Чи потрібні первинні документи, щоб єдиноподатник підтвердив свій дохід?

Основи обліку. Узагалі-то обов’язок підтверджувати облік доходів і витрат, зокрема первинними, а також іншими документами, пов’язаними з обчисленням та сплатою податків, ведення яких передбачене законодавством, установлено в п. 44.1 ПКУ, а строк їх зберігання — у п. 44.3 ПКУ. Ці загальні норми стосуються всіх платників.

Якщо ж дивитися на єдиноподатників, то для них ПКУ встановлює свої спеціальні правила. Згідно з п. 292.13 ПКУ єдиноподатковий дохід визначається на підставі даних обліку, який ведеться відповідно до ст. 296 ПКУ. А сам порядок ведення обліку єдиноподатниками встановлено в п. 296.1 ПКУ і для різних категорій ФОП він дещо відрізняється.

Так, якщо говорити про ФОП — платників ЄП:

— групи 1 та 2, а також 3, які не є платниками ПДВ (тобто ФОП, які обрати ставку 5 %, а також платники спецЄП), то вони облік ведуть у довільній формі шляхом помісячного відображення отриманих доходів;

— групи 3 із ставкою 3 % (платники ПДВ), то вони облік ведуть за типовою формою, яка затверджена наказом Мінфіну від 30.11.2022 № 405. Усі записи в неї вносяться загальною сумою за підсумками робочого дня, протягом якого отримали дохід. Деталі шукайте у «ФОП-ПДВшники на ЄП! До ведення типової форми обліку доходів і витрат готуйсь!» // «Податки & бухоблік», 2022, № 99).

Про первинні чи будь-які інші документи для всіх видів ФОП-спрощенців нічого не сказано. Тобто

законодавством передбачено тільки ведення довільної чи типової форми обліку і подання декларації

Крім того, є ще один аргумент. Один з абзаців п. 296.1 ПКУ містить норми, які відсилають до пп. 44.2, 44.3 ПКУ, але стосуються вони виключно юросіб-єдиноподатників. Саме вони використовують дані спрощеного бухгалтерського обліку щодо доходів і витрат з урахуванням положень пп. 44.2, 44.3 ПКУ. Якби законодавець передбачав обов’язок мати первинні документи і для ФОП, він би зробив аналогічне застереження і для них. Або взагалі не робив би жодних відсилань, передбачаючи, що підтвердження доходів первинкою працює для всіх за умовчанням.

Більше того, сам термін «первинний документ» — зі сфери бухгалтерського обліку (Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.99 № 996-XIV, Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене наказом Мінфіну від 24.05.95 № 88), якого, як відомо, ФОП не веде.

Усі ці аргументи дають підстави вважати, що ФОП-єдиноподатникам достатньо просто заповнювати свою довільну чи типову форму для ведення обліку без підтвердження записів первинними документами, і на її підставі декларацію (тим більше, якщо йдеться про гр. 1 або 2, адже в них сума податку взагалі не залежить від суми доходу).

Потреба у первинці. Виходить, ФОП на єдиному податку не варто взагалі морочитися з первинкою?

Та де там! Думку податківців неважко передбачити. Вони як раніше, так і сьогодні (див. листи ДПСУ від 27.04.2023 № 1035/ІПК/99-00-24-03-03-06, від 28.03.2023 № 717/ІПК/99-00-24-03-03-06 тощо) стверджують: заповнювати декларацію платника ЄП слід на підставі первинних документів відповідно до норм п. 44.1 ПКУ, які мають право вивчати та перевіряти контролюючі органи під час проведення перевірок згідно з п.п. 20.1.6 ПКУ.

Інколи податківці посилаються ще й на п. 8 ст. 19 ГКУ, в якому сказано, що всі суб’єкти господарювання, у тому числі й ФОП, зобов’язані вести первинний (оперативний) облік результатів своєї роботи.

Отже, з цього робимо висновок:

ПКУ дозволяє ФОП на ЄП, в тому числі й тим, хто працює на спецЄП, не підтверджувати дані обліку первинкою. Податківці вважають інакше

Зрозуміти фіскалів можна: голою цифрою в формі обліку (довільній чи типовій) складно підтвердити, що дохід отриманий саме в цій сумі. Для гр. 1 і 2 можуть бути питання з граничним розміром доходу, а для гр. 3, в тому числі і платникам спецЄП, ще й із самою сумою ЄП.

Більше того, не зрозуміло, за що отримані кошти, до якого виду діяльності вони належать і за якою ставкою єдиного податку їх оподатковувати. Іншими словами, як підтвердити, що дохід отриманий саме від того виду діяльності, який ФОП зазначив у єдиноподатковому Реєстрі? А можливо, ФОП узагалі отримав дохід від забороненого виду діяльність, зазначеного в п. 291.5 ПКУ.

Бували ж випадки, коли навіть за наявності первинних документів податківці притягували за вуха отримання доходу від забороненого виду діяльності (постанова Шостого апеляційного адміністративного суду від 06.10.2020 у справі № 826/4615/17). Щоб відбитися від цих нападів, доводилося йти до суду. А що тоді вже говорити, якщо таких документів не буде. Не факт, що суд стане на бік підприємця.

А відповідальність за провадження діяльності, не зазначеної в єдиноподатковому реєстрі, дуже суттєва: ФОП на гр. 3 повинен залишити спрощену систему, а на гр. 1 і 2 ще й заплатити із суми доходу 15 % ЄП. Ну і оскільки фіскали поширюють на ФОП п. 44.1 ПКУ, то за відсутності первинки, швидше за все, застосовуватимуть штраф згідно з п. 121.1 ПКУ за незабезпечення зберігання первинних та інших документів або ненадання їх або їх копій при здійсненні податкового контролю (перший раз — 1020 грн, повторно протягом року — 2040 грн).

Тому

значно розумніше не нариватися на ці неприємності і все-таки документи зберігати

Які документи слід мати? Залежно від характеру продажів та форми оплати це можуть бути:

— накладна або акт виконаних робіт (наданих послуг);

— товарний чек;

— фіскальний чек РРО (якщо ви його застосовуєте);

— розрахункова квитанція (якщо маєте право працювати за Переліком окремих форм та умов проведення діяльності.., затвердженим постановою КМУ від 23.08.2000 № 1336).

Три останні документи також підтверджують отримання готівкової оплати.

правочинів Якщо ж оплата надійшла за безготівковим розрахунком, то її підтверджуватиме банківська виписка (податківці давно погодилися, що вона належить до первинних документів, див. УПК, затверджену наказом ДПСУ від 05.07.2012 № 583, БЗ 104.05).

Що стосується рахунку-фактури (інвойс), то він набуває статусу первинного документа тільки в разі його оплати (лист Мінфіну від 24.03.2023 № 41010-06-5/7983, деталі у «Оплачений рахунок-фактура (інвойс) може замінити акт приймання-передачі» // «Податки & бухоблік», 2023, № 32). Зовсім не зайвою буде і наявність договору. І не забувайте: первинні документи мають бути оформлені належним чином (обов’язкові реквізити і правила оформлення шукайте у «Правила оформлення первинних документів» // «Податки & бухоблік», 2023, № 55).

Висновки

• ПКУ дозволяє ФОП на ЄП, у тому числі й платникам спецЄП, не підтверджувати дані обліку первинкою. Податківці вважають інакше.
• Якщо ви надаєте послуги й оплату отримуєте безготівку, то безпечніше мати хоча б банківську виписку, і не зайвим буде оплачений рахунок-фактура (інвойс).
• Але якщо ви хочете мати залізобетонні докази своїх, то бажано мати договір, акт наданих послуг і банківську виписку.