Індексація зарплати: як не наробити помилок в розрахунках
Із липня 2025 року нараховуємо індексацію зарплати. Індекси і суми незмінні для серпня та вересня також. А що, коли місяць відпрацьовано неповністю (відпустка, лікарняний), або працівника прийнято чи звільнено. Як рахувати індексацію для новачка?
В липні цього року до нас прийшла індексація зарплати. Уже відомі індекси і суми для вересня поточного року. Вони незмінні як для липня, так і для серпня і далі навіть вересня.
Індексація зарплати у липні, серпні та вересні 2025 року
| Базовий місяць | Січень | Лютий | Березень | Квітень | Травень | Червень | Липень | Серпень | Вересень | Жовтень | Листопад | Грудень | |
| 2025 | % | 4,4 % | 3,5% | – | – | – | – | – | – | – | Х | ||
| Сума, грн | 133,23 | 105,98 | – | – | – | – | – | – | – | Х | |||
Для базового січня 2025 року – коефіцієнт 4,4%, а сума індексації 133 грн 23 коп. А для лютого коефіцієнт 3,5%, а сума індексації 105 грн 98 коп.
Але цю суму можна брати і не замислюватись тільки для працівника з ПОВНОЮ зайнятістю, який відпрацював ПОВНИЙ місяць. А що, коли місяць відпрацьовано неповністю, Ну наприклад була відпустка, лікарняний, або працівника прийнято чи звільнено. Так і ще, як рахувати індексацію для новачка?
Працівник-новачок
✍️ Останній раз оклади на підприємстві підвищувалися у грудні 2024 року. З 1 червня 2025 року за наявною в штатному розписі посадою збільшили кількість штатних одиниць. У вересні на цю посаду прийняли нового працівника.
Базовий місяць працівника-новачка — січень 2025 року. Це стандартний базовий місяць після обнулення індексації у поточному році. Ані збільшення кількості штатних одиниць за посадою, ані місяць прийняття працівника на роботу, не впливають на визначення базового місяця.
А от якщо працівника приймають або переводять на НОВОСТВОРЕНУ посаду, то ситуація інше.
🧾Лист Мінсоцполітики від 14.06.2016 № 263/10/136-16
З урахуванням позиції Мінсоцполітики, якщо посада, на яку приймають або переводять працівника, саме новостворена, то базовим буде місяць створення такої посади.
✍️ До штату прийнято працівника 06.08.2025. Останнє підвищення окладу за його посадою було у січні 2025 року. Як визначити «базовий» місяць для індексації зарплати новоприйнятого працівника? Як визначити суму індексації?
Для новоприйнятого працівника індекс споживчих цін рахуємо з місяця, наступного за місяцем підвищення окладу за обійманою посадою (п. 102 Порядку № 1078).
Розрахунок не залежить від місяця прийняття на роботу! Важливий саме місяць, у якому було підвищено оклад за посадою, що обіймає працівник-новачок.
«Базовий» місяць для індексації зарплати працівника – січень 2025 року.
Сума індексації у серпні та вересні = 133,23 грн. – для повністю відпрацьованого місяця!
Суму індексації визначаємо з розрахунку повного робочого місяця, а нараховуємо і виплачуємо пропорційно відпрацьованому часу.
Сума індексація за відпрацьований час у серпні 2025 року становить:
133,23 грн : 21 роб. дн. х 18 роб. дн. = 114,20 грн,
де 21 — кількість робочих днів у серпні 2025 року за графіком роботи;
18 — кількість відпрацьованих днів з 6 по 31 серпня 2025 року включно.
А от уже у вересні цьому працівнику нарахуємо повну суму індексації. Звісно, якщо він відпрацює цей місяць повністю. А якщо ні? Давайте припустимо, що він захворів.
Лікарняний, відпустка
✍️ «Базовий» місяць для індексації – січень 2025. У вересні 2025 року працівник відпрацював 12 днів (частину місяця був на лікарняному).
Якщо працівник відпрацював місяць неповністю, суму індексації визначаємо з розрахунку повного робочого часу, а виплачуємо пропорційно відпрацьованому часу.
Сума поточної індексації в вересні 2025 року становить 133,23 грн.
Сума індексації з урахуванням відпрацьованих днів:
133,23 грн : 22 роб. дн. х 12 роб. дн. = 72,67 грн,
22 — кількість робочих днів за графіком роботи у вересні 2025 року
Ще більше прикладів із неповним відпрацьованим місяцем і не тільки ви знайдете у статті Індексація зарплати — 2025: гайд для роботодавця. Наприклад, для випадку відрядженням або звільнення працівника з підсумованим обліком робочого часу.
Індексація в місяці звільнення
До речі, про звільнення. Чи індексувати зарплату у місяці звільнення? Звісно, індексувати! Поставте плюсик у коментарях, якщо точно знали відповідь на це запитання.
У місяці звільнення суму індексації так само визначаємо пропорційно відпрацьованим робочим дням. Аналогічно, як і з місяцем прийняття.
Неповна зайнятість
А зараз приклад, коли місяць відпрацьовано повністю. Але працівник трудить на неповну ставку. Припустимо, займає 0,5 штатної одиниці.
✍️ “Базовий” місяць за посадою — лютий 2025 року. Працівник (неповний робочий день, займає 0,5 штатної одиниці) відпрацював вересень повністю.
Сума поточної індексації за липень з урахуванням зайнятості становить:
105,98 грн х 0,5 = 52,99 грн.
Як уникнути індексації у вересні 2025?
У серпні 2025 підвищити оклади на будь-яку суму з будь-якої дати.
Або підвищити з 1 вересня 2025 року, але тоді щоб сума підвищення перекрила суму можливої індексації.
Як не платити індексацію? Щоб її уникнути у вересні потрібно у серпні підвищити оклади на будь-яку суму, хоч на 10 грн. І не обов’язково з 1 серпня. Або можна підвищити з 1 вересня 2025 року, але тоді вже так, щоб сума підвищення перекрила суму можливої індексації.
Штраф за неіндексацію
І насамкінець важливе питання: чи є штраф за ненарахування індексації? Так, він є! І чималий.
За ст. 265 Кодексу законів про працю недотримання мінімальних державних гарантій в оплаті праці тягне накладення штрафу у двократному розмірі мінімальної зарплати, встановленої законом на момент виявлення порушення, за кожного працівника, стосовно якого скоєно порушення.
Тобто на сьогодні штрафу – 16000 грн! Але під час дії воєнного стану його можна уникнути, виконавши припис перевіряючих.