Чи потрібен журнал обліку наказів по персоналу?
Для ефективного управління документами необхідно чітко розуміти, де і як реєструвати накази з кадрових питань, який термін їх зберігання, а також якими нормативними актами слід керуватися при виконанні цих завдань. Добре організована книга (журнал) реєстрації наказів допомагає оптимізувати кадровий облік на підприємстві.
Накази та розпорядження з кадрових питань реєструються в журналі встановленої форми. Для того щоб зафіксувати факт створення, відправки та отримання таких документів, необхідно вести спеціальний реєстр.
Кожен кадровий наказ, виданий на підприємстві, має бути зареєстрований.
Вести потрібно одразу два журнали обліку:
- Журнал реєстрації наказів із кадрових питань тривалого зберігання.
- Журнал реєстрації наказів із кадрових питань тимчасового зберігання.
Журнал обліку наказів по персоналу зазвичай містить п’ять граф, які дозволяють зберігати всю необхідну інформацію. Детальні рекомендації щодо ведення і заповнення книги можна знайти в матеріалах про ведення книги обліку наказів по персоналу.
Перед тим як почати реєстрацію наказів у журналі, необхідно підготувати його: прошити сторінки та завірити печаткою (якщо вона є). Вилучення сторінок або внесення записів “заднім числом” не допускаються. Дані у журналі реєстрації повинні відповідати виданим наказам. Ведення журналу реєстрації наказів покладається на співробітника кадрової служби.
