Навіщо потрібні посадові інструкції?
Багато роботодавців не надають належного значення таким документам, як посадова інструкція (ПІ). Це часто пояснюється відсутністю чітких законодавчих вимог щодо їх обов’язковості. Кодекс законів про працю (КЗпП) не містить прямих вказівок щодо обов’язковості посадової інструкції на підприємстві. Розглянемо, що таке посадова інструкція, як вона застосовується на практиці та чому вона є важливою.
Що таке посадова інструкція?
Хоча КЗпП не дає визначення посадової інструкції, цей документ є важливим організаційно-розпорядчим інструментом на підприємствах, в установах та організаціях. Згідно з «Збірником уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів», посадова інструкція визначає завдання, обов’язки, права та відповідальність працівників на конкретній посаді.
Існують також затверджені типові форми посадових інструкцій, які можуть застосовуватися для державних службовців категорій «Б» і «В», відповідно до наказу Національного агентства України з питань державної служби від 11.09.2019 р. № 172-19.
Чи обов’язкова посадова інструкція для ФОП та малого бізнесу?
Вимоги щодо обов’язковості посадових інструкцій для різних типів підприємств не прописані в КЗпП. Проте, підзаконні нормативні акти, такі як наказ Міністерства праці та соціальної політики № 336 від 29.12.2004 р., встановлюють обов’язок роботодавців складати посадові інструкції для працівників усіх посад, зазначених у штатному розкладі. Цей документ також визначає вимоги до змісту, складання та оформлення ПІ.
Згідно з листом Міністерства соціальної політики від 03.10.2005 р. № 36-508, керівник підприємства зобов’язаний забезпечити розробку та затвердження ПІ, виходячи з особливостей штатного розкладу та кваліфікаційних характеристик відповідних посад. Хоча листи Міністерства мають лише інформаційно-роз’яснювальний характер, вони іноді використовуються судами як додаткове підтвердження обов’язковості ПІ.
Навіщо потрібні посадові інструкції роботодавцю та працівнику?
Посадові інструкції є важливим інструментом для чіткої організації праці. Вони допомагають детально описати трудові обов’язки працівника, що важливо для підбору кадрів, управління персоналом та захисту інтересів як роботодавця, так і працівника.
- Деталізація трудових обов’язків: ПІ дозволяє детально розібратися з функціоналом працівника, що полегшує процес найму та управління.
- Юридичний захист: ПІ є доказом наявності певних обов’язків, які може бути підставою для звільнення працівника у разі їх невиконання. У випадку судових розглядів ПІ може стати важливим доказом, як це підтверджує постанова Верховного Суду від 10.12.2019 р. у справі № 643/7954/17.
- Забезпечення дотримання трудового законодавства: Наявність ПІ полегшує виконання вимог статті 29 КЗпП щодо ознайомлення працівників з їхніми правами та обов’язками до початку роботи. Відсутність ПІ може стати підставою для адміністративної відповідальності роботодавця за порушення трудового законодавства.
Ризики для роботодавця при відсутності посадової інструкції
Відсутність ПІ може призвести до юридичних наслідків для роботодавця. Державна служба України з питань праці (Держпраці) може розцінювати відсутність ПІ як порушення трудового законодавства, що може спричинити штрафи. Наприклад, у справі № 598/1751/18 керівника підприємства було оштрафовано за відсутність посадових інструкцій для деяких працівників.
Як розробляються посадові інструкції?
Посадові інструкції зазвичай розробляються безпосереднім керівником працівника або відповідальними працівниками кадрових/юридичних відділів. Їх оформлення має відповідати вимогам «Довідників кваліфікаційних характеристик професій працівників», з урахуванням особливостей підприємства. Зміни в ПІ можливі лише за згодою працівника та наказом керівника.
Посадові інструкції є важливим документом для організації трудового процесу на підприємстві. Вони допомагають встановити чіткі правила та обов’язки для працівників, що сприяє ефективній роботі та мінімізує ризики для роботодавця. Належне оформлення та регулярне оновлення ПІ забезпечують відповідність вимогам законодавства та сприяють створенню прозорих умов праці.
