Превращение зарплаты в больничные в Объединенном отчете

Автор: | 15.02.2023

На что обратить внимание в учете

В учете алгоритм исправления ситуации, когда ошибочно начисленную зарплату за период болезни работника надо заменить на больничные, несложен. Для этого в месяце исправления кадровик составляет исправительный табель учета использования рабочего времени, а бухгалтер сторнирует зарплату за дни временной нетрудоспособности и вместо нее начисляет больничные.

При этом бухгалтер должен правильно удержать налоги, применить НСЛ при ее наличии, начислить ЕСВ с контролем минвзноса месяцев, за который и в котором происходит такая замена. А также отразить такую «рокировку» в Налоговом расчете и его приложениях.

Здесь сразу хотим вас успокоить. В подобной ситуации нет нужды в корректировке отчетности прошлого периода, за который проводится замена зарплаты на больничные. Все действия будут происходить в отчетном периоде. То есть в месяце, в котором проводим такую замену. И именно на заполнении отчетности остановимся подробнее.

Больничные

Для наглядности рассмотрим пример.

Пример. Работнику Ясколку О. В. (без инвалидности, НСЛ не пользуется, налоговый номер — 3444112211) за декабрь 2022 года была начислена зарплата 9500 грн, исходя из полностью отработанного месяца. Но в январе 2023 года выяснилось, что он болел с 28 декабря по 2 января. В итоге в январе работнику были начислены зарплата за январь — 9545,45 грн (ЕСВ — 2100 грн), больничные за декабрь — 1184,80 грн (ЕСВ — 260,66 грн) и больничные за январь — 592,40 грн (ЕСВ — 130,33 грн), а также отсторнирована излишне начисленная в декабре сумма зарплаты за 3 рабочих дня — 1295,45 грн (ЕСВ — 285,00 грн).

Сторнированная зарплата работника за декабрь (1295,45 грн) «ложится» на фонд оплаты труда января 2022 года. Тогда в январе работнику будут начислены заработная плата 8250 грн (9545,45 — 1295,45) и больничные с 28 декабря по 2 января 1777,20 грн (1184,80 + 592,40). Общая сумма дохода, начисленная в январе-2023, составит 10027,20 грн.

При начислении больничных за прошлые периоды всегда контролируйте размер базы ЕСВ в месяцах, за которые такие больничные начисляете. Вместе с тем при замене зарплаты на больничные будьте вдвое внимательнее. Потому что это одна из исключительных ситуаций, когда для контроля базы ЕСВ сторнированную зарплату относим к месяцу, за который такое сторнирование проводим.

В приведенной ситуации после проведения замены зарплаты на больничные за декабрь 2022 года база начисления ЕСВ будет больше МЗП (9500,00 — 1295,45 + 1184,80 = 9389,35 грн). Поэтому взнос взимаем с фактической базы начисления ЕСВ.

В случае если работник пользуется налоговой социальной льготой (далее — НСЛ), стоит также обратить внимание на предельный размер дохода, дающий право на ее применение. Ведь суммы доначисленных/отсторнированных отпускных и больничных относим к соответствующим месяцам, за которые они были начислены.

Все другие доначисленные/отсторнированные зарплатные выплаты оставляем без движения. Относить их к месяцам, за которые они были начислены, не нужно. Их окончательно облагаем налогом в месяце начисления.

Далее рассмотрим, как превращается зарплата в больничные в Налоговом расчете. И начнем с его приложения Д1.

Д1 Налогового расчета

Показываем зарплату. В январе 2023 года в Д1 показываем начисленную работнику зарплату за январь. Для нее формируем одну строку, в которой, среди прочего, указываем количество дней пребывания в трудовых отношениях в этом месяце.

Доначисленную или сторнированную сумму зарплаты за прошлые месяцы по общим правилам включаем в зарплату того месяца, в котором было осуществлено такое сторнирование. И, как правило, в Д1 такие корректировки не задевают прошлых отчетных периодов и, соответственно, не исправляются как ошибки.

Но есть исключение из общих правил. Это ситуация, когда сторнируем зарплату, а вместо нее начисляем отпускные или больничные. В таком случае в Д1 отсторнированные суммы зарплаты указываем с минусом в привязке к месяцу, за который они сторнируются.

Начисляем больничные. Суммы больничных, начисленных за дни временной нетрудоспособности, показываем в отдельных строках. При этом распределяем их по месяцам, за которые они начислены. В этих строках в графе 8 указываем «нетрудоспособный код». В приведенном случае используем код категории застрахованного лица «29» (временная нетрудоспособность работника без инвалидности у обычного работодателя).

В приведенной ситуации в Д1 за январь 2023 года формируем две строки с суммами больничных (за декабрь 2022 года и январь 2023 года). В каждой из них отражаем данные соответственно за каждый месяц, за который они начислены (см. рис. 1).

img 1

скачать файл

Рис. 1. Фрагмент Д1 Налогового расчета за январь 2023 года

На основании данных приложения Д1 формируется Налоговый расчет.

Налоговый расчет

Зарплата. Зарплату в разделе 1 Налогового расчета формируем за квартал в разрезе месяцев. Следовательно, в январе 2023 года отражаем начисленную зарплату в сумме 8250 грн (9545,45 — 1295,45). То есть общей суммой показываем зарплату, начисленную за январь и сторнированную за декабрь. Ведь сторнирование/доначисление зарплаты в Налоговом расчете отражаем:

— в том месяце квартала, в котором они были фактически осуществлены и отражены в Д1;

— в общей начисленной сумме зарплаты за этот месяц квартала.

Больничные. Вместе с тем, что в Д1 больничные начисляются с разбивкой по месяцам, на которые приходятся, в Налоговом расчете они отражаются:

— во-первых, в том месяце квартала, в котором они были фактически осуществлены в бухучете и в Д1 (по примеру — в январе 2023 года);

— во-вторых, с разбивкой по источнику финансирования. Налоговый расчет содержит отдельные строки для отражения суммы оплаты первых 5 дней больничных за счет работодателя (строка 1.3) и пособия по временной нетрудоспособности за счет ПФУ (строка 1.4). По условиям примера сумма первых 5 дней больничных составляет 1481 грн, а одного дня за счет ПФУ — 296,20 грн;

— в-третьих, в общей сумме дохода за этот месяц квартала (вместе с зарплатой) — в строке 1, а для отражения базы начисления ЕСВ в пределах максимальной величины — в строках 2 и 2.1 (см. рис. 2).

img 2

скачать файл

Рис. 2. Фрагмент Налогового расчета за январь 2023 года

4ДФ Налогового расчета

По общим правилам доначисленные/отсторнированные суммы зарплаты отражаем в 4ДФ Налогового расчета, сформированном за тот отчетный квартал, в котором фактически были осуществлены такие корректировки.

Для целей налогообложения НКУ относит больничные к зарплате. Следовательно, по ним должны работать те же правила отражения в 4ДФ, что и в отношении зарплаты. Таким образом, в разделе І 4ДФ за 1 квартал в январе в начисление (графа 3а) попадет сумма 10027,20 грн (9545,45 + 1184,80 + 592,40 — 1295,45). Так же из этой суммы показываем удержанный НДФЛ в сумме 1804,90 грн (10027,20 х 18 %) и ВС в сумме 150,41 грн (10027,20 х 1,5 %) соответственно в графах 4а и 5а.

А вот что касается выплаты, то здесь могут возникнуть нюансы. Их несколько:

1) в случае, если и зарплата, и больничные, начисленные в январе 2023 года, будут выплачены в срок (до конца февраля 2023 года), то в соответствующих графах для выплаты в Д4 выплаченные суммы будут равны начисленным;

2) в случае, если зарплата и больничные за счет работодателя будут выплачены в срок, а пособие по временной нетрудоспособности от ПФУ — нет, то отражать в графах для выплаты в январе 2023 года будем только выплаченную зарплату и больничные за счет работодателя. Кстати, как показать выплату больничных с опозданием, вы можете прочитать в статье «Лікарняні в 4ДФ: увага на виплату» // «Оплата труда», 2022, № 14 (ср. USER_SHOW_ID).

Допустим, что и зарплата, и вся сумма больничных, начисленных работнику в январе 2023 года, выплачены вовремя. Как начисление и выплату января отразить в 4ДФ, см. на рис. 3.

img 3

скачать файл

Рис. 3. Фрагмент 4ДФ за январь 2023 года

По материалам сайта i.factor.ua

Больничные