3. Загальні питання здійснення касових операцій

У цьому розділі зупинимося на загальних моментах. Зокрема, визначимо джерела надходження готівки до каси підприємства, розберемо правила оприбуткування готівки, позначимо напрями витрачання готівки з каси, а також розповімо про порядок і строки її здавання до банку.

3.1. Джерела надходження готівки до каси

Готівкові грошові кошти до каси підприємства можуть надходити з різних джерел. Так, наприклад, надходження готівки можуть бути з поточного рахунку в установі банку, її можуть вносити до каси підприємства покупці товарів (продукції, робіт, послуг) або ж працівники підприємства (наприклад, у разі повернення підзвітних сум).

Перелік найпоширеніших підстав для надходження готівки до каси підприємства наведемо в табл. 3.1.

Таблиця 3.1. Підстави для надходження готівки до каси підприємства

№ з/п	Підстави для надходження готівки до каси підприємства	Документ
1	Надходження торгової виручки	Договір, рахунок-фактура, видаткова накладна, акт виконаних робіт (наданих послуг)
Зверніть увагу: у загальному випадку при отриманні готівкових грошових коштів за реалізовані товари, роботи, послуги необхідно застосовувати РРО або РК (ст. 3 Закону про РРО).
2	Надходження грошових коштів з банку на виплату заробітної плати, для видачі підзвітним особам на господарські потреби, витрати на відрядження тощо	Корінець грошового чека з чекової книжки
3	Повернення невикористаних підзвітних сум	Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт
4	Погашення нестач за результатами інвентаризації	Звіряльні відомості, акти інвентаризації, виписка з протоколу інвентаризаційної комісії, розпорядження керівника підприємства
5	Оприбуткування надлишку грошових коштів за результатами інвентаризації каси	Акт про результати інвентаризації наявних коштів
Про порядок проведення інвентаризації каси див. у розділі 10 на с. 95.
6	Внесок до статутного капіталу підприємства готівковими грошовими коштами	Статутні документи та/або протокол зборів засновників
7	Надходження поворотної та безповоротної фінансової допомоги	Договір позики або договір дарування
8	Повернення виданих раніше підприємством сум позики	Договір позики
9	Орендна плата	Договір оренди, рахунок-фактура, акт
Майте на увазі: податківці наполягають на тому, що отримані готівкою орендні платежі слід проводити через РРО (див. консультацію в підкатегорії 109.03 БЗ).

3.2. Оприбуткування готівки, що надійшла

Коли готівкові кошти заходять до каси підприємства, головне завдання касира — правильно її оприбуткувати. Як вимагає п. 11 Положення № 148,

готівка, що надходить до каси, оприбутковується в день її надходження в повній сумі

А що розуміти під оприбуткуванням готівки? Визначення цього поняття знаходимо в п.п. 18 п. 3 Положення № 148.

Так, оприбуткуванням готівки є проведення суб’єктами господарювання обліку готівки в касі на повну суму її фактичних надходжень у касовій книзі або книзі обліку доходів і витрат, книзі обліку доходів, фіскальному звітному чеку, розрахунковій квитанції.

Відповідно до п. 11 Положення № 148 спосіб оприбуткування залежить від умов здійснення готівкових розрахунків (див. табл. 3.2).

Таблиця 3.2. Порядок оприбуткування готівки

Умова здійснення готівкових розрахунків	Що вважати оприбуткуванням
Установи/підприємства та їх відокремлені підрозділи
Із застосуванням РРО та веденням касової книги	Здійснення обліку готівки в повній сумі її фактичних надходжень у касовій книзі на підставі ПКО
Фізичні особи — підприємці
Незалежно від факту застосування РРО	Оприбуткування та облік отриманих доходів здійснюються в книгах обліку доходів (доходів і витрат) у порядку, визначеному ПКУ*
* Більше про порядок оприбуткування готівки підприємцями див. у розділі 9 на с. 91.
Відокремлені підрозділи підприємств*
Із застосуванням РРО і без ведення касової книги**	Забезпечення зберігання щоденних Z-звітів в електронній формі протягом 1095 днів (п. 44.3 ПКУ) і внесення інформації на підставі Z-звітів до відповідних книг обліку (КОРО*** — у разі її використання)
* Детальніше про оприбуткування готівки у відокремлених підрозділах див. на с. 85 ** У яких випадках відокремлені підрозділи підприємств можуть не вести касової книги, див. у підрозділі 8.1 на с. 86. *** Тут і далі — книги обліку розрахункових операцій.
Суб’єкти господарювання*
Із застосуванням КОРО замість РРО	Внесення даних розрахункових квитанцій до КОРО
* Цей термін поєднує в собі юридичних осіб та їх відокремлені підрозділи, а також фізичних осіб — підприємців (див. п. 1 Положення № 148).

Зверніть увагу: у п. 11 Положення № 148 не згадані підприємства та їх відокремлені підрозділи, що здійснюють розрахунки через касу із застосуванням касових ордерів. Для них оприбуткуванням буде відображення повної суми готівки, що надійшла за день, у касовій книзі на підставі ПКО.

І ще один цікавий момент. Особливий порядок оприбуткування встановлює п. 13 Положення № 148. Він перекочував з Положення № 637, що втратило чинність, але з деякими (не надто вдалими) змінами.

Стосується згадана норма оприбуткування готівки суб’єктами господарювання, яким дозволено здійснювати готівкові розрахунки без РРО з використанням відповідних книг обліку, якщо специфіка їх функціонування унеможливлює оформлення кожної операції касовим ордером. Маються на увазі підприємства та підприємці, що здійснюють операції з продажу проїзних і перевізних документів, білетів державних лотерей, квитків на відвідування культурно-спортивних та видовищних закладів.

Відповідно до п. 13 Положення № 148 зазначені суб’єкти господарювання оприбутковують готівку наприкінці робочого дня за сукупністю операцій у цілому за весь такий день з оформленням касовими документами і відображенням у КОРО або РК.

Раніше п. 2.6 Положення № 637 говорив про відображення готівки в таких випадках також наприкінці дня, але у відповідних книгах обліку (це могла бути касова книга, книга обліку доходів або книга обліку доходів і витрат). І жодних запитань у зв’язку із цим не виникало.

А ось із нинішньою редакцією цієї норми не все так просто. Річ у тому, що відповідно до п. 4 ст. 9 Закону про РРО для перелічених вище випадків передбачено звільнення від застосування як РРО, так і РК з КОРО. Тобто в підприємства (чи ФОП), яке скористалося таким звільненням, не буде ані КОРО, ані РК, до яких вони могли б записати отриману протягом дня готівку. Тому їм не залишається нічого іншого, як використовувати загальні норми про оприбуткування, встановлені в п. 11 Положення № 148 (див. табл. 3.2).

3.3. Видача готівки з каси

Готівкові грошові кошти, отримані підприємством (з банку, від контрагентів, від працівників тощо), можуть використовуватися для забезпечення потреб, що виникають у процесі його функціонування.

Найчастіше готівку з каси підприємства видають для:

— виплати заробітної плати, матеріальної допомоги, допомоги з Фонду соціального страхування;

— виплати підзвітним особам (на витрати на відрядження, господарські потреби, а також на придбання сільськогосподарської продукції);

— видачі позик працівникам;

— здавання готівкової виручки до банку.

Перелік найпоширеніших підстав для виплати готівки з каси підприємства наведемо в табл. 3.3.

Таблиця 3.3. Підстави для виплати готівки з каси підприємства

№ з/п	Підстави для видачі готівки	Документ
1	Видача готівки під звіт (витрати на відрядження та господарські потреби)	Наказ керівника підприємства або заява на видачу готівки з дозвільним написом керівника
2	Виплата заробітної плати, допомоги з Фонду соціального страхування, матеріальної допомоги	Відомість на виплату готівки
3	Видача позики працівнику	Договір позики
4	Виплата дивідендів учасникам товариства	Виписка з протоколу загальних зборів учасників
5	Здавання готівкової виручки та інших надходжень до каси підприємства на поточний рахунок у банку:
	— самостійно	Квитанція до прибуткового документа банку на внесення готівки, підписана відповідальними особами банку і засвідчена відбитком печатки банку (за необхідності)
	— через інкасатора	Третій екземпляр «Копія супровідної відомості до сумки з готівкою», засвідчений підписом і відбитком печатки інкасатора-збирача
	— через банкомат або програмно-технічний комплекс самообслуговування для подальшого перерахування на поточний рахунок підприємства	Квитанція/чек банкомату або програмно-технічного комплексу самообслуговування
	— шляхом проведення інкасації грошових коштів у режимі реального часу з використанням платіжних терміналів	Чек платіжного термінала

Що стосується цільового використання підприємством грошових коштів, отриманих з банківського рахунку, то в Положенні № 148 (як і в Положенні № 637,що передувало йому) така вимога відсутня. Тобто, отримавши, наприклад, у банку готівкові кошти для видачі підзвітним особам, підприємство цілком може змінити напрям використання такої готівки і видати її, припустімо, як позику працівнику. При цьому заповнення відповідного реквізиту в грошовому чеку щодо цільового напряму готівкових коштів здійснюється виключно для аналізу грошових потоків за напрямами і вивчення тенденцій готівкового обігу.

Ця позиція підтримується ч. 3 ст. 1066 і ч. 1 ст. 1074 ЦКУ, норми яких

прямо забороняють банкам визначати і контролювати напрями використання грошових коштів клієнтами*

* За винятком окремих випадків обмеження прав клієнта розпоряджатися грошовими коштами, що перебувають на його рахунку, встановлених законодавством (наприклад, за рішенням суду).

Також немає жодних обмежень у Положенні № 148 щодо виплат з виручки. Зокрема, з готівкової виручки можна без проблем виплатити заробітну плату. Головне — не забудьте перерахувати обов’язкові податки та збори.

Таким чином, грошові кошти, що надійшли до каси підприємства (з банку, у вигляді готівкової виручки від реалізації або в результаті повернення раніше виданої під звіт готівки), можуть бути видані на будь-які цілі (на госппотреби, відрядження, позики, виплату заробітної плати тощо) без попереднього зарахування їх на поточний рахунок у банку.

Єдиний виняток — суми допомоги від Фонду соціального страхування, зняті зі спецрахунку в банку. Їх можна використовувати тільки за цільовим призначенням.

Зауважте: надходження до каси коштів, що передує їх видачі, повинно бути належним чином оформлено ПКО і записом у касовій книзі.

Видача готівки з каси здійснюється за ВКО або відомостями на виплату готівки (п. 26 Положення № 148). Про їх оформлення читайте в розділі 4 на с. 26.

3.4. Порядок і строки здавання готівки до банку

Передусім підкреслимо: підприємства можуть зберігати в неробочий час у своїх касах готівкову виручку (готівку) виключно в сумі, що не перевищує встановленого ліміту каси (абзац перший п. 15 Положення № 148). Якщо ж готівкові кошти перевищують такий ліміт, підприємство зобов’язане здавати «вершок» до установи банку для зарахування на свій банківський рахунок. Тобто якщо в окремі дні підприємство «вписується» в ліміт каси, воно може в ці дні не здавати готівку, що накопичилася в касі, до банку (абзац третій п. 49 Положення № 148).

Важливо!

Якщо ліміт не встановлено підприємством, усю готівку, наявну в касі на кінець дня, потрібно здати до банку в порядку, визначеному Положенням № 148

Інакше вся готівка, що перебуває в касі підприємства на кінець робочого дня і своєчасно не здана до банку, вважатиметься понадлімітною з усіма подальшими наслідками (п. 53 Положення № 148). Детальніше про ліміт каси див. у розділі 5 на с. 57.

Щоправда, не всім суб’єктам господарювання слід турбуватися про ліміт каси. Є щасливчики, на яких ця вимога не поширюється. Отже, не встановлюються ліміт каси і, відповідно, строки здавання готівкових грошових коштів до банку для:

— фізичних осіб — підприємців (абзац третій п. 14 Положення № 148);

— банків (абзац третій п. 14 Положення № 148);

— релігійних організацій*, які не здійснюють виробничої чи іншої підприємницької діяльності (п. 51 Положення № 148).

* Релігійні громади, управління і центри, монастирі, релігійні братства, місіонерські товариства (місії), духовні навчальні заклади.

А ось інші суб’єкти господарювання строки здавання готівкової виручки для зарахування на свої банківські рахунки визначають за погодженням з банком, у якому відкрито рахунок і на який зараховуються кошти. Погоджені строки зазначають у договорах банківського рахунку між підприємствами та банками.

При цьому готівкові грошові кошти суб’єкти господарювання можуть здавати до банку такими способами (абзац другий п. 16 Положення № 148):

— самостійно (у тому числі із застосуванням платіжних пристроїв та через пункти приймання готівки);

— через відповідні служби, яким згідно із законодавством України надано право на перевезення валютних цінностей та інкасацію коштів;

— через підприємства, які отримали ліцензію НБУ на надання банкам послуг з інкасації.

Зверніть увагу: здавати готівку можна для зарахування на будь-який банківський рахунок суб’єкта господарювання на його вибір.

Про те, у які строки це потрібно робити, нам розкажуть пп. 48 і 49 Положення № 148 (див. табл. 3.4).

Таблиця 3.4. Строки здавання готівки до банку

№ з/п	Юридичні особи	Строки здавання готівки до установи банку
1	Підприємства, розташовані в населених пунктах, у яких є банки	Щодня (в день надходження готівки до каси)
2	Підприємства, у яких час закінчення робочого дня (зміни), встановлений правилами внутрішнього трудового розпорядку та графіками змінності відповідно до законодавства України, не дає змогу забезпечити здавання готівки в день її надходження	День, наступний за днем надходження готівки до каси
3	Підприємства, розташовані в населених пунктах, де немає банків	Не рідше ніж один раз на 5 робочих днів

Підприємства, що працюють у вихідні та святкові дні та не мають можливості здати отриману ними за ці дні готівкову виручку (готівку) до банку через відсутність відповідної домовленості з банком на інкасацію коштів, здають її (абзац перший п. 49 Положення № 148):

— через банкомати або програмно-технічні комплекси самообслуговування в день надходження готівки до каси або

— безпосередньо до банку протягом операційного часу наступного робочого дня банку та підприємства.

Окремим юридичним особам абзац п’ятий п. 48 Положення № 148 встановлює особливі правила здавання готівки. Зокрема, йдеться про підприємства, які здійснюють страхову діяльність і діяльність з випуску та проведення лотерей. Такі суб’єкти господарювання встановлюють строки здавання готівки для страхових агентів і розповсюджувачів лотерей, що діють на підставі укладених договорів, з урахуванням специфіки їх функціонування (режиму роботи у вечірні години, вихідні та святкові дні) та обсягів виручки, що здається, але не рідше одного разу на 5 робочих днів.

Вилучення готівки з місця здійснення готівкових розрахунків із застосуванням РРО для здавання її до банку оформляється відповідними чеками РРО з виконанням операції «службова видача».

У свою чергу, видачу готівки з каси для здавання її до банку відповідно до п. 29 Положення № 148 оформляють ВКО з відображенням такої операції в касовій книзі.

Висновки

• Готівка, що надходить до каси, має бути оприбуткована в повній сумі в день її отримання.
• Спосіб оприбуткування залежить від умов здійснення готівкових розрахунків.
• Готівкові кошти, що перевищують установлений ліміт каси, підприємство зобов’язане здавати до установи банку для зарахування на свій банківський рахунок у строки, визначені Положенням № 148.
• Для фізичних осіб — підприємців строки здавання готівкової виручки до банку не встановлюються.