Розглядаючи питання нумерації наказів у новому році, важливо ретельно дотримуватися встановлених процедур та правил, щоб забезпечити належний облік документації в організації.
По-перше, організації формують справи за календарним роком згідно з Переліком типових документів, в яких зберігаються оригінали наказів та підписи керівників.
Накази реєструються в окремих реєстраційних формах. В організації мають бути наявні не лише чотири справи з наказами, а й чотири журнали реєстрації:
- Журнал реєстрації наказів з основної діяльності;
- Журнал реєстрації наказів з адміністративно-господарських питань;
- Журнал реєстрації наказів з кадрових питань тривалого строку зберігання;
- Журнал реєстрації наказів з кадрових питань тимчасового строку зберігання.
Після цього, кожен наказ реєструється в спеціальних реєстраційних формах та відображається в журналах реєстрації. У цих журналах фіксуються всі важливі дані про кожний наказ, що дозволяє забезпечити зручний та систематизований облік.
Необхідно також пам’ятати, що наприкінці року проводиться підсумковий запис у журналах, а у разі достатньої кількості вільного місця можна продовжити реєстрацію наказів у тому ж журналі наступного року. Проте, важливо розпочинати нумерацію наказів у новому році з № 1.
З цими процедурами, керуючись відповідально, забезпечується належний облік та організація документообігу в організації, що є важливим аспектом її функціонування.
