Головбух та директор 2в1: як накладати КЕП?
Головбух тимчасово призначений одночасно виконувати обов’язки директора: як правильно накладати КЕП / УЕП на е-звітність? Інструкція від ДПС.
Під час відпустки чи відсутності директора часто виникає ситуація, коли головного бухгалтера тимчасово призначають виконувати обов’язки директора. Головне питання: як у такому випадку накладати КЕП / УЕП на податкову звітність, щоб уникнути претензій від ДПС?
ПКУ і Порядок обміну електронними документами № 557 встановлюють чіткий алгоритм, який бухгалтеру варто знати.
Норми законодавства
- Податкову декларацію підписують:
- керівник (директор) або уповноважена особа;
- головний бухгалтер (або інша відповідальна особа).
Якщо директор сам веде бухоблік — він підписує декларацію одноосібно (п. 48.5 ПКУ).
- Справжність е-документів підтверджується КЕП / УЕП на кваліфікованому сертифікаті (пп. 48.5.1 ПКУ).
- Директор визначає перелік уповноважених осіб для підпису звітності й повідомляє про них податкову Повідомленням за встановленою формою (п. 42.6 ПКУ, п. 3 розд. ІІІ Порядку № 557).
- У Повідомлення вносяться дані про підписувачів. На нього накладаються:
- КЕП / УЕП усіх підписувачів у порядку внесення;
- КЕП / УЕП директора;
- кваліфікована печатка підприємства (за наявності).
Як діяти, якщо головбух тимчасово виконує обов’язки директора?
❌ Неправильно: нелегально «в темну» використовувати КЕП / УЕП директора без подання Повідомлення податковій.
✅ Правильно:
- подати до податкової Повідомлення, де головбуху присвоїти тип підпису «директор»;
- у налаштуваннях Електронного кабінету змінити поле «використання підписів»;
- підписувати е-звітність у такій послідовності:
| Черговість накладення | Хто накладає | Чим підписує |
| 1 | головбух, який тимчасово виконує обов’язки директора | КЕП / УЕП з типом «директор» |
| 2 | підприємство | Кваліфікована електронна печатка (за наявності) |
Висновки
- Якщо на головбуха тимчасово покладено виконання обов’язків директора, він має бути внесений у Повідомлення як підписувач із типом «директор».
- Використовувати КЕП / УЕП відсутнього директора нелегально – заборонено.
- Звітність у такому випадку підписується одним КЕП / УЕП головбуха як керівника + печаткою підприємства (за наявності).
- У цій ситуації податківці фактично прирівнюють головбуха – тимчасового виконувача обов’язків директора – до керівника, який безпосередньо та одноосібно веде бухгалтерський облік і подає декларації.
