Одним з ключових аспектів бухгалтерської роботи є оплата праці, оскільки вона потребує уважного та детального розрахунку. Нараховані суми оплати потрібно пояснювати не лише керівництву, але й всім працівникам. Розглянемо, де бухгалтерія отримує дані для нарахування зарплати та які документи та рахунки використовуються для обліку оплати праці.
Один з документів, який використовується для обліку робочого часу, це табель обліку робочого часу. При погодинній системі оплати праці оплата здійснюється за фактично відпрацьований час, який фіксується у табелі обліку робочого часу.
Табель може бути складений у формі електронного або паперового документу. Зазвичай використовується типова форма № П-5, яка була затверджена наказом Держкомстату від 05.12.2008 р. № 489 (далі – Наказ № 489).
Табель обліку робочого часу складають працівники кадрової служби або табельники (у великих підприємствах). Однак, часто ведення табелю покладають на керівників структурних підрозділів. Відповідальні особи передають заповнений табель до бухгалтерії для нарахування зарплати.
Табель містить дані для нарахування зарплати у табличній частині, яка включає інформацію про відпрацьовані години щодня або відсутність на роботі, а також використовує умовні позначення (коди) для відповідних днів місяця (надурочні години, нічні години, вихідні та святкові дні, відпустка, тимчасова непрацездатність, прогули, простої тощо).
Складові зарплати
Зарплата працівника, яка обчислюється на основі відпрацьованого робочого часу, відображеного в табелі, та тарифних ставок (посадових окладів) згідно з штатним розписом, передусім складає фонд основної зарплати. Проте працівник може отримувати й інші компоненти зарплати, які належать до фонду додаткової зарплати або інших заохочувальних та компенсаційних виплат.
Ці платежі проводяться працівникам відповідно до укладених на підприємстві угод, Положення про оплату праці та інших внутрішніх документів щодо оплати праці на підприємстві та вимог законодавства про працю, які регулюють виплати працівникам.
При цьому враховуються Інструкція зі статистики зарплати, затверджена наказом Держкомстату України від 13.01.2004 р. № 5, в якій наведені всі складові фонду оплати праці та виплати, які до них належать.
Розрахунково-платіжна відомість
Усі нараховані складові зарплати працівника окремо відображаються у розрахунковій або розрахунково-платіжній відомості.
Зазвичай для внесення даних про нараховані та утримані платежі працівникам використовують типові форми первинної облікової документації підприємств (установ, організацій) № П-6 “Розрахунково-платіжна відомість працівника” та № П-7 “Розрахунково-платіжна відомість (зведена)”, затверджені Наказом № 489.
У лівій частині табличної форми розрахунково-платіжної відомості зазначені складові оплати праці та їх суми, а у правій частині відображені утримання, передбачені законодавством, зі зарплати.
Субрахунки для обліку оплати праці
Інформація про нарахування зарплати працівників відображається на субрахунку 66 “Розрахунки за виплатами працівникам” на рахунку.
- Субрахунок 661 “Розрахунки за заробітною платою” відображає нараховану працівникам основну та додаткову зарплату, премії та інші виплати, які підприємство зобов’язане нарахувати працівникам. За дебетом цього субрахунку реєструються виплати, а також утримання, такі як ПДФО, військовий збір, суми аліментів та інші утримання з виплат працівникам.
- Субрахунок 662 “Розрахунки з депонентами” використовується для відображення заборгованості підприємства з виплат працівникам у випадку, коли готівка отримана для виплати через касу підприємства, але працівники не отримали її в установлений строк.
- Субрахунок 663 “Розрахунки за іншими виплатами” використовується для обліку інших виплат, які не включаються до фонду оплати праці, наприклад, допомога по частковому безробіттю або допомога по тимчасовій непрацездатності.
Нарахована зарплата вважається витратою підприємства (згідно з пунктом 23 НП(С)БО 16 “Витрати”). Витрати на оплату праці відображаються на витратних субрахунках бухгалтерського обліку. Для цього використовуються рахунки класу 9 для відображення витрат на оплату праці, включаючи виробничі, адміністративні та збутові витрати. Також можуть застосовуватися рахунок 23 “Виробництво”. Вибір рахунків залежить від категорії працівників, яким нараховано зарплату.
Утримання податків із зарплати
Утримання податків із зарплати відображаються за дебетом субрахунку 661 “Розрахунки за заробітною платою” та кредитом наступних субрахунків:
- 641 “Розрахунки за податками”, якщо заробітна плата підлягає утриманню ПДФО;
- 642 “Розрахунки за обов’язковими платежами”, якщо заробітна плата підлягає утриманню військового збору.
Оскільки суму єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування (ЄСВ) нараховують на зарплату, а не утримують з неї, то нарахування ЄСВ відображається за кредитом субрахунку 651 “За розрахунками із загальнообов’язкового державного соціального страхування”. Одночасно нараховану суму ЄСВ відображають за дебетом витратних субрахунків (ті самі, на яких відображена заробітна плата, на яку нараховується ЄСВ).
Документи для виплати зарплати
Зарплату працівникам виплачують готівкою за допомогою видаткових касових ордерів або видаткових відомостей відповідно до Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого постановою Правління Національного банку України. Ці документи підписують керівник і головний бухгалтер або особа, уповноважена керівником.
Якщо зарплату перераховують на банківські рахунки працівників, то відкривається зарплатний проект в обслуговуючому банку. Після цього банку надсилають платіжне доручення та відомість з розподілом сум зарплати на карткові рахунки працівників.
І не забувайте, що згідно зі статтею 110 Кодексу законів про працю України та статтею 30 Закону України “Про оплату праці”, роботодавець зобов’язаний повідомляти працівника про наступні деталі при кожній виплаті заробітної плати:
а) загальну суму заробітної плати з розшифруванням за видами виплат;
б) розміри і підстави для утримань та утримання зарплати;
в) суму заробітної плати, яка підлягає виплаті.
Зазвичай працівник отримує розрахунковий лист у паперовому форматі або (за його згодою) отримує його в електронному вигляді.
Звітність з оплати праці
Суми нарахованої заробітної плати за звітний період включаються до наступних звітних документів:
- Податковий розрахунок суми доходу, нарахованого (сплаченого) на користь фізичних осіб, та сум утриманого з них податку, а також суми нарахованого єдиного внеску, згідно з наказом Міністерства фінансів України від 13.01.2015 року № 4. Цей звіт подається квартально протягом 40 календарних днів після закінчення звітного кварталу.
- Статистична звітність:
- форма № 1-ПВ (щомісячна) “Звіт з праці”, яка подається не пізніше 7-го числа наступного місяця після звітного періоду;
- форма № 1-ПВ (щоквартальна) “Звіт з праці”, яка подається не пізніше 7-го числа наступного місяця після звітного періоду;
- форма № 3-борг (щомісячна) “Звіт про заборгованість з оплати праці”, яка подається не пізніше 7-го числа кожного місяця.
