3. Общие вопросы осуществления кассовых операций

В этом разделе остановимся на общих моментах. В частности, определим источники поступления наличности в кассу предприятия, разберем правила оприходования наличности, обозначим направления расходования наличности из кассы, а также расскажем о порядке и сроках ее сдачи в банк.

3.1. Источники поступления наличности в кассу

Наличные денежные средства в кассу предприятия могут поступать из разных источников. Так, например, поступления наличности могут быть с текущего счета в учреждении банка, ее могут вносить в кассу предприятия покупатели товаров (продукции, работ, услуг) или же работники предприятия (например, в случае возврата подотчетных сумм).

Перечень наиболее распространенных оснований для поступления наличности в кассу предприятия приведем в табл. 3.1.

Таблица 3.1. Основания для поступления наличности в кассу предприятия

№ з/п	Основания для поступления наличности в кассу предприятия	Документ
1	Поступление торговой выручки	Договор, счет-фактура, расходная накладная, акт выполненных работ (предоставленных услуг)
Обратите внимание: в общем случае при получении наличных денежных средств за реализованные товары, работы, услуги необходимо применять РРО или РК (ст. 3 Закона об РРО).
2	Поступление денежных средств из банка на выплату заработной платы, для выдачи подотчетным лицам на хозяйственные нужды, командировочные расходы и т. п	Корешок денежного чека из чековой книжки
3	Возврат неиспользованных подотчетных сумм	Отчет об использовании средств, выданных на командировку или под отчет
4	Погашение недостач по результатам инвентаризации	Сличительные ведомости, акты инвентаризации, выписка из протокола инвентаризационной комиссии, распоряжение руководителя предприятия
5	Оприходование излишка денежных средств по результатам инвентаризации кассы	Акт о результатах инвентаризации имеющихся денежных средств
О порядке проведения инвентаризации кассы см. в разделе 10 на с. 95.
6	Взнос в уставный капитал предприятия наличными денежными средствами	Уставные документы и/или протокол собрания учредителей
7	Поступление возвратной и безвозвратной финансовой помощи	Договор займа или договор дарения
8	Возврат выданных ранее предприятием сумм займа	Договор займа
9	Арендная плата	Договор аренды, счет-фактура, акт
Имейте в виду: налоговики настаивают на том, что полученные наличными арендные платежи следует проводить через РРО (см. консультацию в подкатегории 109.03 БЗ).

3.2. Оприходование поступившей наличности

Когда наличные средства заходят в кассу предприятия, главная задача кассира — правильно их оприходовать. Как требует п. 11 Положения № 148,

наличность, поступающая в кассу, оприходуется в день ее поступления в полной сумме

А что понимать под оприходованием наличности? Определение этого понятия находим в п.п. 18 п. 3 Положения № 148.

Так, оприходованием на личности является проведение субъектами хозяйствования учета наличности в кассе на полную сумму ее фактических поступлений в кассовой книге или книге учета доходов и расходов, книге учета доходов, фискальном отчетном чеке, расчетной квитанции.

В соответствии с п. 11 Положения № 148 способ оприходования зависит от условий осуществления наличных расчетов (см. табл. 3.2).

Таблица 3.2. Порядок оприходования наличности

Условие осуществления наличных расчетов	Что считать оприходованием
Учреждения/предприятия и их обособленные подразделения
С применением РРО и ведением кассовой книги	Осуществление учета наличности в полной сумме ее фактических поступлений в кассовой книге на основании ПКО
Физические лица — предприниматели
Независимо от факта применения РРО	Оприходование и учет полученных доходов осуществляются в книгах учета доходов (доходов и расходов) в порядке, определенном НКУ*
* Больше о порядке оприходования наличности предпринимателями см. в разделе 9 на с. 91.
Обособленные подразделения предприятий*
С применением РРО и без ведения кассовой книги**	Обеспечение хранения ежедневных Z-отчетов в электронной форме в течение 1095 дней(п. 44.3 НКУ) и внесение информации на основании Z-отчетов в соответствующие книги учета (КУРО*** — в случае ее использования)
* Подробнее об оприходовании наличности в обособленных подразделениях см. на с. 85 ** В каких случаях обособленные подразделения предприятий могут не вести кассовую книгу, см. в подразделе 8.1 на с. 86. *** Здесь и далее — книги учета расчетных операций.
Субъекты хозяйствования*
С применением КУРО вместо РРО	Внесение данных расчетных квитанций в КУРО
* Этот термин объединяет в себе юридических лиц и их обособленные подразделения, а также физических лиц — предпринимателей (см. п. 1 Положения № 148).

Обратите внимание: в п. 11 Положения № 148 не упомянуты предприятия и их обособленные подразделения, осуществляющие расчеты через кассу с применением кассовых ордеров. Для них оприходованием будет отражение полной суммы поступившей за день наличности в кассовой книге на основании ПКО.

И еще один интересный момент. Особый порядок оприходования устанавливает п. 13 Положения № 148. Он перекочевал из утратившего силу Положения № 637, но с некоторыми (не очень удачными) изменениями.

Касается упомянутая норма оприходования наличности субъектами хозяйствования, которым разрешено осуществлять наличные расчеты без РРО с использованием соответствующих книг учета, если специфика их функционирования делает невозможным оформление каждой операции кассовым ордером. Имеются в виду предприятия и предприниматели, осуществляющие операции по продаже проездных и перевозочных документов, билетов государственных лотерей, билетов на посещение культурно-спортивных и зрелищных заведений.

В соответствии с п. 13 Положения № 148 указанные субъекты хозяйствования оприходуют наличность в конце рабочего дня по совокупности операций в целом за весь такой день с оформлением кассовыми документами и отражением в КУРО или РК.

Ранее п. 2.6 Положения № 637 говорил об отражении наличности в таких случаях также в конце дня, но в соответствующих книгах учета (это могла быть кассовая книга, книга учета доходов или книга учета доходов и расходов). И никаких вопросов в связи с этим не возникало.

А вот с нынешней редакцией этой нормы не все так просто. Дело в том, что в соответствии с п. 4 ст. 9 Закона об РРО для вышеперечисленных случаев предусмотрено освобождение от применения как РРО, так и РК с КУРО. То есть у предприятия (или ФЛП), которое воспользовалось таким освобождением, не будет ни КУРО, ни РК, в которые они могли бы записать полученную в течение дня наличность. Поэтому им не остается ничего другого, как использовать общие нормы об оприходовании, установленные в п. 11 Положения № 148 (см. табл. 3.2).

3.3. Выдача наличности из кассы

Наличные денежные средства, полученные предприятием (из банка, от контрагентов, от работников и т. п.), могут использоваться для обеспечения потребностей, возникающих в процессе его функционирования.

Чаще всего наличность из кассы предприятия выдают для:

— выплаты заработной платы, материальной помощи, помощи из Фонда социального страхования;

— выплаты подотчетным лицам (на командировочные расходы, хозяйственные нужды, а также на приобретение сельскохозяйственной продукции);

— выдачи займов работникам;

— сдачи наличной выручки в банк.

Перечень наиболее распространенных оснований для выплаты наличности из кассы предприятия приведем в табл. 3.3.

Таблица 3.3 Основания для выплаты наличности из кассы предприятия

№ з/п	Основания для выдачи наличности	Документ
1	Выдача наличности под отчет (командировочные и хозяйственные нужды)	Приказ руководителя предприятия или заявление на выдачу наличности с разрешительной надписью руководителя
2	Выплата заработной платы, пособия из Фонда социального страхования, материальной помощи	Ведомость на выплату наличности
3	Выдача займа работнику	Договор займа
4	Выплата дивидендов участникам общества	Выписка из протокола общего собрания участников
5	Сдача наличной выручки и других поступлений в кассу предприятия на текущий счет в банке:
	— самостоятельно	Квитанция к приходному документу банка на внесение наличности, подписанная ответственными лицами банка и заверенная оттиском печати банка (при необходимости)
	— через инкассатора	Третий экземпляр «Копия сопроводительной ведомости к сумке с наличностью», заверенный подписью и оттиском печати инкассатора-сборщика
	— через банкомат или программно-технический комплекс самообслуживания для дальнейшего перечисления на текущий счет предприятия	Квитанция/чек банкомата или программно-технического комплекса самообслуживания
	— путем проведения инкассации денежных средств в режиме реального времени с использованием платежных терминалов	Чек платежного терминала

Что касается целевого использования предприятием денежных средств, полученных с банковского счета, то в Положении № 148 (как и в предшествовавшем ему Положении № 637) такое требование отсутствует. То есть, получив, например, в банке наличные средства для выдачи подотчетным лицам, предприятие вполне может изменить направление использования такой наличности и выдать ее, допустим, как заем работнику. При этом заполнение соответствующего реквизита в денежном чеке относительно целевого направления наличных средств осуществляется исключительно для анализа денежных потоков по направлениям и изучения тенденций наличного обращения.

Эта позиция поддерживается ч. 3 ст. 1066 и ч. 1 ст. 1074 ГКУ, нормы которых

прямо запрещают банкам определять и контролировать направления использования денежных средств клиентами*

* За исключением отдельных случаев ограничения прав клиента распоряжаться денежными средствами, находящимися на его счете, установленных законодательством (например, по решению суда).

Также нет никаких ограничений в Положении № 148 в отношении выплат из выручки. В частности, из наличной выручки можно без проблем выплатить заработную плату. Главное — не забудьте перечислить обязательные налоги и сборы.

Таким образом, денежные средства, поступившие в кассу предприятия (из банка, в виде наличной выручки от реализации или в результате возврата ранее выданной под отчет наличности), могут быть выданы на любые цели (на хознужды, командировки, займы, выплату заработной платы и т. п.) без предварительного зачисления их на текущий счет в банке.

Единственное исключение — суммы пособия от Фонда социального страхования, снятые со спецсчета в банке. Их можно использовать только по целевому назначению.

Учтите: поступление в кассу средств, предшествующее их выдаче, должно быть надлежащим образом оформлено ПКО и записью в кассовой книге.

Выдача наличности из кассы осуществляется по РКО или ведомостям на выплату наличности (п. 26 Положения № 148). Об их оформлении читайте в разделе 4 на с. 26.

3.4. Порядок и сроки сдачи наличности в банк

Прежде всего подчеркнем: предприятия могут хранить в нерабочее время в своих кассах наличную выручку (наличность) исключительно в сумме, не превышающей установленный лимит кассы (абзац первый п. 15 Положения № 148). Если же наличные средства превышают такой лимит, предприятие обязано сдавать «вершок» в учреждение банка для зачисления на свой банковский счет. То есть если в отдельные дни предприятие «вписывается» в лимит кассы, оно может в эти дни не сдавать накопившуюся в кассе наличность в банк(абзац третий п. 49 Положения № 148).

Важно!

Если лимит не установлен предприятием, всю наличность, имеющуюся в кассе на конец дня, нужно сдать в банк в порядке, определенном Положением № 148

В противном случае вся наличность, находящаяся в кассе предприятия на конец рабочего дня и своевременно не сданная в банк, будет считаться сверхлимитной со всеми вытекающими последствиями(п. 53 Положения № 148). Подробнее о лимите кассы см. в разделе 5 на с. 57.

Правда, не всем субъектам хозяйствования следует беспокоиться о лимите кассы. Есть счастливчики, на которых это требование не распространяется. Следовательно, не устанавливаются лимит кассы и, соответственно, сроки сдачи наличных денежных средств в банк для:

— физических лиц — предпринимателей(абзац третий п. 14 Положения № 148);

— банков(абзац третий п. 14 Положения № 148);

— религиозных организаций*, не осуществляющих производственную или другую предпринимательскую деятельность(п. 51 Положения № 148).

* Религиозные общины, управления и центры, монастыри, религиозные братства, миссионерские общества (миссии), духовные учебные заведения.

А вот другие субъекты хозяйствования сроки сдачи наличной выручки для зачисления на свои банковские счета определяют по согласованию с банком, в котором открыт счет и на который зачисляются средства. Согласованные сроки указывают в договорах банковского счета между предприятиями и банками.

При этом наличные денежные средства субъекты хозяйствования могут сдавать в банк следующими способами (абзац второй п. 16 Положения № 148):

— самостоятельно (в том числе с применением платежных устройств и через пункты приема наличности);

— через соответствующие службы, которым согласно законодательству Украины предоставлено право на перевозку валютных ценностей и инкассацию средств;

— через предприятия, получившие лицензию НБУ на предоставление банкам услуг по инкассации.

Обратите внимание: сдавать наличность можно для зачисления на любой банковский счет субъекта хозяйствования на его выбор.

О том, в какие сроки это нужно делать, нам расскажут пп. 48 и 49 Положения № 148 (см. табл. 3.4).

Таблица 3.4. Сроки сдачи наличности в банк

№ з/п	Юридические лица	Сроки сдачи наличности в учреждение банка
1	Предприятия, расположенные в населенных пунктах, в которых есть банки	Ежедневно (в день поступления наличности в кассу)
2	Предприятия, у которых время окончания рабочего дня (смены), установленное правилами внутреннего трудового распорядка и графиками сменности в соответствии с законодательством Украины, не позволяет обеспечить сдачу наличности в день ее поступления	День, следующий за днем поступления наличности в кассу
3	Предприятия, расположенные в населенных пунктах, где нет банков	Не реже одного раза в 5 рабочих дней

Предприятия, работающие в выходные и праздничные дни и не имеющие возможности сдать полученную ими за эти дни наличную выручку (наличность) в банк из-за отсутствия соответствующей договоренности с банком на инкассацию средств, сдают ее(абзац первый п. 49 Положения № 148):

— через банкоматы или программно-технические комплексы самообслуживания в день поступления наличности в кассу или

— непосредственно в банк в течение операционного времени следующего рабочего дня банка и предприятия.

Отдельным юридическим лицам абзац пятый п. 48 Положения № 148 устанавливает особые правила сдачи наличности. В частности, речь идет о предприятиях, осуществляющих страховую деятельность и деятельность по выпуску и проведению лотерей. Такие субъекты хозяйствования устанавливают сроки сдачи наличности для страховых агентов и распространителей лотерей, действующих на основании заключенных договоров, с учетом специфики их функционирования (режима работы в вечерние часы, выходные и праздничные дни) и объемов сдаваемой выручки, но не реже одного раза в 5 рабочих дней.

Изъятие наличности с места осуществления наличных расчетов с применением РРО для сдачи ее в банк оформляется соответствующими чеками РРО с выполнением операции «служебная выдача».

В свою очередь, выдачу наличности из кассы для сдачи ее в банк в соответствии с п. 29 Положения № 148 оформляют РКО с отражением такой операции в кассовой книге.

Выводы

• Наличность, поступающая в кассу, должна быть оприходована в полной сумме в день ее получения.
• Способ оприходования зависит от условий осуществления наличных расчетов.
• Наличные средства, превышающие установленный лимит кассы, предприятие обязано сдавать в учреждение банка для зачисления на свой банковский счет в сроки, определенные Положением № 148.
• Для физических лиц — предпринимателей сроки сдачи наличной выручки в банк не устанавливаются.