Заяви та кадрові накази не можна зберігати разом!
Чи можна зберігати разом (в одній папці) накази про відпустки та інші кадрові справи та заяви, на основі яких такі накази створені?
Відповідь:
❌ Ні, не можна. У них різний строк зберігання
Зберігати копії заяв чи інших документів-підстав разом із наказами в одній теці — неправильна практика, навіть якщо вона є поширеною через зручність у повсякденній роботі. Згідно з вимогами архівного та діловодного законодавства, накази та документи, які слугують підставою для їх створення, повинні зберігатися окремо.
Це регулюється статтею 491 Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій незалежно від форми власності, затвердженого наказом Мін’юсту №578/5 від 12.04.2012. У цьому Переліку чітко зазначено, що документи-підстави до наказів з кадрових питань (особового складу), які не включено до особових справ, мають зберігатися в окремій справі й зберігаються не менше 3 років.
Отже:
🔹 Накази (про прийняття, переведення, звільнення, відпустки тощо) формуються в окрему справу, відповідно до номенклатури справ установи.
🔹 Документи-підстави (наприклад, заяви, подання, пояснювальні записки, листки обліку кадрів, довідки тощо), які не увійшли до складу особової справи, формуються в іншу справу — часто вона називається:
«Документи до наказів з кадрових питань (особового складу), що не увійшли до складу особових справ».
🔹 В обох випадках обов’язково дотримуються встановлені строки зберігання:
– Накази з особового складу — зазвичай зберігаються 75 років;
– Документи-підстави (копії заяв тощо) — 3 роки, якщо не входять до складу особової справи.
Висновок
Хоч зберігання заяв разом із наказами може здаватися логічним або зручним для щоденної роботи, в архівному сенсі це порушення правил ведення кадрової документації. Рекомендується розділити документи відповідно до вимог діловодства, щоб уникнути претензій під час перевірок або архівної експертизи.
