Перетворення зарплати на лікарняні в Об’єднаному звіті

Автор | 15.02.2023

На що звернути увагу в обліку

В обліку алгоритм виправлення ситуації, коли помилково нараховану зарплату за період хвороби працівника треба замінити на лікарняні, нескладний. Для цього в місяці виправлення кадровик складає виправний табель обліку використання робочого часу, а бухгалтер сторнує зарплату за дні тимчасової непрацездатності і замість неї нараховує лікарняні.

При цьому бухгалтер повинен правильно утримати податки, застосувати ПСП за її наявності, нарахувати ЄСВ з контролем мінвнеску місяців, за який та в якому відбувається така заміна. А також відобразити таку «рокіровку» в Податковому розрахунку та його додатках.

Тут відразу хочемо вас заспокоїти. У подібній ситуації немає потреби в коригуванні звітності минулого періоду, за який проводиться заміна зарплати на лікарняні. Всі дії відбуватимуться у звітному періоді. Тобто у місяці, в якому проводимо таку заміну. І саме на заповненні звітності зупинимося детальніше.

Лікарняні

Для наочності розглянемо приклад.

Приклад. Працівнику Ясколку О. В. (без інвалідності, ПСП не користується, податковий номер — 3444112211) за грудень 2022 року була нарахована зарплата 9500 грн, виходячи з повністю відпрацьованого місяця. Але в січні 2023 року з’ясувалося, що він хворів з 28 грудня по 2 січня. У результаті в січні працівнику були нараховані зарплата за січень — 9545,45 грн (ЄСВ — 2100 грн), лікарняні за грудень — 1184,80 грн (ЄСВ — 260,66 грн) і лікарняні за січень — 592,40 грн (ЄСВ — 130,33 грн), а також відсторнована надміру нарахована в грудні сума зарплати за 3 робочих дні — 1295,45 грн (ЄСВ — 285,00 грн).

Сторнована зарплата працівника за грудень (1295,45 грн) «лягає» на фонд оплати праці січня 2022 року. Тоді у січні працівнику буде нараховано заробітної плати 8250 грн (9545,45 – 1295,45) та лікарняні з 28 грудня по 2 січня 1777,20 грн (1184,80 + 592,40). Загальна сума доходу, нарахована у січні-2023, складе 10027,20 грн.

При нарахуванні лікарняних за минулі періоди завжди контролюйте розмір бази ЄСВ у місяцях, за які такі лікарняні нараховуєте. Поряд із цим при заміні зарплати на лікарняні будьте удвічі уважнішими. Бо це одна з виняткових ситуацій, коли для контролю бази ЄСВ сторновану зарплату відносимо до місяця, за який таке сторнування проводимо.

У наведеній ситуації після проведення заміни зарплати на лікарняні за грудень 2022 року база нарахування ЄСВ буде більшою за МЗП (9500,00 – 1295,45 + 1184,80 = 9389,35 грн). Тому внесок справляємо із фактичної бази нарахування ЄСВ.

У разі якщо працівник користується податковою соціальною пільгою (далі — ПСП), варто також звернути увагу на граничний розмір доходу, що дає право на її застосування. Адже суми донарахованих/відсторнованих відпускних і лікарняних відносимо до відповідних місяців, за які вони були нараховані.

Усі інші донараховані/відсторновані зарплатні виплати залишаємо без руху. Відносити їх до місяців, за які вони були нараховані, не потрібно. Їх остаточно оподатковуємо в місяці нарахування.

Далі розглянемо, як перетворюється зарплата на лікарняні в Податковому розрахунку. І почнемо з його додатка Д1.

Д1 Податкового розрахунку

Показуємо зарплату. У січні 2023 року в Д1 показуємо нараховану працівнику зарплату за січень. Для неї формуємо один рядок, в якому, серед іншого, зазначаємо кількість днів перебування у трудових відносинах у цьому місяці.

Донараховану або сторновану суму зарплати за минулі місяці за загальними правилами включаємо в зарплату того місяця, в якому було здійснено таке сторнування. І зазвичай Д1 такі коригування не зачіпають минулих звітних періодів і, відповідно, не виправляються як помилки.

Але є виняток із загальних правил. Це ситуація, коли сторнуємо зарплату, а замість неї нараховуємо відпускні або лікарняні. У такому разі у Д1 відсторновані суми зарплати зазначаємо з мінусом у прив’язці до місяця, за який вони сторнуються.

Нараховуємо лікарняні. Суми лікарняних, які нараховані за дні тимчасової непрацездатності, показуємо в окремих рядках. При цьому розподіляємо їх за місяцями, за які вони нараховані. В цих рядках у графі 8 зазначаємо «непрацездатний код». У наведеному випадку використовуємо код категорії застрахованої особи «29» (тимчасова непрацездатність працівника без інвалідності у звичайного роботодавця).

У наведеній ситуації у Д1 за січень 2023 року формуємо два рядки із сумами лікарняних (за грудень 2022 року і січень 2023 року). У кожному з них відображаємо дані відповідно за кожен місяць, за який вони нараховані (див. рис. 1).

img 1

завантажити файл

Рис. 1. Фрагмент Д1 Податкового розрахунку за січень 2023 року

На підставі даних додатка Д1 формується Податковий розрахунок.

Податковий розрахунок

Зарплата. Зарплату у розділі 1 Податкового розрахунку формуємо за квартал у розрізі місяців. Отже, у січні 2023 року відображаємо нараховану зарплату у сумі 8250 грн (9545,45 – 1295,45). Тобто загальною сумою показуємо зарплату, нараховану за січень і сторновану за грудень. Адже сторнування/донарахування зарплати в Податковому розрахунку відображаємо:

— у тому місяці кварталу, в якому вони були фактично здійснені і відображені в Д1;

— у загальній нарахованій сумі зарплати за цей місяць кварталу.

Лікарняні. Поряд із тим, що в Д1 лікарняні нараховуються з розбивкою за місяцями, на які припадають, у Податковому розрахунку вони відображаються:

— по-перше, у тому місяці кварталу, в якому вони були фактично здійснені в бухобліку і в Д1 (за прикладом — у січні 2023 року);

— по-друге, з розбивкою за джерелом фінансування. Податковий розрахунок містить окремі рядки для відображення суми оплати перших 5 днів лікарняних за рахунок роботодавця (рядок 1.3) і допомоги по тимчасовій непрацездатності за рахунок ПФУ (рядок 1.4). За умовами прикладу сума перших 5 днів лікарняних становить 1481 грн, а одного дня за рахунок ПФУ — 296,20 грн;

— по третє, у загальній сумі доходу за цей місяць кварталу (разом із зарплатою) — у рядку 1, а для відображення бази нарахування ЄСВ у межах максимальної величини — у рядках 2 і 2.1 (див. рис. 2).

img 2

завантажити файл

Рис. 2. Фрагмент Податкового розрахунку за січень 2023 року

4ДФ Податкового розрахунку

За загальними правилами донараховані/відсторновані суми зарплати відображаємо в 4ДФ Податкового розрахунку, сформованому за той звітний квартал, у якому фактично були здійснені такі коригування.

Для цілей оподаткування ПКУ відносить лікарняні до зарплати. Отже, за ними повинні працювати ті ж правила відображення в 4ДФ, що й стосовно зарплати. Таким чином, у розділі І 4ДФ за 1 квартал у січні у нарахування (графа 3а) потрапить сума 10027,20 грн (9545,45 + 1184,80 + 592,40 – 1295,45). Так само з цієї суми показуємо утриманий ПДФО у сумі 1804,90 грн (10027,20 х 18 %) і ВЗ у сумі 150,41 грн (10027,20 х 1,5 %) відповідно у графах 4а і 5а.

А от щодо виплати, то тут можуть виникнути нюанси. Їх декілька:

1) у разі якщо і зарплата, і лікарняні, які нараховані у січні 2023 року, будуть виплачені в строк (до кінця лютого 2023 року), то у відповідних графах для виплати у Д4 виплачені суми дорівнюватимуть нарахованим;

2) у разі якщо зарплата і лікарняні за рахунок роботодавця будуть виплачені в строк, а допомога по тимчасовій непрацездатності від ПФУ — ні, то відображати у графах для виплати у січні 2023 року будемо тільки виплачену зарплату і лікарняні за рахунок роботодавця. До речі, як показати виплату лікарняних із запізненням, ви можете прочитати у статті «Лікарняні в 4ДФ: увага на виплату» // «Оплата праці», 2022, № 14 (ср. USER_SHOW_ID).

Припустимо, що і зарплата, й уся сума лікарняних, нарахованих працівнику у січні 2023 року, виплачені вчасно. Як нарахування і виплату січня відобразити в 4ДФ, див. на рис. 3.

img 3

завантажити файл

Рис. 3. Фрагмент 4ДФ за січень 2023 року

За матеріалами сайту i.factor.ua

Лікарняні