Зміна назви (найменування) юридичної особи потребує виконання цілої низки юридичних процедур, які також впливають на кадрову документацію. Перш за все необхідно з’ясувати причини перейменування підприємства. Якщо це пов’язано з реорганізацією, це окремий складний процес. Якщо ж це просто зміна назви підприємства, на перший погляд, такий процес може здатися простішим.
Юридичні питання перейменування
Оскільки ця стаття стосується саме оформлення кадрових документів при перейменуванні юридичної особи, ми не будемо детально розглядати всі юридичні аспекти. Зупинимося лише на основних етапах оформлення.
Чіткого визначення того, що розуміється під перейменуванням юридичної особи в законодавстві, немає. Це може бути лише зміна назви, наприклад, з ТОВ “Сонечко” на ТОВ “Сонячний”. Або це може бути зміна організаційно-правової форми, наприклад, з ТОВ “Сонечко” на ТДВ “Сонечко”. Як і коли ЗАТ ставали ПрАТ. За думкою автора, це все стосується перейменування юридичної особи.
“Зміна назви юридичної особи проявляється у зовнішній літеральній корекції”, – так зазначено в постанові Верховного Суду від 25.03.2019 р. у справі № 191/81/17. Зміна назви юридичної особи відноситься до змін у статутних документах. Тобто нову назву має схвалити вищий орган підприємства і відобразити у статуті в новій редакції. Як і будь-які інші зміни у статутних документах, зміна назви підлягає державній реєстрації.
Оскільки найменування підприємства зазначено в його засновницьких документах, змінити його може вищий орган управління, зокрема загальні збори учасників або акціонерів. На зборах приймається рішення про зміну назви підприємства та про внесення відповідних змін до статуту, яке оформлюється протоколом. Після цього необхідно зареєструвати оновлене найменування в Єдиному державному реєстрі юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань (далі – ЄДР).
Технічний адміністратор ЄДР в день проведення реєстраційної дії забезпечує передачу до інформаційних систем, згідно зі ст. 13 Закону від 15.05.03 р. № 755-IV “Про державну реєстрацію юридичних осіб, фізичних осіб – підприємців та громадських формувань”. Державний реєстратор також передає відомості до інших органів, таких як органи статистики, пенсійний фонд, органи ліцензування, податкова служба та інші центральні органи виконавчої влади. Щодо фондів соціального страхування, немає вказівок у Законі №755 про конкретний орган, але з 2011 року існує єдиний реєстр страхувальників, керівником якого є Державна податкова служба. Тому відомості, які надсилаються реєстратором до ДПС, автоматично включаються до інформації, що надсилається органам соціального страхування. Таким чином, окремо повідомляти ці органи про зміну назви не потрібно.
Але існують два винятки.
Перший виняток стосується Фонду соціального захисту осіб з інвалідністю. Роботодавець, якому змінилося найменування чи місцезнаходження юридичної особи, має подати заяву та копію довідки протягом 10 робочих днів після державної реєстрації змін до установчих документів юридичної особи (згідно з постановою КМУ від 31.01.07 р. № 70). Роботодавці з відокремленими підрозділами повинні разом із заявою та копією довідки подати (надіслати) відомості про такі підрозділи за формою, затвердженою Мінсоцполітики. Дата реєстрації змін роботодавця у відділенні Фонду захисту інвалідів вважатиметься датою подання документів (заяви та виписки), а в разі надсилання їх поштою – дата на поштовому штемпелі.
Важливо відзначити, що Фонд соціального захисту осіб з інвалідністю – це лише один із небагатьох не диджиталізованих організацій, і всі відомості до нього подаються безпосередньо чи надсилаються рекомендованим листом.
Другий виняток – якщо роботодавець отримав дозвіл на працевлаштування іноземців, то згідно зі ст. 425 Закону від 05.07.12 р. № 5067-VI “Про зайнятість населення” він зобов’язаний повідомити центр зайнятості про зміну назви юридичної особи. Для внесення змін до дозволу роботодавець подає заяву за формою, визначеною в додатку 3 до постанови КМУ від 15.11.17 р. № 858, не пізніш як за 30 днів після перейменування. Підтвердження зміни найменування юрособи-роботодавця територіальний орган, що реалізує державну політику у сфері зайнятості населення, отримує самостійно з ЄДР.
Наступним кроком буде розгляд основних моментів, що стосуються перейменування юридичної особи.
Кадрові аспекти при перейменуванні
При рішенні про перейменування підприємства керівник видає відповідний наказ, на підставі якого кадрова служба вносить зміни до наступних документів:
- правил внутрішнього трудового розпорядку (ПВТР);
- посадових (робочих) інструкцій працівників; штатного розпису;
- графіка відпусток; колективного договору; особових карток працівників та особових справ (за наявності);
- письмових трудових договорів; Книги руху трудових книжок та вкладишів до них (книга руху);
- журналів реєстрацій (якщо вони ведуться). Для зазначених документів зміни вносяться шляхом закреслення старої назви і додавання нової. Відзначимо, що для цих документів не передбачено особливих процедур.
Колективний договір залишає свою чинність навіть після зміни назви або структури роботодавця, який його уклав (згідно зі ст. 9 Закону “Про колективні договори”).
Щодо контрагентів, раніше Цивільний кодекс передбачав повідомлення про зміну назви юридичної особи, проте ця норма була вилучена з 01.01.16 р. Проте, для уникнення непорозумінь, рекомендується надіслати повідомлення контрагентам.
Стосовно трудових договорів та інших документів, пов’язаних з кадровим діловодством, прямої вказівки в законодавстві немає. Однак рекомендується укласти додаткову угоду для підтвердження змін.
Щодо фіксації змін у трудових книжках (якщо вони ще ведуться у паперовому вигляді), у графі 3 розділу “Відомості про роботу” робиться запис про перейменування підприємства, а у графі 4 – зазначається підстава та номер наказу про перейменування.
Важливо: Зміна назви підприємства не потребує процедури переведення працівників.