Основні помилки при підсумованому обліку робочого часу: як їх уникнути?

Підсумований облік робочого часу – це специфічний режим, що потребує ретельного дотримання законодавчих норм та правильного складання графіків. Розглянемо основні помилки, яких допускаються роботодавці, та способи їх уникнення.

Помилка 1: Відсутність погодження підсумованого обліку

Проблема: Підсумований облік робочого часу вводиться на підставі наказу керівника без погодження з профспілкою або представниками трудового колективу.

Наслідки: Порушення п. 4 ч. 1 ст. 247 КЗпП, що вимагає обов’язкового погодження з профспілкою або, за її відсутності, з представниками трудового колективу.

Рішення: Погодити умови запровадження підсумованого обліку робочого часу з профспілкою або представниками трудового колективу. Також необхідно погоджувати графіки змінності до їх затвердження та ознайомлення працівників.

Помилка 2: Неповний робочий час

Проблема: У графіках та табелях обліку робочого часу зазначена кількість годин менша, ніж встановлена місячна норма.

Наслідки: Якщо працівники працюють на умовах повної зайнятості, роботодавець зобов’язаний забезпечити їх роботою відповідно до встановлених норм. У разі неможливості це вважається простоєм з вини роботодавця, що підлягає оплаті.

Рішення: Переглянути графіки змінності для забезпечення повної зайнятості працівників. Підсумований облік робочого часу з неповним робочим часом допустимий лише у виключних випадках.

Помилка 3: Порушення обліку надурочних годин

Проблема: Працівники працюють понаднормово або у вихідні, але підсумований облік не ведеться, оплата здійснюється за окладом.

Наслідки: Робота понад щоденну норму або у вихідні дні вважається надурочною і повинна оплачуватися в подвійному розмірі. Може бути зафіксовано кілька порушень, що призведе до штрафів.

Рішення: Ввести підсумований облік робочого часу, визначити обліковий період, тривалість змін та міжзмінного відпочинку. Розробляти графіки роботи та ознайомлювати з ними працівників завчасно.

Помилка 4: Несвоєчасне складання графіків

Проблема: Графіки змінності розробляються після складання табеля обліку робочого часу.

Наслідки: Порушення ст. 61 КЗпП щодо дотримання норми робочого часу за обліковий період. Можливі невірні нарахування зарплати.

Рішення: Графіки повинні складатися заздалегідь, до початку облікового періоду. Норма годин за квартал має відповідати законодавчим вимогам.

Помилка 5: Неправильне визначення облікового періоду для нових працівників

Проблема: Для новоприйнятих або звільнених посеред облікового періоду працівників неправильно визначають обліковий період.

Наслідки: Не враховуються надурочні години, що призводить до неправомірного нарахування зарплати.

Рішення: В наказі про запровадження підсумованого обліку слід чітко визначити, як рахувати обліковий період для нових або звільнених працівників. Наприклад, виходячи з фактичної кількості робочих днів.

Помилка 6: Використання неправильної годинної ставки

Проблема: Зарплата нараховується виходячи з місячної норми робочого часу, обчисленої за п’ятиденним робочим тижнем.

Наслідки: Порушення при оплаті праці, оскільки норма годин визначається графіками змінності.

Рішення: Механізм нарахування зарплати слід прописати в колективному договорі або положенні про оплату праці. Орієнтуватися на роз’яснення Мінсоцполітики.

Помилка 7: Неоплата роботи у вихідні та святкові дні у підвищеному розмірі

Проблема: Робота у вихідні та святкові дні не оплачується за підвищеними тарифами.

Наслідки: Порушення вимог ст. 72 і 107 КЗпП.

Рішення: У положенні про оплату праці зафіксувати правила оплати роботи у вихідні та святкові дні. Робота у такі дні повинна оплачуватися у підвищеному розмірі.

Висновок

Дотримання правил підсумованого обліку робочого часу є важливим для уникнення правових і фінансових санкцій. Правильна організація праці та своєчасне складання графіків допоможуть уникнути поширених помилок і забезпечити ефективну роботу підприємства.