Для відрядження за кордон видали гривню: чи буде додаткове благо у працівника

Гривні & закордонне відрядження

Підприємство, що відряджає працівника, повинно забезпечити його коштами для здійснення поточних витрат під час службового відрядження (авансом) (п. 4 розд. I Інструкції № 59*).

* Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом МФУ від 13.03.98 № 59.

При цьому аванс може бути виданий:

— як у готівковій формі;

— так і у безготівковій формі: перерахований на особисту картку працівника або на корпоративну платіжну картку підприємства, що направляє працівника у відрядження.

При цьому підприємство, що направляє працівника у відрядження за кордон, має забезпечити його авансом:

— або у національній валюті держави, до якої відряджається працівник;

— або у доларах США/євро;

— або у гривневому еквіваленті за офіційним курсом НБУ, встановленим на день подання уповноваженому банку розрахунку витрат на відрядження.

Це чітко зазначено у п. 5 розд. III Інструкції № 59. А отже, перераховувати на закордонне відрядження аванс у гривні цілком законно.

Чому виникають різниці?

У бухобліку операції з видачі авансу на відрядження за кордон відображаються відповідно до НП(С)БО 21 «Вплив змін валютних курсів».

Відповідно до цього документа, якщо аванс на відрядження за кордон був виданий в іноземній валюті, то (п. 5 П(С)БО 21):

— витрати на відрядження перераховують у національну валюту (гривню) за курсом НБУ на дату видачі (перерахування) авансу;

— витрати понад суму авансу — на дату затвердження авансового звіту.

Але якщо аванс на відрядження видається у гривні, то все трішки інакше.

По-перше, на дату видачі авансу у гривні перераховувати за курсом НБУ нічого не потрібно (адже валютної операції ще немає).

По-друге, рух коштів за особистою карткою працівника відбуватиметься також у гривні і він ніяким чином не впливає на облік підприємства. Та й визначити, за яким курсом (тим паче, що він комерційний) проводилася та чи інша операція, підприємство не зможе.

Фактично, підприємство отримає можливість відобразити в обліку понесені працівником валютні витрати лише на дату затвердження авансового звіту. Тому й суму витрат воно буде перераховувати за курсом НБУ, що діяв саме на цю дату.

Звичайно, може статися так, що курс, який діяв на дату проведення працівником розрахунків за кордоном, відрізняється від курсу НБУ, встановленого на дату затвердження авансового звіту.

Через це сума в гривні, яка була витрачена працівником на оплату проживання, не буде збігатися із сумою в гривні, яку підприємство має відшкодувати працівникові у зв’язку з відрядженням.

Так, наприклад, якщо курс НБУ на дату затвердження авансового звіту виявився більшим за курс, за яким працівник оплатив проживання, то підприємство має відшкодувати працівнику більшу суму у гривнях, ніж він витратив. Водночас сума витрат у валюті не зміниться.

Якщо ж курс НБУ на дату затвердження авансового звіту навпаки виявився меншим за курс, за яким працівник оплатив проживання, підприємству доведеться відшкодувати працівнику меншу суму, ніж він витратив. А отже, працівник втратить у гривні.

У нашому випадку стався другий випадок. Тому не дивно, що працівник звернувся до підприємства з проханням компенсувати втрату коштів через зміну курсу валют. І якщо підприємство погодилося це зробити, то виникає закономірне запитання: чи повинно підприємство компенсувати працівнику ці суми?

Компенсувати чи ні?

У п. 4 розд. І Інструкції № 59 прямо зазначено: працівнику в тому числі відшкодовуються понесені у зв’язку зі службовим відрядженням комісійні витрати у разі обміну валюти, суми комісійної винагороди за надані банком послуги, пов’язані з використанням платіжних карток та готівки.

Виходить, працівник може розраховувати на те, що підприємство йому відшкодує витрати, пов’язані з оплатою комісії банку за:

— проведення безготівкових розрахунків у валюті, відмінній від валюти рахунку платіжної картки;

— отримання готівки із застосуванням платіжної картки;

— конвертацію готівкової іноземної валюти у національну валюту держави відрядження тощо.

Але для цього працівник має обов’язково надати підприємству документальне підтвердження таких витрат.

Такими підтверджувальними документами можуть стати (п.п. 170.9.1 ПКУ):

— документи (виписки та/або відомості з рахунку), що містять інформацію про виконані платіжні операції за картковим рахунком;

— документи, що підтверджують виконання операції з використанням платіжної картки.

Інакше кажучи, якщо працівник надасть підприємству виписку з особової картки або чек банкомату, де буде зазначена сума комісії банку, то відповідно до п. 4 розд. І Інструкції № 59 підприємство має компенсувати працівнику такі витрати.

Ба більше, такі суми не увійдуть до оподатковуваного доходу працівника згідно з п.п. 170.9.1 ПКУ. Адже вони безпосередньо пов’язані з відрядженням.

Щодо різниці у валютних курсах (якщо на дату проведення розрахунків і на дату затвердження авансового звіту вони відрізняються), то, на жаль, про компенсацію таких витрат у жодному нормативно-правовому акті не йдеться. Ба більше, такі витрати не є оплатою банківських послуг, тому скористатися вищеописаними правилами відшкодування не вдасться.

У момент оплати за проживання відомо тільки те, що працівник витратив певну суму валюти. Після того як буде затверджено авансовий звіт, підприємство визначить суму витрат на проживання (еквівалент у гривнях за курсом НБУ). Адже НП(С)БО 21 інші варіанти розрахунку заборгованості у гривні при оплаті валютою не передбачає. А тому говорити про будь-які бухгалтерські розходження не варто.

Працівник зможе надати виписку зі свого карткового рахунку про оплату за проживання, щоб підтвердити, яку суму в гривні він витратив, але цю операцію не можна розглядати як витрати на придбання валюти.

Ось і виходить, що пов’язати втрати (доходи) працівника через зміну курсів валют з відрядженням не вийде.

Тому різниці у валютних курсах зазвичай є витратами самого відрядженого працівника.

Звісно, підприємство може за власним бажанням компенсувати такі витрати працівнику (якщо це прописано у колективному або трудовому договорах).

Але попереджаємо, в такому разі сума витрат, компенсована підприємством, перетворюється для працівника на оподатковуваний дохід у вигляді додаткового блага (п.п. «г» п.п. 164.2.17 ПКУ).

А отже, сума такої компенсації підлягає оподаткуванню ПДФО за ставкою 18 % та ВЗ за ставкою 1,5 %. У додатку 4ДФ Об’єднаної звітності її відображають з кодом «126».

Тому фактично працівник отримає на руки суму компенсації, зменшену на суми ПДФО та ВЗ.

Ба більше, сума компенсації входить до фонду оплати праці як інші виплати, що мають індивідуальний характер (п.п. 2.3.4 Інструкції № 5*). Тому включається до бази нарахування ЄСВ.

* Інструкція зі статистики заробітної плати, затверджена наказом Держкомстату від 13.01.2004 № 5.

Щоб уникнути цих труднощів, можна піти іншим шляхом — замість прямої компенсації витрат через валютні курси працівнику видати нецільову благодійну допомогу.

Нагадаємо, така допомога є разовою (п. 3.31 Інструкції № 5). А отже, не входить до бази нарахування ЄСВ.

А якщо вона сукупно за 2023 рік не перевищує 3760 грн, то ще й не оподатковується ПДФО (п.п. 170.7.3 ПКУ). З цієї суми не утримують й ВЗ.

Як саме діяти — вирішувати підприємству.

Приклад. Працівник направлений у відрядження за кордон. Строк відрядження — 6 днів (з 5 по 10 травня 2023 року). Розмір закордонних добових, установлений на підприємстві, — 70 євро/доба. Аванс перераховано на особисту картку працівника у сумі 59000 грн.

У поїздці працівник розраховувався з карткового рахунку. Конвертація відбулась за комерційним курсом банку — 41,8 грн/євро.

Після повернення працівник надав авансовий звіт, згідно з яким:

— витрати на проїзд склали 160 євро;

— витрати на проживання — 840 євро;

Курс НБУ на дату затвердження авансового звіту — 41,3 грн/євро.

Порівняємо фактичні витрати працівника та витрати, розраховані на момент затвердження авансового звіту, у таблиці нижче.

Як бачите, через різницю у валютних курсах, установлених на дату проведення розрахунків та на дату затвердження авансового звіту, з особистої картки працівника було списано на 500 гривень більше, ніж сума витрат, яка була затверджена в авансовому звіті.

Крім того, сума добових, розрахована за курсом НБУ на дату затвердження авансового звіту, 17346 грн (6 × 70€ × 41,3 грн/€).

Усього визнано витрат 58646 грн (6608 + 34692+17346). Залишок виданого авансу 354 грн (59000 – 58646) працівник має повернути в касу підприємства.

Якщо роботодавець вирішить компенсувати витрати працівника, які він поніс при конвертації гривні у валюту, то може надати йому нецільову благодійну допомогу у сумі 500 грн.

Висновки

• Працівника потрібно забезпечити авансом у національній валюті держави, до якої він відряджається, або у доларах США/євро, або ж у гривневому еквіваленті.
• Витрати на відрядження перераховують у гривні за курсом НБУ на дату видачі авансу (якщо аванс виданий у валюті).
• Витрати (у валюті) понад суму авансу перераховуються у гривні на дату затвердження авансового звіту.
• Працівнику відшкодовуються понесені у зв’язку зі службовим відрядженням комісійні витрати у разі обміну валюти, суми комісійної винагороди за надані банком послуги, пов’язані з використанням платіжних карток та готівки.
• Різниці у валютних курсах зазвичай є витратами самого відрядженого працівника.