкції № 59, затвердженої наказом Мінфіну від 13.03.1998 № 59.

✅ Загальне правило:

Добові за весь період відрядження, включаючи день вибуття та день прибуття, нараховуються за нормами іноземної держави, якщо:

• на території України немає пересадок на інший транспорт;
• немає зупинок у готелях чи інших приміщеннях для проживання.

⚠️ Виняток:

Якщо в дорозі на території України була пересадка або зупинка в готелі, то:

• Добові до моменту пересадки / зупинки (в одному напрямку) і після першої пересадки / зупинки (в іншому напрямку) — нараховуються за нормами для внутрішніх відряджень (встановленими для України).
• Добові з дня останньої пересадки чи вибуття з готелю (включно) до дня першої пересадки чи зупинки при поверненні (включно) — за закордонними нормами.
• Якщо день вибуття або прибуття збігається з днем пересадки чи зупинки — оплачують за нормами для закордонних відряджень.

Для госпрозрахункових підприємств (небюджетних)

Інструкція № 59 не є обов’язковою до застосування автоматично. Її положення застосовуються лише у випадку, якщо:

• внутрішнє Положення про службові відрядження підприємства прямо посилається на Інструкцію № 59, або
• в Положенні про відрядження продубльовано норми Інструкції № 59.

✅ Свобода регулювання:

Небюджетні роботодавці можуть самостійно вирішити:

• чи виплачувати добові за проїзд територією України за “українськими” чи “закордонними” нормами;
• встановити фіксовані добові або обрати змішану систему (внутрішні + закордонні) — головне, щоб це було визначено у Положенні про відрядження та не порушувало податкове законодавство.

Документальне підтвердження

Можна використовувати транспортні квитки, рахунки за проживання, або відмітки прикордонних служб як підтвердження перетину кордону.

Розрахунок курсу валют

Якщо добові встановлені у валюті, аванс на закордонне відрядження видається у валюті країни відрядження або вільно конвертованій валюті. При цьому треба враховувати курс обміну валют, встановлений НБУ на дату виплати авансу.

Корисні статті

• Вольному — воля, а відрядженому — добові
• Новації у сфері відряджень: вивчаємо разом
• Добові при закордонних відрядженнях
• Два відрядження в один день: виплачуємо добові