Зміна головного бухгалтера: етапи і на слідки

Зміна головного бухгалтера на підприємстві може відбутися за різних обставин, і в такому випадку перед керівником підприємства стоїть завдання знайти нового головного бухгалтера, який достойно замінить попередника. Крім того, головний бухгалтер, або єдиний бухгалтер, має піклуватися про передачу справ наступнику. Питання організації бухгалтерського обліку на підприємстві знаходиться в компетенції власника (власників) або уповноваженого органу, який керує підприємством і відповідає за організацію бухгалтерського обліку згідно з законодавством та установчими документами.

Закон України “Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні” не містить механізму зміни головного бухгалтера. У своєму листі від 17.07.2007 р. № 31-34000-30-27/14518 Міністерство фінансів України зазначило, що порядок передачі справ при зміні головних бухгалтерів або осіб, які ведуть бухгалтерський облік на підприємстві, визначається самим підприємством, якщо інше не передбачено законодавством.

Мінфін також у листі від 24.09.2012 р. № 31-08410-07-10/23279 зазначив, що законодавством України не встановлено окремого порядку прийому-передачі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку та інших документів у разі звільнення головного бухгалтера.

Наприклад, у бюджетних установах керуються Типовим положенням про бухгалтерську службу бюджетної установи, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 26.01.2011 р. № 59, де прямо зазначено, що прийняття (передача) справ головним бухгалтером:

При призначенні або звільненні головного бухгалтера проводиться внутрішня перевірка стану бухгалтерського обліку та звітності, результати якої оформляються відповідним актом. Цей процес може відбуватися за участю представника бюджетної установи, якій підпорядкована організація.

Варто зазначити, що податкова служба в листі ДПСУ від 18.09.2009 р. № 11305/5/23-4018/462 додала своє роз’яснення стосовно зміни головного бухгалтера: з метою уникнення ситуацій, коли на нового головного бухгалтера покладається провина за дії попередника, йому необхідно перевірити бухгалтерську документацію, що залишилася після звільненого попередника.

Таким чином, для зміни головного бухгалтера підприємство може описати процедуру в окремому документі, такому як Положення про бухгалтерську службу на підприємстві або інший локальний акт (посадова інструкція головного бухгалтера тощо). Рекомендації з Типового положення № 59, а також висновки з листів Мінфіну та ДПСУ слід враховувати при розробці такого документу. Зміна головного бухгалтера – це складний процес, який потребує відповідального підходу та дотримання встановленої процедури для забезпечення належного ведення бухгалтерського обліку та збереження фінансової стійкості підприємства.

При зміні головного бухгалтера необхідно виконати передачу справ у визначений проміжок часу та конкретній особі. Зазвичай, керівник підприємства видаватиме наказ (розпорядження) щодо передачі справ головним бухгалтером. Для цього можуть бути проведені такі кроки:

1. Створення спеціальної комісії для здійснення передачі справ.
2. Встановлення терміну для проведення передачі документів.
3. Визначення повного переліку документів, що підлягають передачі.
4. Визначення порядку та обсягу перевірки документів, які передаються, тощо.

Рекомендації з Облікової політики можуть бути також використані для уточнення деталей процесу зміни головного бухгалтера.

Щодо інвентаризації активів та зобов’язань при зміні головного бухгалтера, необхідно зазначити, що пунктом 7 Положення про інвентаризацію активів та зобов’язань, затвердженого Мінфіном України, встановлені випадки обов’язкового проведення інвентаризації. Зміна головного бухгалтера, як правило, не є причиною для обов’язкової інвентаризації. Однак, якщо змінюється особа, яка була матеріально відповідальною за складання товарно-матеріальних цінностей, тоді проведення інвентаризації може стати обов’язковим. Наприклад, якщо головний бухгалтер одночасно був і касиром і виконував обов’язки з індивідуальної матеріальної відповідальності за касу, його звільнення може вимагати проведення інвентаризації каси. В інших випадках, коли головний бухгалтер не має матеріальної відповідальності, інвентаризація не є обов’язковою при його заміні.

Проведення інвентаризації на підприємстві визначається керівником згідно Положення № 879. При зміні головного бухгалтера, керівник може видати наказ про проведення інвентаризації. Інвентаризація може бути здійснена власними силами або залученням зовнішніх аудиторів.

Згідно з ч. 3 ст. 8 Закону про бухоблік, саме керівник відповідає за організацію бухобліку на підприємстві, забезпечення фіксації фактів здійснення всіх господарських операцій у первинних документах, та збереження документів, регістрів і звітності.

При звільненні головного бухгалтера, ситуація стає цікавою, оскільки на момент передачі справ є діючий головний бухгалтер, який не може передати їх наступнику, оскільки посада не є вакантною. Тому зазвичай справи приймає сам керівник підприємства, установи, або організації. Також, при звільненні головного бухгалтера, керівник може призначити іншу відповідальну особу за ведення бухгалтерського та податкового обліку на підприємстві.

У випадку, якщо головний бухгалтер єдиний на підприємстві, процедура приймання-передачі справ розпочинається з пошуку наступника. Після прийняття на роботу нового бухгалтера, починається процедура передачі справ. Варто зазначити, що статутом підприємства може передбачатися погодження засновниками (учасниками) прийняття та звільнення головного бухгалтера, але це не повинно порушувати норми трудового законодавства. У разі звільнення головного бухгалтера, загальні положення Кодексу законів про працю України діють без виключень.

Зміна головного бухгалтера включає етапи передачі справ, які регулюють організацію і ведення бухобліку на підприємстві. При звільненні головного бухгалтера (або єдиного бухгалтера), керівник підприємства може видати наказ про проведення внутрішньої перевірки стану бухобліку та фінансової звітності.

Під час перевірки здійснюється перевірка наявності та повноти різних документів, зокрема:

• Податкової, фінансової, статистичної та іншої звітності;
• Номенклатури справ бухгалтерської служби;
• Головної книги, оборотно-сальдової відомості, облікових регістрів;
• Наказів, пов’язаних із організацією та веденням бухобліку (наказ про облікову політику, наказ про графік документообігу тощо);
• Локальних актів, пов’язаних із оплатою праці (Положення про оплату праці, Положення про преміювання, Положення про відрядження тощо);
• Ліцензій та інших дозвільних документів;
• Положення про обіг готівки, ведення касової книги тощо.

Якщо головний бухгалтер виконував обов’язки касира (був матеріально відповідальною особою), керівник підприємства має видати наказ про проведення інвентаризації каси. Процедуру інвентаризації каси регулюють Положення № 879 та Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою Правління НБУ від 29.12.2017 р. № 148.

На практиці, після наказу керівника, створюється комісія з передачі справ головним бухгалтером, який звільняється, особі, призначеній відповідальною за ведення бухгалтерського та податкового обліку на підприємстві. До складу комісії, зазвичай, включають юриста. Передача справ підтверджується актом приймання-передачі справ, у якому вказується повний перелік переданих документів, включаючи назви документів, рік складання, кількість сторінок тощо.

При оформленні акту про передачу справ головним бухгалтером, рекомендується скласти 3 екземпляри документа: по одному для кожної зі сторін, яка передає або приймає справи, а також для комісії, яка займається процедурою передачі. Крім того, можна зробити 3 копії опису документів, які передаються в рамках акту.

У акті необхідно вказати не лише наявні для передачі первинні документи та їх кількість, але й зафіксувати відсутність певних первинних та інших облікових документів. В такому випадку головний бухгалтер, який передає справи, має надати вищезазначеній комісії пояснення щодо цього факту.

Якщо причиною відсутності документів стала їх пропажа або пошкодження (знищення), то відповідно до Положення № 88, керівник підприємства повинен письмово повідомити про це правоохоронні органи. Крім того, можна призначити комісію або надати вже створеній комісії повноваження для встановлення переліку відсутніх документів та розслідування причин їх пропажі або знищення. До роботи комісії можуть бути запрошені представники слідчих органів, охорони і державного пожежного нагляду.

Після проведення процедури, результати роботи комісії оформляються актом, який затверджує керівник підприємства. Копію цього документу слід надіслати в 10-денний строк органу, який здійснює управління підприємством, територіальному органу ДПС та митниці (згідно з п. 6.10 Положення № 88).

Коли головний бухгалтер звільняється, необхідно внести зміни до облікових даних платника податків. Відповідно до Податкового кодексу України (ПКУ), такі зміни можна вносити на підставі інформації органів держреєстрації або документально підтвердженої інформації, наданої самим платником податків.

Згідно з Порядком обліку платників податків і зборів, юридичні особи та їх відокремлені підрозділи повинні подати відомості про осіб, які відповідають за ведення бухгалтерського та/або податкового обліку, до податкового органу протягом 10 днів з дня виникнення змін у цих облікових даних. Це робиться за допомогою заяви, яка має форму № 1-ОПП і містить позначку “Відомості про особу, відповідальну за ведення бухгалтерського та/або податкового обліку”.

Заяву за формою № 1-ОПП з такою позначкою можна подати через електронний кабінет за формою J1312101, використовуючи засоби електронного зв’язку в електронній формі. Важливо дотриматись вказаного 10-денного строку для внесення змін до облікових даних. Це дозволить уникнути податкових проблем і забезпечити правильну облікову документацію щодо зміни головного бухгалтера. Детальніше про процедуру оформлення заяви за формою № 1-ОПП при зміні головного бухгалтера можна дізнатись від податківців.

Важливо зазначити, що у воєнний час існують особливості, пов’язані з звільненням працівників, включаючи головних бухгалтерів. Згідно з чинним законодавством України, працівник, який знаходиться на фронті або виконує інші обов’язки у зв’язку зі збройним конфліктом, має право на відстрочене звільнення.

У разі звільнення головного бухгалтера, який перебуває на військовій службі або знаходиться на передовій, за власним бажанням, застосовуються ті ж вищевказані шляхи, що й у мирний час. Проте, у воєнний час, попередження про звільнення може бути більш складним, оскільки військовослужбовці можуть мати обмежений доступ до засобів зв’язку. Тому звільнення може здійснюватися за допомогою спеціальних процедур, передбачених законодавством, з урахуванням військового становища.

У випадку, коли головний бухгалтер перебуває у воєнний час на передовій або виконує обов’язки, пов’язані з воєнним конфліктом, і бажає звільнитися, він має звернутися до власника або уповноваженого ним органу з письмовою заявою про звільнення. У таких випадках важливо врахувати обставини, які обмежують доступ працівника до цивільних інстанцій і забезпечити можливість подання заяви про звільнення у найбільш зручний для працівника спосіб.

Законодавство України надає захист правам працівників, включаючи тих, хто перебуває у воєнний час на передовій. Тому власники підприємств і уповноважені органи повинні дотримуватися законних прав працівників і забезпечити їм право на відстрочене звільнення, якщо така потреба виникла у зв’язку з воєнним становищем.

Під час війни, трудові відносини регулюються Законом України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» від 15.03.2022 р. № 2136-IX (далі – Закон № 2136). Цей закон встановлює особливі правила для працівників та роботодавців у період воєнного стану. Один зі змін, який внесено Законом № 2136, полягає в збільшенні кількості поважних причин, за яких працівник може звільнитися за власним бажанням без попередження за два тижні.

Згідно зі статтею 4 Закону № 2136, роботодавець має звільнити працівника у строк, вказаний у його заяві, якщо підприємство розташоване в районі, де ведуться бойові дії, і існує загроза життю і здоров’ю працівника. Проте, він також має право відмовити у звільненні працівнику, якого примусово залучили до суспільно корисних робіт в умовах воєнного стану або якщо працівник працює на об’єкті критичної інфраструктури.

При ознайомленні працівників з наказами, розпорядженнями та іншими документами, що стосуються їхніх прав та обов’язків, роботодавець може використовувати засоби електронного зв’язку, визначені у трудовому договорі (ч. 3 ст. 29 Кодексу законів про працю України). Такий спосіб ознайомлення може бути підтверджений обміном відповідними електронними документами між роботодавцем та працівником.

Якщо працівник має кваліфікований електронний підпис (КЕП), він може скористатися ним для підписання заяви про звільнення та надіслати її роботодавцю. Роботодавець, в свою чергу, може надіслати працівнику наказ, підписаний, зокрема, з використанням КЕП.

Важливо зазначити, що звільнення працівника на підставі повідомлень через різні месенджери, фото-заяви та інші незаконні методи не передбачені трудовим законодавством і можуть бути небезпечними, як для працівника, так і для роботодавця. Закон України прописує чіткі процедури і вимоги щодо оформлення заяв, наказів та інших документів, пов’язаних із звільненням працівників, особливо у період воєнного стану, що мають дотримуватися обидвоми сторонами.

Наприклад, у постанові Вищого суду України (ВСУ) або Касаційного судового колегіуму з цивільних справ (КСЦ) від 03.12.2018 року у справі № 686/21222/16-ц було зазначено, що у випадку відсутності попередньої згоди сторін трудових правовідносин на обмін офіційними документами засобами електронного зв’язку, такі документи повинні подаватись у паперовій формі з оригінальним підписом автора документу. Це обумовлено тим, що направлення заяви засобами електронного зв’язку не дає можливості іншій стороні встановити справжнє волевиявлення заявника.

На запитання про дистанційне подання заяви про прийняття на роботу, звільнення або переведення на іншу роботу, фахівці Держпраці вказали, що це можливо за умови підтвердження факту особистого написання заяви шляхом використання електронного цифрового підпису, поштового відправлення або іншого погодженого із роботодавцем засобу.

Відповідно до статті 7 Закону № 2136, у період дії воєнного стану порядок організації кадрового діловодства та архівного зберігання кадрових документів у районах активних бойових дій визначається роботодавцем самостійно. При цьому важливо забезпечити ведення достовірного обліку виконуваної працівником роботи та обліку витрат на оплату праці. З цим уявленням, роботодавець може погодитися на спрощений обмін документами через засоби електронного зв’язку. Використання Порядку фіксації доведення інформації або документів до відома державного службовця шляхом використання засобів телекомунікаційного зв’язку, затвердженого постановою КМУ від 11.12.2019 року № 1042, може слугувати орієнтиром, проте слід пам’ятати про позицію ВСУ, яка була зазначена вище.

Так, головний бухгалтер може працювати дистанційно. Дистанційна робота – це форма організації праці, при якій працівник виконує свої обов’язки поза робочими приміщеннями або територією роботодавця за допомогою інформаційно-комунікаційних технологій (згідно з частиною 1 статті 602 Кодексу законів про працю України – КЗпП).

Для організації дистанційної роботи головного бухгалтера необхідно укладати трудовий договір про дистанційну роботу, або у випадку надзвичайних ситуацій, таких як епідемія, пандемія або загроза збройної агресії, можна запровадити дистанційну роботу наказом або розпорядженням власника або уповноваженого ним органу без укладання письмового договору (частина 11 статті 602 КЗпП).

Передачу справ при звільненні головного бухгалтера можна здійснити шляхом закріплення програмно-технічних засобів для ведення бухобліку та фінансової звітності за його наступником. Рекомендується затвердити порядок передачі справ та інформації керівництвом. Таким чином, організаційні питання передачі справ при звільненні головного бухгалтера мають бути чітко врегульовані та описані в документах, щоб забезпечити плавний перехід та продовження бухгалтерської роботи без порушень і втрати даних.

Курс за темою: