Звільнення працівника: алгоритм перевірки для кадровика у 2025 році

Звільнення працівника у 2025 році – як правильно провести? Підстави (ст. 36 КЗпП, ст. 38 КЗпП), компенсація за відпустку, об’єднана звітність до ДПС, кадрові документи.

💼 Звільнення з поважної причини: що дає працівнику?

Визначення підстави звільнення

Перший і ключовий крок — правильно визначити підставу звільнення відповідно до КЗпП.

Найпоширеніші варіанти:

• за угодою сторін (п. 1 ст. 36 КЗпП);
• за власним бажанням (ст. 38 КЗпП);
• закінчення строку трудового договору (п. 2 ст. 36 КЗпП);
• переведення до іншого роботодавця (п. 5 ст. 36 КЗпП);
• за ініціативою роботодавця (ст. 40 – 41 КЗпП);
• інші обставини (смерть працівника, неможливість виконання роботи за станом здоров’я, рішення суду тощо).

Заява та наказ

📝 Заява працівника — обов’язкова при звільненні за власним бажанням; має бути власноруч написана, із чіткою датою та підписом.
Приклад: «Прошу звільнити мене за власним бажанням з 8 вересня 2025 року».

📝 Наказ про звільнення:

• форма № П-4 або власна форма підприємства;
• вказати ПІБ, посаду, підставу із посиланням на статтю КЗпП, дату звільнення;
• обов’язково ознайомити працівника під підпис.

📜 Типова форма наказу про звільнення за власним бажанням

📜 Наказ про звільнення за власним бажанням

📜 Заява про звільнення за власним бажанням (безстроковий трудовий договір)

Більше прикладів документів – у випуску № 3 “Звільнення” журналу Кадровику.

Дата звільнення

Це критично важливий реквізит: він фігурує у наказі, трудовій книжці, розрахункових документах та звітності.

• Якщо відпрацьовується 2 тижні → останній день роботи.
• Якщо не відпрацьовується 2 тижні → останній день роботи, вказаний у заяві.
• Якщо звільнення після відпустки → останній день відпустки.
• Якщо працівник на лікарняному → дата переноситься після закриття листка непрацездатності.
• За ініціативою роботодавця → дата відповідає завершенню всіх процедур (отримання пояснень чи складання акту).

⚠️ Не плутайте дату наказу з датою звільнення!

Документи, які обов’язково мають бути у день звільнення

• заява працівника (завізована);
• наказ про звільнення + завірена копія;
• повідомлення про нараховані та виплачені суми (обов’язково, навіть без заяви працівника);
• запис у трудовій книжці (якщо паперова);
• особова картка (форма № П-2) із підписом працівника;
• повний розрахунок: зарплата за відпрацьований час + компенсація за невикористану відпустку (за Порядком № 100 від 08.02.1995);
• повідомлення в ПФУ (для об’єктів критичної інфраструктури);
• повідомлення у ТЦК (якщо звільняється військовозобов’язаний або відповідальний за облік).

📌 Відсутність будь-якого з документів — типова причина штрафів від Держпраці.

🗂️ Звільнення працівника: як провести остаточний розрахунок?

Відображення у звітності

У місяці звільнення бухгалтер зобов’язаний правильно подати дані в об’єднаній звітності:

• Додаток Д5 — дата та підстава звільнення, номер наказу;
• Додаток Д1 — зарплата і компенсація за відпустку, інші виплати у місяці звільнення, кількість днів у трудових відносинах;
• Додаток 4ДФ — остаточні доходи та утримані податки (ПДФО, ВЗ), дата звільнення.

Підготовка до перевірки

Інспектори Держпраці часто перевіряють саме звільнення.

Найпоширеніші порушення:

• звільнення «заднім числом»;
• відсутність компенсації за відпустку;
• невидача копії наказу та повідомлення про розрахунок;
• розбіжності між наказом та звітністю;
• відсутність підписів чи підтверджуючих документів.

📌 Рекомендація: зберігати всі документи не лише у паперовому, а й у сканованому вигляді.

Висновок

• Звільнення — це ризикова ділянка кадрової роботи, де будь-яка помилка може обернутися штрафом чи судовим спором.
• Кадровику та бухлатеру варто чітко пройти алгоритм: підстава → заява/наказ → дата → пакет документів → звітність → архівування.