Неповний робочий час: як визначити графік роботи й оплачувати працю?

Організація робочого часу та визначення оплати за неповний робочий день – це тема, яка залишається актуальною протягом багатьох років. Неповний робочий час може бути встановлений як за бажанням працівників, так і рішенням роботодавця. Однак питання, щодо встановлення графіка роботи та оплати праці для таких працівників, завжди викликає дискусії у сфері бухгалтерського обліку та оподаткування.

Основним питанням у таких обговореннях є необхідність існування чіткого графіка роботи для працівників з неповним робочим часом. Однак, з правової точки зору, роботодавці мають право встановлювати умови праці, включаючи оплату праці, у своїх внутрішніх документах, особливо якщо це не регулюється законодавством.

При укладанні трудового договору, який може бути як у письмовій, так і у формі заяви працівника, роботодавець повинен узгодити умови оплати праці, порядок та строки виплати заробітної плати. Такі відомості повинні бути детально викладені у трудовому контракті, включаючи можливі відрахування, передбачені законодавством.

Що ж розуміється під «умовами праці»?

Означення терміну “умови праці” можна з’ясувати за допомогою частини 3 статті 32 Кодексу законів про працю, яка визначає основні умови праці та попереджає, що будь-які їх зміни повинні бути повідомлені працівникам не пізніше, ніж за два місяці до їх запровадження.

Серед цих умов варто виділити: системи та розміри оплати праці, пільги, режим роботи, встановлення або скасування неповного робочого часу, суміщення посад, зміну розрядів і найменування посад.

Отже, ці умови праці повинні бути встановлені при прийнятті на роботу, тобто визначені трудовим договором. Оскільки працівники з неповною зайнятістю працюють за іншим режимом, ніж встановлено в Правилах внутрішнього трудового розпорядку (ПВТР), їм встановлюється індивідуальний графік роботи.

Як визначити режим роботи та умови праці в наказі про прийняття на роботу за умовами неповного робочого часу?

У першому випадку, при складанні наказу про прийняття на роботу, важливо вказати назву посади (професії), на яку приймається працівник, і, якщо це потрібно, його категорію (тарифний розряд). Також потрібно врахувати назву структурного підрозділу, де працюватиме працівник, що стає обов’язковим з впровадженням електронного обліку трудової діяльності.

У другому пункті наказу про прийняття працівника на роботу визначається варіант неповного робочого часу: неповний робочий день, неповний робочий тиждень або їх комбінація.

Третій аспект полягає в тому, що неповна зайнятість передбачає роботу працівника менше, ніж 40 годин на тиждень. Таким чином, у наказі про прийняття на роботу з неповним робочим часом обов’язково вказується кількість годин, які працівник буде працювати на тиждень, наприклад, 24 години. Це дозволяє визначити його зайнятість як відношення фактично відпрацьованих годин до 40-годинного стандартного робочого тижня.

Четверте. У наказі про прийняття на роботу регулюється індивідуальний графік праці. Це означає, що працівник і роботодавець узгоджують, коли конкретна особа повинна бути присутня на роботі та виконувати свої обов’язки згідно з умовами трудового договору, а також коли передбачені перерви (чи чи буде працювати без них).

Графіки роботи є індивідуальними, тому їх може бути безліч різних варіантів:

• Щодня з понеділка по п’ятницю по 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7 годин, з указанням початку і закінчення роботи та перерви (зазвичай встановлюється, коли робота триває понад 4 години).
• Різні дні з різною тривалістю: у понеділок і середу – по 6 годин, у середу – 8 годин, у четвер і п’ятницю – по 4 години, загалом на тиждень – 28 годин.
• Різна тривалість робочого дня і не щодня: понеділок і середа – по 8 годин, вівторок і четвер – по 4 години, загалом 24 години на тиждень.
• Кілька днів на тиждень по 8 годин: понеділок або понеділок і вівторок або з понеділка по середу.

Неможливо не встановлювати індивідуальний графік роботи для працівника з неповним робочим часом, оскільки це обумовлюється трудовим договором.

Проте можливість укладення договорів з нефіксованим робочим часом може стати реальністю завдяки законопроекту від 25.02.2021 № 5161.

П’яте. У наказі про прийняття на роботу необхідно визначити умови оплати праці, такі як оклад, постійні доплати та надбавки (у разі наявності).

Шосте. Також важливо вказати, якщо це робота в особливих умовах праці, наприклад, у шкідливих чи важких умовах, при наявності особливих умов або при роз’їзному характері роботи.

Сьоме. До того ж, варто уточнити умову про оплату “за фактично відпрацьований” час, оскільки в наказі може бути вказаний повний оклад, а працівник фактично буде працювати з неповною зайнятістю.

Наприклад, формулювання у наказі про прийняття на роботу на умовах неповного робочого часу може мати такий вигляд:

“Прийняти на роботу з 25.10.2021 року БЕРЕЗУ Ірину Миронівну на посаду економіста із збуту відділу збуту на умовах неповного робочого часу: тривалість робочого тижня – 20 годин, щоденна тривалість робочого дня – 4 години, режим роботи з 10:00 до 14:00 (без перерви), з посадовим окладом у розмірі 10 000 гривень та оплатою за фактично відпрацьований час”.

Інспектори Держпраці здійснюють перевірку належного оформлення роботи з неповним робочим часом. Вони вважають порушенням законодавства про працю випадки, коли наказ не визначає індивідуальний графік роботи, а замість цього зазначено 0,5 ставки.

Зауважимо, що минулого року одне з територіальних управлінь Держпраці на своєму веб-сайті розмістило інформацію про п’ять нюансів застосування неповного робочого часу.

Як правильно складати табель робочого часу для працівників з неповним робочим часом?

Підприємство може користуватися позначками, що передбачені у типовій формі № П-5, затвердженій наказом Держкомстату від 05.12.2008 року № 489. Для уникнення недорозумінь рекомендується затвердити власне Положення про табельний облік, де визначити процедуру табелювання працівників, включаючи тих, хто працює з неповним робочим часом. Також можна вводити додаткові позначки за потреби.

У стандартному варіанті роботу за умовами неповного робочого часу позначають як “РС” разом із кількістю робочих годин. У випадку, якщо неповний робочий час встановлений за ініціативою роботодавця, дні, коли працівник не працював, позначаються як “НД”.

Слід зауважити, що для працівників з неповною зайнятістю не встановлюється індивідуальна місячна норма робочого часу.

Як оплачувати роботу з неповним робочим часом?

Це питання вже давно є предметом жвавої дискусії. У листі від 03.02.2020 року № 765/3.1/3.1-20 Держпраці наголошує, що роботодавець має право обрати порядок оплати праці при неповній зайнятості у колдоговорі чи локальному акті.

Перший варіант: облік робочого часу в годинах та оплата за фактично відпрацьований час. Для цього потрібно встановити механізм розрахунку заробітної плати за фактично відпрацьовані години.

Другий варіант: облік робочого часу у днях та оплата за робочі дні. Тут також потрібно визначити механізм розрахунку зарплати за відпрацьовані дні.

Варто зауважити, що оплата за робочі дні можлива, якщо працівник трудиться однакову кількість годин щодня. У разі різної тривалості робочого дня краще оплачувати фактично відпрацьовані години.

Тож оберіть відповідний варіант угоди і врегулюйте це питання у вашому колдоговорі чи локальному акті.