Інвентаризація-2025: покроковий алгоритм під час воєнного стану
Інвентаризація активів і зобов’язань у 2025 році. Чи є особливості у період воєнного стану?
Навіщо проводити інвентаризацію у 2025 році
🎯 У воєнний час інвентаризація — це не просто формальна перевірка активів. Вона є основним механізмом підтвердження наявності та збереження майна, особливо коли існують ризики втрати документів, переміщення активів або їх пошкодження.
Підстави проведення визначені:
- ч. 1 ст. 10 Закону України № 996-XIV «Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні»;
- розд. ІІ Положення № 879, затвердженого наказом Мінфіну від 02.09.2014 р.
👉 Інвентаризація обов’язкова для всіх підприємств, установ і організацій, які ведуть бухгалтерський облік та складають фінансову звітність.
ФОПи не мають такого обов’язку, але добровільна інвентаризація допоможе їм перед поданням річної декларації звірити облік, оцінити запаси та уникнути податкових розбіжностей.
Покрокова інструкція проведення інвентаризації-2025
Крок 1. Визначення строків
🗓️ Річна інвентаризація проводиться з 1 жовтня до 31 грудня 2025 року.
- малі підприємства — зазвичай наприкінці грудня;
- великі — починають із жовтня, щоб встигнути завершити всі об’єкти.
Крок 2. Наказ про інвентаризацію
👥 Перед початком обов’язково видається наказ керівника, яким:
- затверджується склад інвентаризаційної комісії;
- визначаються об’єкти, строки, періодичність і особливості проведення.
📎 Зразки:
- «Наказ про проведення інвентаризації»;
- «Наказ про призначення робочої комісії».
Крок 3. Формування інвентаризаційної комісії
🧾 До комісії входять працівники підприємства, крім матеріально відповідальних осіб.
Очолює її керівник або уповноважена особа.
Якщо обсяг робіт великий — створюють кілька робочих комісій.
Крок 4. Підготовчі дії
🧮 Перед перевіркою:
- перевірити справність вагових і вимірювальних приладів;
- обробити всі первинні документи з руху активів;
- визначити залишки на дату інвентаризації;
- згрупувати й розкласти активи для зручного підрахунку;
- матеріально відповідальні особи здають усі необліковані документи.
Якщо інвентаризація раптова, дії виконуються в присутності комісії.
Крок 5. Фактична перевірка активів
📦 Комісія перевіряє активи безпосередньо на місці зберігання — шляхом підрахунку, зважування, обмірювання.
Результати заносять в інвентаризаційні описи, до яких додають акти вимірювань.
На прибуткових і видаткових документах ставлять позначку «Після інвентаризації».
Активи в дорозі або на чужих складах фіксуються в окремих описах.
Крок 6. Оформлення результатів
📋 Оформлюють такі документи:
- інвентаризаційні описи (наявність, стан, оцінка активів);
- акти (готівка, цінні папери, борги, інвестиції, зобов’язання);
- протоколи комісії.
❗ Помарки й підчистки заборонені. Виправлення вносяться через закреслення з підписами всіх членів комісії.
Крок 7. Зіставлення з бухгалтерським обліком
📑 Бухгалтерія звіряє фактичні залишки з даними обліку та складає звіряльні відомості.
Вартість лишків чи нестач визначають за бухгалтерськими даними.
Окремо формують відомості щодо активів інших підприємств.
Крок 8. Затвердження результатів
🖋️ Керівник зобов’язаний затвердити протокол комісії протягом 5 робочих днів.
Після цього результати інвентаризації відображаються у бухгалтерському обліку.
Крок 9. Внутрішні положення
⚙️ Підприємство може розробити власне Положення про інвентаризацію, яке деталізує порядок, строки, форми документів тощо (на підставі Положення № 879).
Крок 10. Особливості під час воєнного стану
🪖 Якщо доступ до майна або документів втрачено через бойові дії чи окупацію:
- інвентаризацію відкладають до моменту відновлення доступу;
- у наказі вказують причину перенесення;
- у звітності активи показують за даними бухгалтерського обліку;
- після відновлення доступу інвентаризацію проводять станом на 1-ше число наступного місяця.
Наслідки непроведення інвентаризації
| Порушення | Можливі наслідки |
|---|---|
| Не проведено річну інвентаризацію | спотворення фінансової звітності, недостовірні дані про активи |
| Не оформлено документи належним чином | зауваження під час податкової перевірки |
| Відсутність підтвердження втрат чи пошкоджень майна | складно довести факт форс-мажору чи отримати компенсацію |
| Неузгоджені залишки з бухгалтерським обліком | помилки у балансі, ризик штрафів за інші статті ПКУ |
💡 Адміністративного штрафу за саме непроведення інвентаризації для недержавних підприємств не передбачено.
Але ігнорування процедури може дорого коштувати при перевірках або відшкодуванні збитків унаслідок війни.
Висновок
Інвентаризація-2025 — це не формальність, а елемент фінансової безпеки підприємства.
Ретельна перевірка активів і документальне підтвердження залишків допоможуть:
- убезпечити керівництво й бухгалтерію від претензій контролюючих органів;
- довести втрату або пошкодження майна внаслідок воєнних дій;
- забезпечити достовірність фінансової звітності за 2025 рік.