Книга: Кассовые операции (4/13)
4. Документирование кассовых операций
Где есть операции с наличностью, там быть и документальному оформлению таких операций. В случае когда наличные расчеты осуществляются через кассу предприятия, документами, подтверждающими выдачу или получение наличных денежных средств, могут быть ПКО и РКО, а также ведомость на выплату наличности. В этом разделе книги будем разбирать правила и порядок оформления таких документов, а также нюансы заполнения «кассовых» учетных регистров. Кроме того, здесь же расскажем об исправлении ошибок в кассовой документации.
4.1) Документооборот в кассе: кассир — бухгалтер
«Кассовый» документооборот находится «на попечении» бухгалтера и кассира. В обязанности именно этих работников входят выписка и сопровождение кассовых документов на всех этапах их «жизнедеятельности». И здесь важно разграничивать, какие конкретно обязанности выполняет бухгалтер, а какие — кассир. К сожалению, законодательство в этом вопросе немногословно. Порядок распределения таких обязанностей Положением № 148 четко не регламентирован. Однако из содержания этого документа все же можно сделать определенные выводы о том, что именно при работе с наличностью входит в обязанности бухгалтера предприятия, а какие функции возложены на кассира. Поэтому давайте разбираться.
Начнем с бухгалтера, ответственного за учет кассовых операций и работу с кассовыми документами. Так, в его обязанности входят выписка и оформление кассовых ордеров*. На это указывает абзац первый п. 32 Положения № 148.
* Заметим, что обязанности по оформлению кассовых ордеров могут быть возложены и на другое ответственное лицо предприятия, в том числе на кассира.
После оформления кассовых ордеров бухгалтер передает их на подпись соответствующим должностным лицам. Так, эти документы должны подписать:
— ПКО — главный бухгалтер или другое лицо, уполномоченное руководителем предприятия**;
— РКО — руководитель предприятия и главный бухгалтер или другое лицо, уполномоченное руководителем предприятия**. Исключение составляет случай, когда на прилагаемых к РКО документах (заявлениях, счетах и т. п.) стоит разрешительная надпись руководителя предприятия. В таком случае его подпись на РКО не обязательна(абзац второй п. 26 Положения № 148).
** Руководитель предприятия определяет перечень должностей и количество должностных лиц, уполномоченных подписывать кассовые документы, соответствующим внутренним распорядительным актом (п. 451 Положения № 148).
Бухгалтер до передачи кассовых ордеров в кассу предприятия регистрирует их в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов***(абзац первый п. 33 Положения № 148).
*** О заполнении этого журнала вы можете прочесть в подразделе 4.7.
После получения из бухгалтерии приходных и/или расходных кассовых ордеров кассир:
— проверяет правильность их составления и выписки;
— осуществляет по ним непосредственно операции приема (выдачи) наличности;
— отражает записи по кассовым ордерам в кассовой книге (см. подраздел 4.8).
Для большей наглядности действия бухгалтера и кассира при оформлении операций с наличностью приведем схематически на рис. 4.1.
4.2 Оформляем кассовые документы: что нужно учесть?
При оформлении кассовых документов крайне важно все сделать правильно. Ведь при ненадлежащем оформлении таких документов кассир просто не имеет права принимать и выдавать по ним денежные средства. Какие общие требования к составлению ПКО и расходных кассовых документов устанавливает законодательство, мы расскажем прямо сейчас.
Общие требования
Как вы уже знаете, кассовые документы выписывает бухгалтер (или другое ответственное лицо предприятия, на которое возложена обязанность по оформлению этих документов). При этом он должен учитывать ряд требований к их составлению, предусмотренных Положением № 148. Перечислим их.
1. Приходные и расходные кассовые документы выписывают в одном экземпляре.
2. Кассовые документы заполняют любым способом, который обеспечил бы надлежащую сохранность этих записей в течение установленного для хранения документов срока(абзац первый п. 32 Положения № 148).
3. Кассовые документы могут быть составлены в бумажной или электронной форме. Электронные кассовые документы оформляют в соответствии с требованиями законодательства Украины в сфере электронного документооборота(абзац третий п. 23 Положения № 148).
4. В кассовых ордерах указывают основания для их составления, а также перечисляют приложенные к ним документы(абзац второй п. 32 Положения № 148).
5. В кассовых документах при указании сумм национальной денежной единицы гривни можно использовать ее графический знак(п. 36 Положения № 148).
6. Исправления в кассовых ордерах и ведомостях на выплату наличности не допускаются (абзац четвертый п. 32 Положения № 148).
Если в кассовом документе допущена ошибка, следует оформить новый документ
7. Прием и выдачу наличности по кассовым ордерам можно осуществлять только в день их составления (абзац третий п. 32 Положения № 148). Если по оформленному кассовому ордеру наличность в кассу в течение дня получена (выдана) не была, кассир предприятия возвращает такой ордер в бухгалтерию. Бухгалтер, в свою очередь, аннулирует этот документ и делает в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов соответствующую отметку.
А вот в случае выдачи денег по ведомости на выплату наличности это требование не работает. Здесь «включаются» другие правила. Так, в соответствии с п. 18 Положения № 148 предприятия в общем случае имеют право хранить в своей кассе наличность, полученную в банке для выплат, относящихся к фонду оплаты труда, а также пенсий, стипендий, дивидендов, сверх установленного лимита кассы в течение 5 рабочих дней, включая день получения наличности в банке. Если выплата, относящаяся к фонду оплаты труда, осуществляется за счет выручки, срок сверхлимитного хранения наличности в кассе — 3 рабочих дня со дня наступления сроков такой выплаты. Указанные выплаты осуществляют по ведомости на выплату наличности в течение упомянутых сроков.
8. Выдача кассовых документов на руки лицам, которые вносят или получают наличность, запрещена (абзац второй п. 32 Положения № 148).
9. Запрещено выносить кассовые документы из помещения предприятия без письменного разрешения руководителя или главного бухгалтера(абзац второй п. 35 Положения № 148).
Напомним также: корешки ПКО, по которым наличность была получена в кассу, и РКО, по которым наличность была выдана из кассы, прилагают к отчету кассира. После обработки этого отчета приходные и расходные кассовые ордера комплектуют в хронологическом порядке, нумеруют и формируют в дела в соответствии с номенклатурой дел. Они хранятся в соответствии с законодательством ответственным лицом, на которое руководителем предприятия возложена эта обязанность(абзац первый п. 35 Положения № 148).
Отдельно поговорим о подписях в кассовых документах.
Подписи в кассовых документах
Напомним, что кассовые документы должны быть подписаны:
— ПКО и квитанция к нему — главным бухгалтером или лицом, уполномоченным на это руководителем предприятия*, а также кассиром, принявшим наличные денежные средства;
* Подпись главного бухгалтера / уполномоченного лица может быть заверена оттиском печати предприятия, если таковая имеется.
— РКО / ведомость на выплату наличности — руководителем предприятия*, главным бухгалтером (уполномоченным на это лицом), а также кассиром, выдавшим наличность из кассы, и лицом, получившим денежные средства.
* Кроме случая, когда к документу на выдачу наличности приложены заявления на выдачу наличности, расчеты и т. п., на которых есть разрешительная надпись руководителя.
Однако при реализации этого требования могут возникнуть определенные вопросы. Рассмотрим их.
Можно ли использовать факсимиле? Напомним: факсимиле является точным воспроизведением любого графического оригинала, в том числе подписи, с помощью средств механического, электронного или другого копирования. Это клише, печать, с помощью которых можно многократно воспроизводить собственноручную подпись лица. Факсимиле используют обычно должностные лица, в обязанности которых входит подписание большого количества документов, писем и других деловых бумаг.
В общем случае использование факсимильного воспроизведения подписи допускается при совершении сделок в случаях, установленных законом, другими актами гражданского законодательства или по письменному согласию сторон, в котором должны содержаться образцы соответствующего аналога их собственноручных подписей(ч. 3 ст. 207 ГКУ).
А что говорит на этот счет «кассовое» Положение № 148?
В нем, к сожалению, прямого указания на возможность замены собственноручной подписи факсимильным аналогом нет
Следовательно, при оформлении приходных и расходных кассовых ордеров, а также ведомостей на выплату наличности эти документы должны быть подписаны должностными лицами предприятия собственноручно.
О невозможности применения факсимильной подписи при оформлении кассовых документов говорилось в письме НБУ от 30.10.2006 г. № 25-113/2453-11507.
Такого же мнения придерживались и налоговики в разъяснении из подкатегории 109.15 БЗ. Несмотря на то, что эта консультация была «привязана» к Положению № 637, считаем, позиция фискалов не изменилась, ведь в Положении № 148, как и в его предшественнике, возможность использования факсимиле не предусмотрена.
Сколько подписей должно стоять в кассовых документах при выполнении функции кассира главным бухгалтером или руководителем предприятия? Как мы уже говорили, в случае отсутствия такой штатной единицы, как кассир, его функции может выполнять главный бухгалтер или руководитель предприятия (см. подраздел 2.1 на с. 9). Но, по нашему мнению, это не означает, что, например, на ПКО может ставиться одна подпись. Ведь круг обязанностей главбуха и кассира не совпадает.
Соответственно, ставя подпись за кассира, работник удостоверяет, что выполнил обязанности кассира, а ставя подпись за главного бухгалтера — обязанности главного бухгалтера (кроме разных обязанностей, следует помнить и о разной ответственности задействованных в документообороте должностных лиц). По крайней мере, такой подход наверняка позволит избежать обвинений в неправильном оформлении ПКО.
Эта схема работает и в случае, когда обязанности кассира исполняет руководитель предприятия. Причем на необходимость подписания руководителем предприятия кассового ордера как от имени кассира, так и от имени руководителя в такой ситуации указывают и налоговики (см. консультацию из подкатегории 109.15 БЗ).
Но учтите: ранее НБУ настаивал на том, что при наличии на предприятии должностей главного бухгалтера и кассира руководитель не имеет права единолично подписывать кассовые документы (см. письмо от 14.02.2012 г. № 11-117/708-1645**).
** На сегодняшний день письмо отменено как утратившее актуальность.
Может ли расходные документы вместо руководителя подписывать уполномоченное им лицо? Если речь шла о подписании уполномоченным лицом документов вместо главного бухгалтера, проблем не было никаких. Формулировки пп. 25 и 26 Положения № 148 не давали фискалам повода придираться. А вот по поводу возможности проставления подписи уполномоченным лицом за руководителя предприятия вопросы на местах иногда возникали. Например, в письме ГУ ГФС в Полтавской обл. от 07.08.2018 г. № 3449/ІПК/16-31-14-04-22 налоговики указывали, что подписание РКО другим, нежели руководитель, лицом не предусмотрено.
Однако с 15.02.2019 г. в Положении № 148 появился п. 451, который должен пресечь такие нападки со стороны фискалов. В соответствии с указанной нормой руководитель предприятия для обеспечения оптимального процесса документооборота и контроля может внутренним распорядительным актом определить соответствующий перечень должностей и количество должностных лиц, уполномоченных подписывать кассовые документы. И здесь не уточняется, за главбуха или за руководителя предприятия будут ставить подписи уполномоченные лица.
При этом учтите, что в такой ситуации в ПКО или РКО следует указывать фамилию и инициалы фактического подписанта. Этого прямо требуют налоговики в письмах ГФСУ от 13.07.2018 г. № 3102/6/99-99-14-05-01-15/ІПК и от 15.05.2018 г. № 2144/6/99-99-14-05-01-15/ІПК.
4.3. Порядок заполнения ПКО
Когда общие вопросы выяснены, пора браться за рассмотрение нюансов заполнения отдельных кассовых документов. Начнем с ПКО.
Типовая форма приходного кассового ордера № КО-1 приведена в приложении 2 к Положению № 148. О том, какие реквизиты предусмотрены в ПКО и как они должны быть заполнены, чтобы кассир мог получить по нему наличность, вы узнаете из табл. 4.1.
Таблица 4.1 Порядок заполнения реквизитов ПКО
| Реквизиты ПКО | Порядок заполнения |
| «Ідентифікаційний код в Єдиному державному реєстрі підприємств та організацій України» | Приводят идентификационный код предприятия согласно Единому государственному реестру предприятий и организаций Украины |
| «Найменування підприємства/установи/організації)» | Указывают наименование предприятия, в кассе которого оприходуется наличность, согласно уставным документам |
| Номер документа | Вписывают порядковый номер ПКО, под которым он зарегистрирован в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Ранее налоговики утверждали, что нумеровать ПКО необходимо с начала каждого календарного года с номера «1» (см. разъяснение из подкатегории 109.10 БЗ, которое сейчас отменено). Затем НБУ в письме от 14.06.2018 г. № 50-0007/32822 (ныне отменен как утративший актуальность) указал, что нумерацию ПКО можно осуществлять с начала каждого следующего календарного месяца в порядке возрастания с номера «1» и завершать в конце месяца соответствующим номером. Впоследствии согласились с этим и налоговики (см. письма ГФСУ от 25.06.2018 г. № 2825/6/99-99-14-05-01-15/ІПК и от 15.06.2018 г. № 20639/6/99-99-14-05-01-15). Поскольку ситуация нормативно не урегулирована, на наш взгляд, начинать заново нумерацию ПКО можно с каждого: — календарного года; — календарного квартала; — календарного месяца и даже дня. Причем если в течение указанного периода заканчивается или изменяется форма кассовой книги и/или журнала регистрации приходных и расходных кассовых документов, нумерация ПКО должна продолжаться, чтобы избежать кассовых ордеров с одинаковыми номерами. Так считают и налоговики (см. разъяснение из подкатегории 109.10 БЗ*) |
| * В связи с внесением изменений в Положение № 148 консультация переведена в состав недействующих. Но поскольку изменения упомянутый вопрос не затрагивают, считаем, мнение налоговиков останется прежним. | |
| Дата составления | Вписывают дату составления ПКО. Она должна соответствовать дате, под которой этот ордер зарегистрирован в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов |
| «№ з/п» | Поскольку ПКО оформляются на каждую операцию по приему наличности, в этом реквизите всегда проставляют «1». На это указывалось в письме ГФСУ от 25.06.2018 г. № 2825/6/99-99-14-05-01-15/ІПК* |
| * Отметим, что ранее налоговики в письме ГУ ГФС в г. Киеве от 25.05.2018 г. № 24376/10/26-15-14-14-09-12 изложили мнение о том, что этот реквизит должен совпадать с номером кассового ордера и записью в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Однако мы такой вывод считаем нелогичным. В любом случае ответственность за неправильное указание в кассовом ордере порядкового номера в графе «№ з/п» законодательством не предусмотрена. На это обращают внимание фискалы в письме ГФСУ от 16.07.2018 г. № 3117/6/99-99-14-05-01-15/ІПК. | |
| «Корреспондирующий счет, субсчет» | Приводят кредит счета (субсчета), с которым корреспондирует дебет счета 30 «Наличные» |
| «Код аналитического счета», «Код целевого назначения» | Эти реквизиты заполняют только в том случае, если предприятие применяет специальную систему кодирования хозяйственных операций, в том числе поступления наличности в кассу |
| «Сума цифрами», «Сума» | Указывают сумму приходной операции (отдельно цифрами и прописью (гривень — прописью, копеек — цифрами)) |
| «Примітки» | При необходимости вписывают примечания относительно получаемых сумм наличных денежных средств |
| «Прийнято від» | Указывают, от кого принята наличность: фамилия, имя и отчество физического лица или наименование предприятия, учреждения, организации. В ПКО, которые оформляют на общую сумму проведенных предприятием кассовых операций (получение наличности из банка по чеку и оприходование ее в кассе), этот реквизит не заполняют (абзац пятый п. 32 Положения № 148). А вот в ПКО на сумму выручки, изъятой из ящика РРО, этот реквизит, по нашему мнению, заполнять нужно, поскольку исключений для этой операции не предусмотрено |
| «Підстава» | Приводят основания для внесения наличных средств в кассу предприятия (см. табл. 3.1 на с. 20) |
| «Приложения» | Перечисляют документы, которые прилагаются к ПКО и являются основанием для его оформления |
| «Главный бухгалтер», «Кассир», «Получил кассир» | Проставляют подписи, а также фамилии и инициалы главного бухгалтера (лица, уполномоченного руководителем предприятия)* и кассира |
| * Подпись главного бухгалтера (уполномоченного руководителем предприятия лица) на квитанции к ПКО может быть заверена оттиском печати предприятия при ее наличии (абзац второй п. 25 Положения № 148). Имейте в виду: если в ПКО вместо главбуха расписывается лицо, уполномоченное на это руководителем предприятия, здесь нужно указать фамилию и инициалы именно такого лица (см., в частности, письмо ГФСУ от 15.05.2018 г. № 2144/6/99-99-14-05-01-15/ІПК и разъяснение НБУ, приведенное на его официальном сайте: bank.gov.ua/control/uk/publish/article?art id=21761728&cat id=80928). | |
Обратите внимание:
реквизиты квитанции к ПКО дублируют реквизиты самого ордера
Напомним, что в общем случае составление ПКО — это обязанность бухгалтера. В свою очередь, кассир после получения такого документа из бухгалтерии должен проверить (п. 34 Положения № 148):
— наличие и подлинность подписи главного бухгалтера или другого уполномоченного руководителем лица;
— правильность оформления ПКО и наличие всех реквизитов;
— наличие перечисленных в графе «Додатки» приложений.
В случае невыполнения требований, предъявляемых к порядку заполнения ПКО, кассир возвращает этот документ в бухгалтерию для соответствующего оформления.
Если же в результате проверки ПКО выясняется, что он оформлен с соблюдением всех указанных требований, то кассир:
— принимает денежные средства в кассу предприятия;
— подписывает ордер;
— выдает квитанцию к ПКО на руки лицу, сдавшему деньги.
ПКО, по которому получена наличность, прилагают к отчету кассира.
Порядок заполнения ПКО проиллюстрируем на примере.
Пример 4.1. 13.05.2019 г. начальник административно-хозяйственного отдела Кириленко Д. Ю. возвращает в кассу ООО «Лагуна» неизрасходованный остаток денежных средств (в сумме 156,20 грн.), выданных ему ранее под отчет на хозяйственные нужды.
Бухгалтер предприятия составил ПКО, на основании которого кассир принял эту сумму в кассу предприятия.
Как в этом случае следует заполнить ПКО (типовая форма № КО-1), покажем на с. 33.
Учтите: согласно п. 4.1 Методрекомендаций № 210 при проведении проверок соблюдения кассовой дисциплины на предприятиях контролирующие органы обращают внимание на правильность заполнения всех реквизитов ПКО. В частности, они проверяют наличие соответствующих дат, номеров, сумм, оснований для выписки кассовых документов, наличие подписей должностных лиц и т. п.
4.4. Порядок оформления РКО
Теперь рассмотрим порядок оформления РКО.
Типовая форма расходного кассового ордера № КО-2 содержится в приложении 3 к Положению № 148. Перечень обязательных реквизитов РКО и порядок их заполнения приведем в табл. 4.2.
Таблица 4.2. Порядок заполнения реквизитов РКО
| Реквизиты РКО | Порядок заполнения |
| «Найменування підприємства/установи/організації» | Приводят наименование (в соответствии с уставными документами) предприятия, из кассы которого выдается наличность |
| «Ідентифікаційний код в Єдиному державному реєстрі підприємств та організацій України» | Вписывают идентификационный код предприятия согласно Единому государственному реестру предприятий и организаций Украины |
| «№ з/п» | Проставляют номер строки, т. е. «1» (см. письмо ГФСУ от 25.06.2018 г. № 2825/6/99-99-14-05-01-15/ІПК) |
| «Номер документа» | Указывают порядковый номер РКО, под которым он зарегистрирован в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. По нашему мнению, начинать заново нумерацию РКО можно с каждого: — календарного года; — календарного квартала; — календарного месяца и даже дня. Такая позиция базируется на опубликованных разъяснениях налоговиков и НБУ (см. табл. 4.1 на с. 30). Причем если в течение указанного периода заканчивается или изменяется форма кассовой книги и/или журнала регистрации приходных и расходных кассовых документов, нумерацию РКО следует продолжать во избежание наличия кассовых ордеров с одинаковыми номерами (см. разъяснение из подкатегории 109.10 БЗ*) |
| * После вступления в силу Положения № 148 эти разъяснения были переведены в состав недействующих, однако не думаем, что позиция налоговиков на этот счет изменилась. | |
| «Дата составления» | Вписывают дату составления РКО. Она должна соответствовать дате, под которой этот документ зарегистрирован в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов |
| «Кореспондирующий счет, субсчет» | Указывают дебет счета (субсчета), с которым корреспондирует кредит счета 30 «Наличные» |
| «Код аналитического счета», «Код целевого назначения» | Эти реквизиты заполняют только в том случае, если предприятие применяет специальную систему кодирования хозяйственных операций, в том числе выдачи наличности из кассы |
| «Сума» | Отражают сумму операции (отдельно цифрами и словами (гривень — словами, копеек — цифрами)) |
| «Выдать» | Приводят фамилию, имя и отчество получателя денежных средств по РКО. Если выдача наличности осуществляется по доверенности*, то в тексте ордера после фамилии, имени и отчества получателя бухгалтер указывает фамилию, имя и отчество лица, которому доверено получить денежные средства. В случае выдачи денежных средств по ведомости на выплату наличности здесь указывают Ф. И. О. кассира, который выдает наличность. Так рекомендует действовать НБУ в письме от 07.03.2018 г. № 50-0007/13560. Такого же мнения придерживаются и фискалы (см. письмо ГУ ГФС в Киевской обл. от 08.08.2018 г. № 3459/ІПК/10-36-14-06-16)**. Аналогичным образом заполнять этот реквизит следует при составлении РКО для сдачи наличности в банк (см. письмо НБУ от 12.06.2018 г. № 50-0007/32326). То есть в этом случае указывают Ф. И. О. кассира или другого лица, фактически сдающего наличность |
| * О порядке составления доверенностей на получение денег см. в подразделе 4.6 на с. 41. ** Логичнее было бы приводить здесь соответствующее подразделение предприятия, которое получает денежные средства. Ведь наличность, на которую оформляется такой РКО, выдана по ведомости работникам предприятия, а не под отчет кассиру. Да и подпись о получении денежных средств в таком РКО кассир не ставит. Примечательно, что ранее такого же мнения придерживался и НБУ (см. ныне отозванное письмо от 22.04.2013 г. № 11-117/1363/4874). Однако теперь он изменил свою позицию. Учитывая это, в реквизите «Видати» РКО безопаснее указывать Ф. И. О. кассира или лица, которое его заменяет. | |
| «Підстава» | Указывают основания для выдачи наличных средств из кассы предприятия (см. табл. 3.3 на с. 23) |
| «Додаток» | Приводят документы, которые прилагаются* к РКО и являются основанием для его оформления. Это могут быть заявления, расчеты, ведомости на выплату наличности, приказы на командировку и т. п. (см. п. 26 Положения № 148 и письмо ГФСУ от 15.06.2018 г. № 20639/6/99-99-14-05-01-15). Кроме наименования документа, в этой строке следует указать его номер и дату |
| * Обратите внимание: в качестве приложения может быть указан только тот документ, который существовал на момент оформления РКО бухгалтером. Так, например, в РКО на сдачу денежных средств в банк не следует указывать в качестве приложения квитанцию банка на внесение наличности, ведь такая квитанция появится позже. | |
| «Керівник», «Головний бухгалтер» | Здесь проставляют свои подписи руководитель* и главный бухгалтер (или лицо, уполномоченное руководителем предприятия), а также указывают их фамилии и инициалы |
| * Если на документах, прилагаемых к РКО, стоит разрешительная надпись руководителя предприятия, в РКО его подпись не обязательна (абзац второй п. 26 Положения № 148). Также учтите: до 15.02.2019 г. налоговики на местах иногда возражали против подписания кассовых документов вместо руководителя предприятия другим уполномоченным на это лицом (см. письмо ГУ ГФС в Полтавской обл. от 07.08.2018 г. № 3449/ІПК/16-31-14-04-22). Хотя, заметим, специалисты главного налогового ведомства считали такое подписание возможным (см. письмо ГФСУ от 13.07.2018 г. № 3102/6/99-99-14-05-01-15/ІПК). | |
| Окончательно решить эту проблему должен п. 451 Положения № 148, появившийся с 15.02.2019 г. В соответствии с указанной нормой руководитель предприятия для обеспечения оптимального процесса документооборота и контроля может внутренним распорядительным актом определить соответствующий перечень должностей и количество должностных лиц, уполномоченных подписывать кассовые документы. И здесь не уточняется, за главбуха или за руководителя предприятия будут ставить подписи уполномоченные лица. Кстати, не против такого подхода и НБУ. Так, в разъяснении, приведенном на его официальном сайте (см. bank.gov.ua/control/uk/publish/article?art id=21761728&cat id=80928), говорится, что «в приходном и расходном кассовых ордерах в графе «Керівник», «Головний бухгалтер», в случае их подписания уполномоченным лицом предприятия, должны быть указаны фамилия и инициалы уполномоченного лица предприятия». | |
| «Получил» | Получатель собственноручно указывает сумму полученных им денежных средств (гривень — словами, копеек — цифрами). В кассовых ордерах, которые оформляют на общую сумму проведенных предприятием кассовых операций (выдача денежных средств по ведомостям на выплату наличности, электронным платежным средствам, сдача наличности в банк), реквизит «Одержав» не заполняют (абзац пятый п. 32 Положения № 148) |
| «Підпис одержувача» | Физическое лицо — получатель денежных средств подписью в этой строке подтверждает факт получения наличности*. Этот реквизит не заполняют в РКО, оформляемых на общую сумму проведенных предприятием кассовых операций (в частности, при выдаче денежных средств по ведомостям на выплату наличности или сдаче наличности в банк). Об этом говорит абзац пятый п. 32 Положения № 148 |
| * Важный момент: РКО, в которых выдача наличности не подтверждена подписью получателя, не принимают для вывода остатка средств в кассе (абзац второй п. 27 Положения № 148). При этом сумму наличности по таким расходным документам прибавляют к остатку наличности в кассе исключительно в день, в котором указанные расходные документы оформлены (п.п. 3 п. 58 Положения № 148). В дальнейшем эта сумма не учитывается для расчета сверхлимитных остатков наличности. Таким образом, неподписание получателем РКО может грозить предприятию штрафом за превышение лимита кассы согласно Указу № 436 (см. с. 104). | |
| Дата получения | Приводят дату, когда получателем были получены денежные средства из кассы предприятия. Если кассовый ордер оформляют на общую сумму проведенных предприятием кассовых операций (выдача денег по ведомостям на выплату наличности, сдача наличности в банк), этот реквизит не заполняют (абзац пятый п. 32 Положения № 148) |
| «Наименование, номер, дата и место выдачи документа, удостоверяющего личность получателя» | Вписывают паспортные данные получателя денежных средств или данные другого документа, который удостоверяет его личность и может в соответствии с законодательством использоваться на территории Украины для совершения сделок. В кассовых ордерах, которые оформляют на общую сумму проведенных предприятием кассовых операций (выдача денег по ведомостям на выплату наличности, сдача наличности в банк), этот реквизит не заполняют |
| «Видавший кассир» | Проставляется подпись кассира, выдавшего наличность, а также указываются его фамилия и инициалы |
Прежде чем подписать РКО и выдать по нему денежные средства, кассир обязан проверить:
— правильность его оформления и наличие всех реквизитов;
— наличие и подлинность подписей соответствующих должностных лиц;
— наличие перечисленных в РКО приложений.
На основании результатов такой проверки он принимает решение о возможности выплаты денег. Если хотя бы одно из указанных требований не выполнено, кассир возвращает документы в бухгалтерию для соответствующего оформления.
Претензий к оформлению РКО нет? Кассир выдает денежные средства из кассы предприятия, подписывает ордер и на всех прилагаемых к нему документах ставит оттиск штампа или надпись «Оплачено» с указанием даты (число, месяц, год). РКО, по которому наличность была выдана из кассы, прилагается к отчету кассира.
Лучше разобраться в заполнении РКО поможет пример.
Пример 4.2. Руководителем предприятия издан приказ от 07.05.2019 г. № 31 о командировке заместителя директора ООО «Лагуна» Коваленко Д. С. и выплате ему аванса на командировку. На этом основании 13.05.2019 г. бухгалтер предприятия составил РКО на сумму 3000,00 грн. и зарегистрировал его в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов под № 24. Кассир выдал денежные средства из кассы.
Как заполнить РКО в такой ситуации, покажем на с. 37.
Отдельно рассмотрим нюансы оформления РКО, составленных на общую сумму проведенных предприятием кассовых операций (выдача наличности по ведомостям, электронным платежным средствам, сдача наличности в банк), на примере самостоятельной сдачи кассиром предприятия наличности в банк.
Так, в строке «Видати» нужно указать Ф. И. О. кассира, который сдает наличность (см. письмо НБУ от 12.06.2018 г. № 50-0007/32326).
В строке «Підстава» указывают основание для выдачи наличных средств из кассы предприятия, например: «выручка на текущий счет…»,«депонированная заработная плата» и т. п. с необходимой для предприятия степенью детализации.
А как в этом случае быть с частью РКО, касающейся получателя денежных средств
Ее при сдаче в банк наличности заполнять не нужно. Так, в абзаце пятом п. 32 Положения № 148 сказано, что в РКО, которые оформляются на общую сумму проведенных предприятием кассовых операций (в том числе на сдачу наличности в банк), реквизиты «Одержав», «Дата», «Сума», «Підпис одержувача» и данные документа, удостоверяющего личность получателя, не заполняются.
В то же время нам не совсем понятно, что НБУ имел в виду, говоря о незаполнении реквизита «Сума». На наш взгляд, сумма может не заполняться только в реквизите «Одержав». А вот отдельный реквизит «Сума», где указывается сумма выданной из кассы наличности цифрами и словами, считаем, заполнить необходимо.
Какие документы в этом случае будут подтверждать, что наличность сдана для зачисления на банковский счет предприятия, вы можете узнать из табл. 3.3. Но учтите, что эти документы не являются приложением к РКО.
Других особенностей заполнения «обобщающих» РКО законодательство не устанавливает.
Пример заполнения такого РКО вы можете увидеть на с. 43.
4.5. Выдача наличности по ведомости
Пришло время основательно поговорить о неоднократно упоминавшейся нами ранее ведомости на выплату наличности. Она наряду с кассовыми ордерами, расчетными документами, квитанциями программно-технических комплексов самообслуживания является кассовым документом (п.п. 11 п. 3 Положения № 148).
Типовая форма ведомости на выплату наличности приведена в приложении 1 к Положению № 148.
Ведомость, как и РКО, применяют для выдачи наличности из кассы(абзац первый п. 26 Положения № 148). При этом ведомость, как правило, оформляют каждый раз, когда нужно осуществить ту или иную выплату сразу нескольким работникам или даже лицам, не состоящим с предприятием в трудовых отношениях.
Имейте в виду: выдачу наличных лицам, которых нет в штатном расписании предприятия, осуществляют по отдельной ведомости(абзац третий п. 27 Положения № 148).
Кроме того, обычно отдельные ведомости открывают на каждое структурное подразделение предприятия, а также на каждый вид выплат.
Порядок оформления ведомости на выплату наличности представим в табл. 4.3.
Таблица 4.3. Порядок заполнения реквизитов ведомости на выплату наличности
| Реквизиты ведомости на выплату наличности | Порядок заполнения |
| «Найменування підприємства/установи/організації» | Указывают наименование (согласно уставным документам) предприятия, выплачивающего заработную плату и другие доходы |
| «Ідентифікаційний код в Єдиному державному реєстрі підприємств та організацій України» | Вписывают идентификационный код предприятия согласно Единому государственному реестру предприятий и организаций Украины |
| «Структурное подразделение предприятия/учреждения/организации» | Приводят наименование структурного подразделения предприятия (учреждения, организации), работникам которого выплачивается заработная плата (другие доходы) по этой ведомости |
| «К ведомости № _____» | Указывают номер расчетной ведомости, на основании которой составлена ведомость на выплату наличности |
| «В кассу для оплаты в срок с ____ до ____ 20__ года» | Приводят временной интервал, в течение которого должна быть выплачена заработная плата (другие доходы) по ведомости (т. е. дату начала и окончания выплаты) |
| Здесь учитывайте, что предприятия в общем случае имеют право хранить в кассе наличность, полученную в банке для выплат, входящих в фонд оплаты труда, а также пенсий, стипендий, дивидендов (доходов), в сумме сверх установленного лимита кассы в течение 5 рабочих дней, включая день получения наличности в банке. Кроме того, в течение 3 рабочих дней со дня наступления сроков выплаты в кассе можно хранить «сверхлимитную» выручку, которую направляют для осуществления выплат, относящихся к фонду оплаты труда, в сумме, указанной в переданной в кассу ведомости (п. 18 Положения № 148). А вот в отношении наличности, полученной для выплаты больничных и других сумм, которые не включаются в фонд оплаты труда согласно Инструкции № 5, сроки хранения в кассе другие. Предприятие должно сдать их в банк (если их сумма превышает установленный лимит кассы) не позднее следующего рабочего дня банка после получения наличности. То есть такие денежные средства могут храниться в кассе 2 дня. Подробнее об этом см. в разделе 5 на с. 57. | |
| «в сумме» | Показывают общую сумму заработной платы и других доходов, которая будет выплачена по этой ведомости, словами (гривень — словами, копеек — цифрами) и цифрами |
| «Руководитель», «Главный бухгалтер» | Свои подписи проставляют руководитель и главный бухгалтер или лицо, уполномоченное руководителем предприятия(абзац первый п. 26 Положения № 148) |
| «Кореспондирующий счет (счет, субсчет)» | Приводят дебет счета (субсчета), с которым корреспондирует кредит счета 30 «Наличность» |
| «Код аналитического счета», «Код целевого назначения» | Эти реквизиты заполняют только в том случае, если предприятие применяет специальную систему кодирования хозяйственных операций, в том числе выдачи наличности из кассы |
| «Відомість на виплату готівки № ___» | Указывают порядковый номер ведомости на выплату наличности |
| «за _____ 20 __ года» | Вписывают период, за который выплачивается зарплата (другой доход) |
| «Количество листов» | Приводят общее количество листов ведомости на выплату наличности |
| «По этой ведомости выплачено гривен» | Отражают общую сумму заработной платы (другого дохода), выданной по этой ведомости, словами (гривень — словами, копеек — цифрами) и цифрами |
| «и депонировано гривень» | Вносят общую сумму депонированной заработной платы (другого дохода) словами (гривень — словами, копеек — цифрами) и цифрами |
| «№ з/п» | Проставляют порядковый номер строки |
| «Табельный номер» | Приводят табельные номера получателей денежных средств (при их наличии) |
| «Фамилия, имя, отчество» | Указывают фамилии, имена и отчества получателей денежных средств |
| «Сумма» | Отражают сумму заработной платы (другого дохода), причитающуюся конкретному лицу «на руки» |
| «Підпис про одержання» | Проставляется подпись физического лица, подтверждающая получение им заработной платы или другого причитающегося дохода. Если лицо не получило заработную плату (другой доход), напротив его фамилии кассир делает запись или проставляет оттиск штампа «Депонировано» |
| Учтите: выдачу денег кассир осуществляет только лицу, указанному в ведомости на выплату наличности. Исключение из этого правила — выдача заработной платы (другого дохода) по доверенности (когда работник не может сам получить причитающуюся ему сумму в связи с болезнью или по другим уважительным причинам). В этом случае перед подписью о получении денег кассир делает запись «По доверенности» и прилагает эту доверенность (или ее нотариально заверенную копию) к ведомости на выплату наличности. | |
| «Примітки» | В этой графе при необходимости указывают номер, серию, дату и место выдачи документа, удостоверяющего личность получателя денежных средств. Напомним: требование о подтверждении личности получателей средств путем предъявления паспорта или заменяющего его документа содержится в абзаце первом п. 27 Положения № 148 |
| «Виплату осуществил», «Проверил бухгалтер», «Ведомость составил», «Ведомость проверил» | Здесь свои подписи проставляют кассир, выплативший заработную плату (другие доходы), и бухгалтер, составивший и проверивший ведомость. В случае если ведомость имеет несколько страниц, реквизиты «Відомість склав» и «Відомість перевірив» печатают на последней странице |
| Итого (вписывается самостоятельно) | Самой формой ведомости на выплату наличности итоговая строка не предусмотрена. В то же время в п. 4 пояснения к заполнению приложения 1 к Положению № 148 говорится, что при заполнении ведомости после последней записи на странице в ней оставляют строку для отражения общей суммы выплат лицам, указанным на этой странице |
Надлежащим образом оформленную ведомость передают на подпись главному бухгалтеру и руководителю предприятия. Далее она «переправляется» в кассу для выплаты наличности.
После получения оформленной ведомости на выплату наличности кассир обязан проверить:
— наличие на документах и подлинность соответствующих подписей (главного бухгалтера и руководителя);
— правильность оформления ведомости и наличие всех ее реквизитов.
Если хотя бы одно из требований, предъявляемых к оформлению ведомости на выплату наличности, не выполнено, кассир должен вернуть ее в бухгалтерию для соответствующего переоформления(абзац пятый п. 34 Положения № 148).
Ведомость оформлена правильно? Тогда кассир на ее основании выплачивает из кассы предприятия суммы средств, причитающиеся соответствующим лицам.
Интересный момент! На практике случается, что налоговики предъявляют требование об указании в ведомости на выплату наличности суммы словами каждым получателем, угрожая немалыми штрафами. При этом они ссылаются на первые два предложения п. 27 Положения № 148. Процитируем их:
«Кассир требует предъявить паспорт или другой документ, удостоверяющий личность…, в случае выдачи отдельным физическим лицам наличности (в том числе работникам учреждения/предприятия) по расходному кассовому ордеру или расходной ведомости, записывает его наименование и номер, кем и когда он выдан. Физическое лицо расписывается в расходном кассовом ордере или расходной ведомости о получении наличности с указанием полученной суммы (гривень — словами, копеек — цифрами)«.
Из процитированной нормы действительно можно сделать вывод, что расписывать сумму работникам необходимо всегда — независимо от того, по РКО или по ведомости они получают наличность. Но! На этом п. 27 Положения № 148 не заканчивается. Далее идет еще одно предложение, которое налоговики предпочитают «не заметить». В нем сказано: «получатели предъявляют паспорта или заменяющие их документы, если расходная ведомость составлена на выдачу наличности нескольким лицам, и расписываются в соответствующей графе документа«.
Из этого следует, что
в ведомости, составленной на нескольких лиц, получатели наличных средств только расписываются в соответствующей графе документа
А вот сумма словами и данные паспорта/другого документа получателя, очевидно, нужны, только если выдача осуществляется по РКО или по ведомости, составленной на одно отдельное физлицо.
Конечно, на одно лицо обычно составляют РКО. Но теоретически составить ведомость тоже можно. Главное, чтобы осуществляемая по такой ведомости выплата не носила единоразового характера*.
* Напомним: единоразовые выдачи средств на выплаты, связанные с оплатой труда, отдельным лицам следует осуществлять с использованием РКО (п. 30 Положения № 148).
Но в любом случае штрафные санкции за нерасписывание в ведомости каждым лицом сумм полученных им денежных средств применяться не должны.
После осуществления выплат по ведомости или после окончания установленного срока выплаты кассир должен выполнить следующие действия(п. 31 Положения № 148):
1) в ведомости на выплату наличности напротив фамилий лиц, не получивших причитающейся им суммы, в графе «Підпис про одержання» поставить штамп или сделать надпись «Депонировано»;
2) указать фактически выплаченную и неполученную сумму заработной платы (другого дохода), подлежащую депонированию (словами и цифрами), сверить эти суммы с общим итогом по ведомости. Когда все реквизиты ведомости заполнены, кассир заверяет ее своей подписью;
3) составить реестр депонированных сумм, в котором ведется аналитический учет расчетов по депонированной заработной плате по каждой неполученной сумме отдельно. Форма реестра приведена в Методических рекомендациях по применению регистров бухгалтерского учета, утвержденных приказом Минфина от 29.12.2000 г. № 356;
4) осуществить запись в кассовой книге согласно выписанному бухгалтерией РКО на фактически выданную по ведомости сумму.
В свою очередь,
бухгалтер предприятия должен проверить записи, осуществленные кассиром в ведомости, и подсчитать выданные и депонированные по ней суммы
На сумму, которая была депонирована, бухгалтер оформляет один общий РКО, на основании которого указанную сумму сдают в банк для зачисления на текущий счет предприятия.
А сейчас рассмотрим пример.
Пример 4.3. Кассир предприятия ООО «Лагуна» 07.05.2019 г. получил в банке по чеку денежные средства на выплату заработной платы за вторую половину апреля 2019 года в сумме 81390,00 грн. Бухгалтер предприятия оформил ПКО на эту сумму.
Сумма фактически выплаченной заработной платы составила 75690,00 грн. При этом работница предприятия Короленко Н. П. по уважительной причине не смогла самостоятельно получить заработную плату за вторую половину апреля 2019 года. В связи с этим ее заработную плату по доверенности получил ее муж Грабовский К. Е.
Кроме того, была депонирована заработная плата работника отдела маркетинга Соболева И. А. на сумму 5700,00 грн. по причине его отсутствия в связи с временной нетрудоспособностью в период выплаты зарплаты.
На сумму фактически выплаченной и депонированной заработной платы 13.05.2019 г. бухгалтер предприятия оформил РКО, на основании которых кассир в этот же день осуществил записи в кассовой книге.
13.05.2019 г. сумма депонированной заработной платы сдана в банк.
Далее (см. с. 42 — 45) покажем, как в этом случае составить ведомость на выплату наличности, РКО и реестр депонированной заработной платы.
* О том, что здесь нужно указывать Ф. И. О. кассира, который выдает наличность, говорят налоговики (см. письмо ГУ ГФС в Киевской обл. от 08.08.2018 г. № 3459/ІПК/10-36-14-06-16) и НБУ (см. письмо от 07.03.2018 г. № 50-0007/13560).
* Согласно письму НБУ от 12.06.2018 г. № 50-0007/32326.
4.6. Доверенность на получение денежных средств
В приведенном выше примере 4.3 вы могли видеть ситуацию, когда некоторые работники не смогли самостоятельно получить причитающуюся им сумму заработной платы в отведенный для хранения в кассе «зарплатной» наличности срок (что это за срок, см. на с. 28). На самом деле, такие случаи при выплате заработной платы наличными — не редкость. Ведь при выплате дохода работники могут находиться на больничном, в отпуске, командировке и т. п.
Как вы помните, неполученный работником в срок наличный доход депонируется. Но есть альтернатива! Так, если работник предприятия — получатель денежных средств при выплате дохода присутствовать не может, выплатить наличность из кассы можно его доверенному лицу. При этом оформление доверенности нужно осуществлять в соответствии с требованиями гл. 17 ГК полномочия на осуществление определенных действий, а именно — на получение причитающихся доверителю наличных средств.
Учтите, что доверенность, оформленная в соответствии с требованиями ГКУ, должна содержать следующие реквизиты:
— название вида документа в ее заголовке (надпись «Довіреність»);
— фамилия, имя и отчество лица, выдавшего доверенность, а также данные документа, удостоверяющего личность (серия (при наличии) и номер паспорта (другого документа), кем и когда выдан) и место жительства;
— фамилия, имя и отчество лица, которому выдана доверенность, данные документа, удостоверяющего его личность (серия (при наличии) и номер паспорта (другого документа), кем и когда выдан) и место жительства;
— срок действия доверенности. Имейте в виду: если в доверенности не указан срок ее действия, то она считается бессрочной и сохраняет силу до прекращения ее действия(ч. 1 ст. 247 ГКУ);
— дату составления. Наличие этого реквизита обязательно в силу положений ч. 3 ст. 247 ГКУ. Доверенность, в которой не указана дата ее совершения, является ничтожной;
— описание действий, на осуществление которых выдана доверенность (получение заработной платы, больничных, материальной помощи и т.д.);
— подпись доверителя;
— удостоверение подписи доверителя.
Доверенность на получение заработной платы должна быть удостоверена
В соответствии с ч. 4 ст. 245 ГКУ доверенность на получение заработной платы, стипендии, пенсии, алиментов, других платежей может быть удостоверена должностным лицом предприятия, на котором доверитель работает (находится на стационарном лечении), или по месту его жительства. При этом нотариального удостоверения такой доверенности законодательство не требует.
С такой доверенностью доверенное лицо идет в кассу предприятия и передает ее кассиру. Тот, в свою очередь, проверяет правильность ее оформления и наличие вышеперечисленных реквизитов. В частности, кассир ознакамливается с полномочиями поверенного, указанными в доверенности, а также проверяет его личность и сверяет реквизиты его паспорта (другого документа, удостоверяющего личность) с данными документа, указанными в самой доверенности.
После этого в реквизите «Видати» РКО после фамилии, имени и отчества получателя средств кассир указывает фамилию, имя и отчество доверенного лица(абзац второй п. 28 Положения № 148). Далее в строку «Найменування, номер, дата та місце видачі документа, що засвідчує особу одержувача» кассир вносит реквизиты документа, удостоверяющего личность доверенного лица.
Если денежные средства выдаются по ведомости на выплату наличности, то в графе «Підпис про отримання» перед подписью о получении денег кассир делает запись «За довіреністю», после чего доверенное лицо проставляет свою подпись. Доверенность или ее нотариально заверенная копия остается у кассира и прилагается к РКО или ведомости на выплату наличности.
С примером оформления доверенности на получение заработной платы вы можете ознакомиться на с. 46.
4.7. Журнал регистрации кассовых документов
Теперь мы можем переходить к рассмотрению кассовых учетных регистров. Начнем с журнала регистрации приходных и расходных кассовых документов. В нем предписывает регистрировать все приходные и расходные кассовые ордера до передачи их в кассу предприятия абзац первый п. 33 Положения № 148. Делать это должен бухгалтер.
РКО, которые оформлены на основании ведомостей на выплату наличности, регистрируют после осуществления выплат, указанных в ведомости
На выбор предприятия Положением № 148 представлены две типовые формы журнала регистрации приходных и расходных кассовых документов — № КО-3 и № КО-3а (см. приложение 4 к указанному Положению). Предприятие вправе самостоятельно выбрать, какую из этих форм оно будет применять.
Журнал по форме № КО-3 или № КО-3а ведут отдельно по приходным и расходным операциям. Причем субъект хозяйствования ведет один журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов, в котором регистрирует приходные и расходные кассовые ордера (см. разъяснение в подкатегории 109.15 БЗ). После окончания журнала заводят новый.
Интересный момент! В приложении 4 к Положению № 148, в котором приведены формы журнала регистрации приходных и расходных кассовых документов, есть примечание следующего содержания: «Типовые формы КО-3, КО-3а ведутся по решению руководителя«. В отмененном ныне Положении № 637 примечание было другим. В частности, оно гласило, что форма № КО-3а ведется по решению руководителя вместо ведения журнала по форме № КО-3.
Означает ли это, что на сегодняшний день журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов можно не вести вовсе? По нашему мнению, нет. Ведь этого требует п. 33 Положения № 148. Тем более, что обычно регистрация в нем происходит автоматически при выписке нового ПКО или РКО с помощью компьютерной техники. Да и при заполнении кассовых ордеров вручную журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов поможет не запутаться с нумерацией.
Кроме того, налоговики в консультациях из подкатегории 109.15 БЗ делают акцент на требовании п. 33 Положения № 148 вести такой журнал, а не на сомнительном примечании в приложении 4 к нему.
Порядок заполнения реквизитов журналов регистрации приходных и расходных кассовых документов типовых форм № КО-3 и № КО-3а приведем в табл. 4.4.
Таблица 4.4. Порядок заполнения журнала регистрации приходных и расходных кассовых документов
| Реквизиты типовых форм № КО-3 и № КО-3а | Порядок заполнения |
| «Найменування підприємства/установи/організації» | Приводят наименование (согласно уставным документам) предприятия, в кассу которого вносится или из кассы которого выдается наличность |
| «Ідентифікаційний код в Єдиному державному реєстрі підприємств та організацій України» | Указывают идентификационный код предприятия согласно Единому государственному реестру предприятий и организаций Украины |
| «№ з/п» | Записывают порядковый номер строки |
| «Приходный документ: дата», «Расходный документ: дата», «Приходный/расходный документ: дата» | Приводят дату приходного или расходного кассового документа, подтверждающего поступление в кассу предприятия или выбытие из нее денежных средств |
| «Прибутковий документ: номер», «Видатковий документ: номер», «Прибутковий/видатковий документ: номер» | Указывают номер* приходного или расходного кассового документа, подтверждающего поступление в кассу предприятия или выбытие из нее денежных средств |
| * Напомним: ранее налоговики утверждали, что кассовые ордера необходимо нумеровать с начала каждого календарного года с номера «1» (см. отмененную консультацию в подкатегории 109.10 БЗ). Однако позже (см. письмо ГФСУ от 25.06.2018 г. № 2825/6/99-99-14-05-01-15/ІПК) они указали, что такую нумерацию можно осуществлять с начала каждого календарного месяца в порядке возрастания с номера «1» и завершать в конце месяца соответствующим номером. По нашему мнению, оба варианта приемлемы (больше — в табл. 4.1 на с. 30). | |
| «Сумма» | Отражают сумму, на которую выписан приходный или расходный кассовый документ |
| «Поступило (израсходовано) денег: на заработную плату, премии, стипендии» | Приводят сумму наличности, поступившей в кассу (выданной из кассы) для осуществления выплат, связанных с оплатой труда, а также премий и стипендий |
| «Поступило (израсходовано) денег: на командировку и другие цели» | Указывают сумму наличности, поступившей в кассу (выданной из кассы) для осуществления командировочных расходов и других расчетов |
| «Примечания» | Приводят краткое описание хозяйственной операции по внесению/выдаче наличности в кассу / из кассы предприятия (например, внесение неизрасходованных подотчетных сумм, получение торговой выручки, выплата заработной платы, сдача торговой выручки в банк, выдача под отчет на хозяйственные нужды и т. п.). Кроме того, в этой графе может быть сделана отметка об аннулировании ПКО или РКО, если по нему в течение дня не была получена (выдана) наличность |
Отметим, что регистрацию кассовых ордеров можно осуществлять с помощью компьютерных средств, которые обеспечивают формирование и распечатку необходимых кассовых документов(абзац второй п. 33 Положения № 148). При этом в документе «Вкладной лист журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров», который формируется и распечатывается за соответствующий день, должно обеспечиваться формирование данных для учета движения средств.
Окончательно прольет свет на заполнение журнала регистрации приходных и расходных кассовых документов следующий пример.
Пример 4.4. В кассе предприятия по состоянию на 13.05.2019 г. остаток средств составил 83890,00 грн., в том числе на выплату заработной платы — 81390,00 грн. За день 13.05.2019 г. в бухгалтерии предприятия оформлены следующие кассовые документы:
— ПКО № 31 на сумму 500,00 грн. — получены в банке денежные средства по чеку АЕ 3185634 для выплаты аванса на командировку работнику предприятия;
— ПКО № 32 на сумму 5600,00 грн. — получена от ФЛП Резник В. И. выручка от реализации продукции;
—ПКО № 33 на сумму 156,20 грн. — возврат в кассу Кириленко Д. Ю. неизрасходованного остатка средств, выданных ему ранее под отчет на хознужды;
—РКО № 24 на сумму 3000,00 грн. — выдан работнику предприятия (Коваленко Д. С.) из кассы аванс на командировку;
—РКО № 25 на сумму 75690,00 грн. — выплачена по ведомости № 9 от 07.05.2019 г. заработная плата за вторую половину апреля 2019 года;
—РКО № 26 на сумму 5700,00 грн. — возвращена в банк сумма депонированной заработной платы;
— РКО № 27 на сумму 5600,00 грн. — сдана в банк выручка от реализации продукции.
Основываясь на этих данных, приведем пример заполнения журнала по форме № КО-3а (см. с. 49). При тех же условиях журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов по форме № КО-3 будет заполнен так, как показано на с. 50.
4.8. Оформляем и заполняем кассовую книгу
Основные правила
Типовая форма кассовой книги № КО-4 приведена в приложении 5 к Положению № 148. В ней отражают все поступления и выдачу наличности в национальной валюте.
Обратите внимание: каждое предприятие, имеющее кассу, ведет одну кассовую книгу для учета операций с наличностью в национальной валюте (без учета касс обособленных подразделений*). На это указывает абзац второй п. 39 Положения № 148.
* О ведении кассовых книг обособленными подразделениями предприятий см. в разделе 8 на с. 84.
Начать ведение кассовой книги нужно с оформления ее титульной страницы. На ней указывают наименование предприятия и его идентификационный код согласно Единому государственному реестру предприятий и организаций Украины.
Затем кассовую книгу прошнуровывают, нумеруют и на обороте последнего листа делают надпись: «В этой книге пронумеровано и прошнуровано __ страниц, опечатано оттиском печати». Количество листов удостоверяет своими подписями руководитель предприятия и главный бухгалтер. Эти подписи могут быть скреплены оттиском печати юридического лица (при ее наличии).
При заполнении кассовой книги учитывайте следующие требования Положения № 148:
1. Записи в кассовой книге кассир осуществляет по операциям получения или выдачи наличности по каждому кассовому ордеру в день ее поступления или выдачи(абзац первый п. 40 Положения № 148).
2. При отсутствии движения наличности в кассе в течение рабочего дня записи в кассовой книге за этот день не осуществляются(абзац первый п. 40 Положения № 148).
3. Записи в кассовой книге кассир осуществляет в двух экземплярах. Первые экземпляры, являющиеся неотрывной частью листа (вкладные листы кассовой книги), остаются в кассовой книге. Вторые экземпляры являются отрывной частью листа кассовой книги — отчетами кассира и являются документами, по которым кассиры отчитываются о движении денег в кассе. При этом если кассовую книгу ведут вручную, заполнение отрывной части осуществляется через копировальную бумагу. Первый и второй экземпляры должны иметь одинаковые номера(абзац шестой п. 39 Положения № 148).
4. Наличные денежные средства, выданные по ведомостям на выплаты, связанные с оплатой труда, отражают в кассовой книге после окончания сроков этих выплат(абзац второй п. 40 Положения № 148). То есть в общем случае — по истечении 5 рабочих дней, включая день получения наличности в учреждении банка. До этого в конце дня по строке «в том числе на зарплату» указывают сумму по ведомостям на выплату наличности, не списанную в расходы кассы.
Записи кассовых операций начинают на лицевой стороне неотрывной части листа по строке «Залишок на початок дня». При этом сначала лист сгибают по линии отреза, подкладывая отрывную часть листа под часть, которая остается в книге. После заполнения лицевой стороны неотрывной части листа кассовой книги отрывную часть накладывают на лицевую сторону неотрывной части и продолжают записи по горизонтальной линовке обратной стороны неотрывной части листа. Бланк отчета кассира до конца рабочего дня не отрывается.
Имейте в виду: остаток наличных денежных средств в кассе предприятия на начало рабочего дня (данные по строке книги «Залишок на початок дня») должен быть равен остатку наличности на конец предыдущего дня (данные по строке книги «Залишок на кінець дня» за предыдущий день).
Если данные приходных и расходных кассовых ордеров, выписанных в течение дня, не помещаются на одном листе, заполняют следующий лист кассовой книги.
Контроль за правильным ведением кассовой книги осуществляет главный бухгалтер (другое лицо, уполномоченное руководителем предприятия)
Ежедневно в конце рабочего дня кассир выполняет следующие операции(абзац второй п. 40 Положения № 148):
— подводит в кассовой книге итог операций по оприходованию и выдаче наличности за день;
— выводит остаток наличности в кассе на конец дня (и соответственно на начало следующего дня);
— передает в бухгалтерию отчет кассира — отрывной лист (или несколько отрывных листов) кассовой книги с приходными и расходными кассовыми ордерами, на основании которых в течение дня принимали и выдавали денежные средства. В подтверждение факта принятия отчета кассира и прилагаемых к нему документов (их количество в кассовой книге указывается прописью), бухгалтер ставит свою подпись во вкладном листе кассовой книги.
Кассовую книгу открывают на один календарный год.
Может так случиться, что по окончании календарного года в кассовой книге остались незаполненные страницы. Как с ними быть? Положение № 148 ответа на этот вопрос не дает. Однако налоговики в разъяснении из подкатегории 109.15 БЗ рекомендовали в таком случае на незаполненных страницах проставлять прочерки или на следующей странице после последней записи ставить дату окончания книги, которая заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия. И хотя сейчас это разъяснение переведено в состав недействующих, думаем, до тех пор, пока налоговики не выскажут иного мнения, можно и дальше руководствоваться упомянутыми рекомендациями.
Если кассовая книга закончилась посреди года или изменилась ее форма, следует завести новую. При этом нумерация страниц в ней должна начинаться с номера «1». А вот приходные и расходные кассовые ордера продолжайте нумеровать сплошным порядком (см. с. 30 и 33).
Кассовая книга в электронной форме
При условии обеспечения надлежащего хранения кассовых документов предприятия могут вести кассовую книгу в электронной форме с помощью компьютерных средств(п. 41 Положения № 148). Немного расскажем о нюансах ведения такой книги.
Прежде всего отметим, что части листа электронной кассовой книги («Вкладной лист кассовой книги» и «Отчет кассира») по форме и содержанию должны полностью воспроизводить типовую форму № КО-4, приведенную в приложении 5 к Положению № 148. При этом программное обеспечение, с помощью которого ведется кассовая книга, должно предоставлять возможности визуального отображения и распечатки каждой из двух частей листа кассовой книги (вкладного листа и отчета кассира).
Как и при заполнении книги вручную, записи в электронной кассовой книге осуществляют путем ввода данных из первичных кассовых документов. Записи в кассовой книге должны осуществляться до начала следующего рабочего дня (т. е. с остатками на конец предыдущего дня). Страницы кассовой книги должны нумероваться автоматически нарастающим итогом с начала года.
При составлении электронного документа кассовой книги распечатываются вкладной лист кассовой книги и отчет кассира
В случае распечатки вкладного листа кассовой книги в конце месяца должно автоматически распечатываться общее количество листов кассовой книги за этот месяц, а в случае распечатки в конце года — их общее количество за год.
После распечатки вкладного листа кассовой книги и отчета кассира кассир должен проверить правильность составления этих документов, подписать их и передать отчет кассира вместе с соответствующими приходными и расходными кассовыми документами в бухгалтерию под подпись во вкладном листе кассовой книги.
В течение года вкладной лист кассовой книги хранится кассиром отдельно за каждый месяц. По окончании календарного года (или по необходимости) вкладные листы кассовой книги формируются в подшивки в хронологическом порядке. Общее количество листов за год заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия, а подшивки формируются в книгу.
По окончании календарного года кассовая книга на электронных носителях должна быть передана для хранения в течение сроков, установленных законодательством. Напомним: согласно Перечню № 578 срок хранения кассовых книг, как и других кассовых документов, составляет 3 года (при условии завершения проверки государственными фискальными органами по вопросам соблюдения налогового законодательства).
На основании данных, указанных в примере 4.4 (см. с. 48), приведем пример заполнения кассовой книги на с. 53.
4.9. Книга учета выданной и принятой старшим кассиром наличности
Типовая форма книги учета выданной и принятой старшим кассиром наличности № КО-5 приведена в приложении 6 к Положению № 148. Без нее вам не обойтись, если на предприятии есть сразу несколько кассиров.
Если же на предприятии только один кассир, то в общем случае учет принятой и выданной наличности ведут в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов и в кассовой книге без применения книги по форме № КО-5 (см. письмо НБУ от 05.03.2012 г. № 25-310/528-2500).
Как работать с книгой учета выданной и принятой старшим кассиром наличности, расскажем далее.
Старший кассир перед началом рабочего дня выдает другим кассирам авансом необходимую для расходных операций сумму наличности под подпись в книге учета выданной и принятой старшим кассиром наличности(абзац первый п. 43 Положения № 148).
В свою очередь, кассиры в конце рабочего дня обязаны сдать остаток наличности и кассовые документы по проведенным операциям старшему кассиру под подпись в книге по форме № КО-5.
Книгу учета выданной и принятой старшим кассиром наличности применяют также для учета средств, выданных из кассы предприятия доверенному лицу, выплачивающему заработную плату в течение установленного срока, и возврата им имеющейся наличности и кассовых документов. Причем даже в том случае, если на предприятии только один кассир. На это в период действия Положения № 637 указывали налоговики в консультации из подкатегории 109.15 БЗ (утратила силу с 05.01.2018 г.).
С порядком заполнения реквизитов книги учета выданной и принятой старшим кассиром наличности вы можете ознакомиться в табл. 4.5 на с. 54.
Таблица 4.5. Порядок заполнения типовой формы № КО-5
| Реквизиты книги учета выданной и принятой старшим кассиром наличности | Порядок заполнения |
| «найменування підприємства/установи/організації» | Указывают наименование предприятия согласно уставным документам |
| «Ідентифікаційний код в Єдиному державному реєстрі підприємств та організацій України» | Приводят идентификационный код предприятия согласно Единому государственному реестру предприятий и организаций Украины |
| «фамилия, имя, отчество старшего кассира» | Указывают фамилию, имя и отчество старшего кассира, который ведет книгу учета выданной и принятой старшим кассиром наличности |
| «№ з/п» | Вписывают порядковый номер строки |
| «Дата» | Отражают дату проведения операций |
| «Видано кассиру (сумма цифрами и словами)» | Приводят сумму денежных средств, выданных кассиру старшим кассиром для проведения операций по выдаче наличности в течение дня. Сумму указывают одновременно цифрами и словами |
| «Фамилия, имя, отчество кассира» | Указывают фамилию, имя и отчество кассира, которому выданы денежные средства для проведения операций по выдаче наличности |
| «Подпись кассира о получении наличности» | Кассир ставит свою подпись, удостоверяющую получение им денежных средств от старшего кассира |
| «Сдано кассиром старшему кассиру» | |
| «наличными» | Приводят сумму денежных средств, которую кассир в конце рабочего дня сдает старшему кассиру |
| «в том числе полученной по приходным операциям» | Отражают сумму денежных средств, поступивших в кассу предприятия по приходным кассовым документам, которую кассир в конце рабочего дня сдает старшему кассиру (в том числе из графы «наличными») |
| «по оплаченным документам» | Указывают сумму денежных средств, выданных в течение дня кассиром по РКО и ведомостям на выплату наличности |
| «разом (сума цифрами и словами)» | Приводят общую сумму сданной старшему кассиру наличности (гр. 6) и денежных средств, выданных кассиром в течение дня согласно РКО и ведомостям на выплату наличности (гр. 8) |
| «Подпись старшего кассира о получении наличности и оплаченных документов» | Старший кассир ставит свою подпись в подтверждение факта получения денежных средств и кассовых документов |
Не можем оставить вас и без примера заполнения книги учета выданной и принятой старшим кассиром наличности. Предлагаем вам ознакомиться с ним на с. 55.
4.10 Исправления в кассовых документах и учетных регистрах
Заполняя кассовые документы и учетные регистры, конечно, можно ошибиться. Но страшного в этом ничего нет, ведь ситуацию можно исправить. Как — расскажем далее.
Начнем с кассовых документов. Здесь вообще все просто. Дело в том, что вносить исправления в кассовые ордера и ведомости на выплату наличности запрещено(абзац четвертый п. 32 Положения № 148). А значит, единственный способ исправить ошибку — составить новый, правильно оформленный документ.
А вот в отношении кассовых учетных регистров законодатель не так строг. Хотя в абзаце седьмом п. 39 Положения № 148 и сказано, что исправления в кассовой книге не допускаются, в случае необходимости корректировку неправильной записи сделать все-таки можно. При этом Положение № 148 требует, чтобы все исправления были заверены подписями кассира и главного бухгалтера или лица, которое его замещает.
А вот корректировки в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (формы № КО-3 и № КО-3а) и в книге учета выданной и принятой старшим кассиром наличности (форма № КО-5) вообще ничем не запрещены. Так что исправлять ошибки в таких документах вполне допустимо.
Однако никаких особых правил таких исправлений Положение № 148 не прописывает. А значит, при внесении корректировок в кассовые учетные регистры придется придерживаться общих правил внесения исправлений, предусмотренных п. 4.2 Положения № 88.
Так, ошибки в документах, созданных в бумажной форме, могут быть исправлены следующими способами:
— «красного сторно»;
— дополнительных бухгалтерских проводок;
— корректурным. Этот способ предусматривает зачеркивание неправильного текста или цифр и проставление над ними правильного текста/цифр. При этом зачеркивание делают одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное. Далее делают надпись «исправлено» и проставляют дату исправления. Затем надпись своими подписями удостоверяют лица, подписавшие этот документ.
Причем в журналах и книгах учета кассовых операций обычно используют корректурный способ исправления.
А что если учетный регистр составлен в электронной форме?
Здесь, к сожалению, есть законодательная «дыра». Дело в том, что п. 4.6 Положения № 88 велит осуществлять исправление ошибок в документах и регистрах, созданных в форме электронного документа, в соответствии с законодательством.
Вместе с тем, как отметил Минфин в письме от 14.01.2011 г. № 31-34020-07-27/23-8665/89, процедура исправления ошибок в электронных документах законодательно не определена. Поэтому специалисты упомянутого ведомства рекомендуют применять тот же порядок, который предусмотрен Положением № 88 для исправления ошибок в документах на бумажных носителях.
Учтите: какой бы учетный регистр и в какой бы форме ни исправлялся, исправление ошибки всегда должно сопровождаться составлением бухгалтерской справки. В ней ответственный работник (кассир, ответственный за ведение кассовой книги, или бухгалтер, осуществляющий записи в учетном регистре) описывает содержание ошибки и причину ее возникновения.
Выводы
- Выписку и оформление кассовых документов в общем случае осуществляет бухгалтер, ответственный за учет кассовых операций и работу с кассовыми документами.
- В РКО, которые оформляются на общую сумму проведенных предприятием кассовых операций, реквизиты «Одержав», «Дата», «Підпис одержувача» и данные документа, удостоверяющего личность получателя, не заполняются.
- Если работник предприятия — получатель денежных средств при выплате дохода присутствовать не может, выплатить наличность из кассы можно его доверенному лицу на основании доверенности.
- Все приходные и расходные кассовые ордера бухгалтер должен зарегистрировать в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов.
- При отсутствии движения наличности в кассе в течение рабочего дня записи в кассовой книге за этот день не осуществляются.
- Исправления в кассовых ордерах и ведомостях на выплату наличности запрещены.