Звільнили за сумісництвом і прийняли на основне місце: як заповнити звіт з ЄСВ?
Звільнення за сумісництвом і прийняття на основне місце відбулось в одному місяці. Як заповнити об’єднану звітність правильно: додаток Д1, Д5, 4ДФ?
Одна з частих ситуацій у кадровій практиці — працівник спочатку звільняється із сумісництва, а потім оформлюється за основним місцем роботи в межах одного звітного місяця. Найпоширеніша помилка при складанні об’єднаної звітності — некоректне заповнення графи 14 у додатку Д1. У цій інструкції — чіткий алгоритм, як не допустити помилки та успішно подати звітність.
📌 Ситуація:
- 📅 Дата звільнення за сумісництвом — 12.05.2025
- 📅 Дата прийняття на основне місце роботи — 13.05.2025
- ❌ У графі 14 додатку Д1 вказано: 12 днів за сумісництвом і 19 — за основним місцем
- 🛑 Звіт не прийнято: помилка — подвійне заповнення графи 14 з ознакою “0” та “1” у графі 21
Як правильно заповнити звіт з ЄСВ
📁 Додаток Д1 (ЄСВ)
На працівника заводять 2 окремих рядка.
| Рядок | Ознака в гр. 21 | Кількість днів у гр. 14 | Коментар |
|---|---|---|---|
| 1 | 0 – сумісник | не заповнюється | Зарплата до звільнення (включно компенсація за відпустку). Ознака трудової книжки — «ні» |
| 2 | 1 – основне місце | 28 днів | Загальна кількість днів, оскільки немає розриву між датами |
❗ Важливо: графа 14 має бути заповнена лише в одному рядку — за основним місцем роботи!
📁 Додаток 4ДФ (ПДФО, ВЗ)
На працівника — 2 рядки з кодом доходу «101»:
| Рядок | Що вказуємо |
|---|---|
| 1 | Зарплата до звільнення + компенсація відпустки, в гр. 8 — дата звільнення |
| 2 | Зарплата за новим договором, в гр. 7 — дата прийняття |
📁 Додаток Д5 (Трудові відносини)
У додатку Д5 також заводять 2 рядки.
| Рядок | Категорія застрахованої особи | Інформація |
|---|---|---|
| 1 | 2 (сумісник) | У графі 10 — дата звільнення, у гр. 13–15 — посада, гр. 16 — номер і дата наказу, гр. 17 — підстава звільнення |
| 2 | 1 (основне місце) | У графі 10 — дата прийняття, у гр. 13–15 — нова посада, гр. 16 — номер і дата наказу про прийняття |
Типові помилки, які треба уникати:
❌ Вказано кількість днів у графі 14 у двох рядках
❌ Невірно вказана ознака трудової книжки
❌ Компенсація відпустки — окремим рядком із КТН 10 (так не можна)
❌ Один рядок у 4ДФ при двох подіях у місяці
Висновки
- За звільненням і прийняттям працівника у межах одного місяця формується два рядки в кожному додатку
- Графу 14 Д1 заповнюємо лише один раз — в рядку з ознакою «1»
- У 4ДФ та Д5 — теж по два рядки, із зазначенням фактичних дат прийняття/звільнення
- Всі дані мають бути узгоджені між додатками
