Основні правила реєстрації документів

Службовий документ, який отримано або створено підприємством (в тому числі для внутрішнього користування), вважається внесеним до документаційного фонду з моменту реєстрації.

Реєстрація документа означає фіксацію факту його створення, відправлення або отримання шляхом проставлення на ньому реєстраційного індексу та внесення до облікових форм стислих відомостей про службовий документ.

Ця процедура здійснюється з метою забезпечення обліку, контролю за виконанням та оперативного використання інформації, що міститься в документах.

Під час реєстрації документів установа повинна дотримуватися таких правил:

• документи реєструються незалежно від методу їх передачі чи створення;
• документи поділяються на категорії відповідно до потоків роботи (вхідні, вихідні, внутрішні);
• кожен документ реєструється лише один раз, а саме вхідні – у день надходження або наступний робочий день (якщо це сталося у неробочий час), створені – у день підписання чи затвердження;
• при передачі зареєстрованого документа з одного структурного підрозділу до іншого новий реєстраційний індекс не проставляється;
• документи групуються залежно від назви, авторства та змісту;
• окремо реєструються різні види документів, включаючи акти, розпорядчі документи, рішення колегіальних органів, бухгалтерські записи та інші.

Реєстрацію документів здійснює централізована служба діловодства. Структурні підрозділи установи реєструють власні доповідні та службові записки. Інші документи, пов’язані з діяльністю структурних підрозділів, можуть бути реєстровані в них же.