Подорожній (шляховий) лист: як правильно його оформити

Коли підприємство використовує автомобілі в своїй господарській діяльності, виникає питання про оформлення роботи цих транспортних засобів. В даній статті розглянемо, які первинні документи можна використовувати для цієї цілі.

Наразі діючими нормативними документами не встановлена конкретна форма подорожнього (шляхового) листа. Це підтверджується, наприклад, у рішенні Верховного Адміністративного Суду від 21 вересня 2017 року у справі № 820/924/16, де зазначено, що посилання на подорожні листи будь-яких автотранспортних засобів, включаючи вантажні автомобілі, було вилучено з текстів законів України “Про автомобільний транспорт”, “Про дорожній рух” та “Про поліцію”. Таким чином, підприємства, які використовують автотранспортні засоби, мають право не видавати водіям подорожні листи. За необхідності, підприємства самостійно вирішують питання щодо використання таких листів у своїй господарській діяльності.

Однак, якщо форма подорожнього листа не встановлена, яким документом тоді оформлювати роботу автомобіля?

У пункті 2.7 Положення № 88 (Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене Наказом Міністерства фінансів від 24 травня 1995 року № 88) зазначено, що:

• первинні документи повинні бути складені на бланках типових або спеціалізованих форм, затверджених відповідним органом державної влади;
• при необхідності документування господарських операцій може здійснюватись за допомогою самостійно виготовлених бланків, які мають містити обов’язкові реквізити чи реквізити типових або спеціалізованих форм.

Отже, якщо конкретна форма подорожнього листа не визначена, потрібно самостійно виготовити документ, який містить обов’язкові реквізити.

Колишня форма подорожнього листа: як її використовувати

Якщо вам потрібно оформити документ для фіксації роботи автомобіля і ви не хочете створювати нову форму з нуля, можна використати скасовану форму подорожнього листа як зразок для створення власної форми.

Таку можливість підтверджується, наприклад, у листі Міністерства інфраструктури від 23 квітня 2013 року № 4492/25/10-13, де зазначено, що подорожній лист є основним документом первинного обліку роботи автотранспортних засобів, що підтверджує витрати, пов’язані з перевезеннями, і який використовується для бухгалтерського обліку відповідних господарських операцій, зокрема списання палива та мастил. Однак, оскільки такі форми скасовані, підприємства мають право використовувати самостійно виготовлені бланки.

Отже, можна створити власну форму первинного документа або ж використовувати скасовані бланки.

На нашу думку, скасовані бланки є зручними первинними документами, оскільки вони містять всю необхідну інформацію, що описує господарську операцію з роботи автомобіля.

Форма подорожнього листа для легкового автомобіля та Інструкція про порядок його застосування були затверджені наказом Держкомстату від 17 лютого 1998 року № 74. Однак, цей наказ втратив чинність згідно з наказом Державної служби статистики від 19 березня 2013 року № 95.

Форма подорожнього листа для вантажного автомобіля була затверджена спільним наказом Міністерства транспорту та Державної служби статистики від 29 грудня 1995 року № 488/346. Однак, цей наказ втратив чинність згідно зі спільним наказом Міністерства інфраструктури та Міністерства торгівлі від 10 грудня 2013 року № 1005/1454.

Порядок заповнення подорожнього листа для вантажного автомобіля визначався Інструкцією, затвердженою спільним наказом Державної служби статистики і Міністерства транспорту від 7 серпня 1996 року № 228/253. Ця Інструкція також скасована спільним наказом Держкомстату і Мінтрансу від 3 листопада 2006 року № 507/1059.

Тому підприємство може взяти скасовану форму подорожнього листа та затвердити її власним наказом керівника. Крім того, на основі скасованих інструкцій можна розробити власний порядок заповнення подорожнього листа та також затвердити його наказом керівника підприємства.

Зазначені форми містять всі обов’язкові реквізити, які повинен містити первинний документ. Крім того, вони містять додаткові реквізити, які відображають специфіку роботи автомобіля. Тому їх можна використовувати без будь-яких змін.

Проте, на нашу думку, якщо в діяльності конкретного підприємства відсутня інформація, що наведена в реквізитах зазначених форм, такі реквізити можна прибрати, затвердивши подорожній лист без них. Проте, під час перевірки з боку податкової служби можуть виникнути дискусії щодо використання скасованих форм подорожніх листів, якщо всі відповідні реквізити не будуть використовуватись. Потрібно враховувати це.

Наприклад, подібна ситуація розглядалася у постанові Вищого суду від 11 листопада 2021 року у справі № 420/3745/20. У цьому конкретному випадку суд підтримав підприємство, зазначивши, що вимога відповідача (податкової служби) щодо обов’язкового включення в подорожні листи інформації, яка передбачена Наказом № 74, не ґрунтується на чинних нормативних актах і не може бути підставою для нарахувань.

Також у постанові Вищого суду від 9 листопада 2021 року у справі № 817/1629/15 спростовано думку податкової служби про те, що підприємство повинно застосовувати форму подорожнього листа, затверджену Наказом № 74. Суд зазначив, що цей Наказ втратив чинність. Тому підприємство може використовувати самостійно виготовлені бланки подорожніх листів.

Далі ми наведемо основні особливості складання подорожніх листів, згідно з нормами скасованих інструкцій. При розробці власних інструкцій підприємство може використати їх як основу.

Подорожні листи містять інформацію про роботу автомобіля (пробіг, маршрут, дані про водія, дані про автомобіль) та про використання палива (залишки на початок, на кінець дня, заправки за день, кількість витраченого палива за день). Таким чином, подорожній лист є первинним документом, який фіксує господарську операцію з роботи автомобіля та списання палива.

Наприклад, якщо за подорожнім листом автомобіль підприємства постачав товари до магазинів (покупців) відповідно до угод, де доставка товару здійснюється продавцем за свій рахунок, і витрати на паливо складали 16 літрів, то на підставі цього первинного документа (подорожнього листа) потрібно списати вартість 16 літрів палива на рахунок 93 “Витрати за збут”.

Переказувальний документ оформлюється протягом одного робочого дня або на кілька днів, якщо водій здійснює міжміські перевезення тривалістю понад одну добу.

Цей документ записується в диспетчерському журналі.

У переказувальному документі міститься позначка лікаря про дозвіл водія на керування автомобілем залежно від його стану здоров’я.

Якщо на підприємстві є диспетчер і механік, їх підписи з’являться в переказувальному документі. Диспетчер підтверджує видачу заповненого переказувального документа водію, а механік підтверджує дозвіл на виїзд та прийняття автомобіля після повернення з поїздки.

Цей первинний документ складається самостійно.

Переказувальний документ повинен містити обов’язкові реквізити згідно зі статтею 9, частиною 2 Закону про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні (Закон України від 16.07.1999 р. № 996-XIV):

• назву документа (форму);
• дату складання;
• назву підприємства, від імені якого складено документ;
• зміст та обсяг господарської операції, а також одиницю виміру господарської операції;
• посади та прізвища осіб, відповідальних за здійснення господарської операції та правильність її оформлення;
• особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

Залежно від характеру господарської операції та методів обробки облікової інформації, до первинних документів можуть додаватися додаткові реквізити, такі як печатка, номер документа, підстава для здійснення операції і т.д.

Розглянемо деякі реквізити та особливості складання переказувального документа для оформлення роботи автомобіля

Який період може охоплювати такий документ.

Первинні документи є основою для бухгалтерського обліку господарських операцій (частина 1 статті 9 Закону про бухгалтерський облік).

Господарська операція – це дія або подія, яка викликає зміни в структурі активів, зобов’язань та власного капіталу підприємства (стаття 1 Закону про бухгалтерський облік).

Це означає, що переказувальний документ складається для кожної окремої господарської операції (дії або події).

Закон про бухгалтерський облік не встановлює обмежень щодо розміру дії або події, яка має бути оформлена окремим первинним документом.

Наприклад, згідно скасованих інструкцій, згаданих раніше, переказувальні документи оформлювалися для кожної зміни (робочого дня). Іншими словами, інструкції визначали робочий день як одну окрему господарську операцію, яка оформлюється переказувальним документом.

З нашого боку, цей варіант є найбільш оптимальним для більшості робіт, які виконуються автомобільним транспортом.

З іншого боку, цей варіант не є обов’язковим.

Згідно з частиною 5 статті 9 Закону про бухгалтерський облік, господарські операції повинні бути відображені в облікових регістрах у звітному періоді, в якому вони були здійснені.

Мінімальний звітний період для бухгалтерського обліку – місяць. Тому можна зробити висновок, що максимальний розмір дії або події, який може бути оформлений окремим переказувальним документом, становить місяць.

Тобто, підприємство може вибрати будь-який період для складання переказувального документа, включаючи день, тиждень, декаду та інше. На нашу думку, якщо автомобіль виконує однотипну роботу протягом усього місяця, зручніше складати переказувальний документ на місяць (див. зразок).

Зразок Звіту про роботу автомобіля

ТОВ “Промінь” Ідентифікаційний код ЄДРПОУ 13476854 Затверджено: Директор ПІДПИС Абраменко К.В. 13.11.2022 Звіт про роботу автомобіля за жовтень 2022 на легковому автомобілі ГАЗ-3110-101, державний номер КА 4316 ОН Протягом місяця автомобіль використовувався з адміністративною метою – перевезення працівників адміністрації для виконання їх службових обов’язків (поїздки в межах міста). Показники спідометра (кілометри) на: – початок місяця 65450; – кінець місяця 66350. Пробіг за місяць – 900 км (65350 – 64450). Залишок палива (бензин А-92, літри) в баці автомобіля на: – початок місяця 1,3; – кінець місяця 35,1. Заправлено палива за місяць (згідно з даними авансових звітів) – 140 літрів. Витрачено палива за місяць – 106,2 літра (1,3 + 140 – 35,1). Підлягає списанню як витрати – 106,2 літра (сто шість цілих, дві десятих). Звіт склав: Водій ПІДПИС Калугін А.В.

Чи обов’язково зазначати маршрут і ціль поїздки

Переказувальний документ повинен містити обов’язкові реквізити, включаючи зміст та обсяг господарської операції та одиницю її виміру.

Кількість виконаної транспортної роботи у кілометрах визначається за маршрутом, а ціль поїздки вказує на спрямованість використання автомобіля і впливає на характер витрат та обліку списання витрат, таких як амортизація автомобіля, використане паливо, заробітна плата водія з урахуванням інших факторів.

Наприклад, згідно з пунктом 3.1.1 Інструкції № 228/253, у подорожньому листі зазначаються наступні дані:

• у рядку “Маршрут руху” – основні пункти (міста), через які пролягає маршрут від пункту відправлення до пункту призначення автомобіля;
• у рядку “Пункти відпочинку” – пункти зупинки для відпочинку водіїв у прямому і зворотньому напрямках під час виконання завдання;
• у розділі “Завдання водію” у відповідних графах записуються:
• найменування замовника, до якого автомобіль повинен прибути для виконання завдання;
• пункти навантаження та розвантаження автомобіля;
• відстань між пунктами навантаження та розвантаження, що визначається на основі таблиць відстаней, затверджених в установленому порядку;
• найменування вантажу та його маса (брутто) в тоннах або кількість в штуках, які підлягають перевезенню.

Таким чином, на нашу думку, маршрут і ціль поїздки слід обов’язково зазначати у первинному документі. Якщо переказувальний документ (наприклад, акт, подорожній лист) складається на кілька днів (наприклад, на місяць), маршрут і ціль, зазвичай, зазначаються щоденно. Однак, у випадку однотипного маршруту та цілі, ці реквізити можуть бути зазначені одним рядком за весь період (див. приклад, наведений вище).

Крім того, в первинному документі, яким оформлюється робота автомобіля, повинні бути вказані показники для списання палива, такі як залишки палива, показники спідометра на початок і кінець періоду, за який складений документ, а також кількість отриманого та витраченого палива та пробіг в кілометрах.

Іноді податкові органи можуть не визнати витрати на основі подорожніх листів без зазначення маршруту. Наприклад, подібна ситуація розглядалася у постанові Верховного Суду від 2 червня 2022 року у справі № 160/70/19.

Податкова організація не визнавала витрати, оскільки в подорожніх листах було відсутнє зазначення маршруту транспортування, адреси продавця або магазину, що ускладнювало визначення пробігу транспортного засобу та кількості використаного палива.

Однак суд підтримав підприємство, зазначивши, що у цій конкретній справі, незважаючи на певні недоліки в подорожніх листах, дату, час маршруту руху автомобіля, пробіг, відстань до замовників тощо можна чітко встановити.

Як бачимо, відсутність зазначення маршруту руху може призводити до конфліктів з податковими органами. Це зрозуміло, оскільки, як ми вже з’ясували, це є обов’язковим реквізитом первинного документа. Тому ще раз підкреслюємо, що маршрут руху слід обов’язково зазначати у первинному документі, яким оформлюється робота автомобіля.

У постанові Верховного Суду від 20 липня 2021 року у справі № 620/1635/20 розглядалася ситуація, коли податкова організація заперечувала використання автомобіля в господарській діяльності підприємства на підставі відсутності зазначення маршруту руху в подорожніх листах. Суд не підтримав цю позицію, зазначивши, що в цьому конкретному випадку є договір фінансового лізингу та наказ підприємства про закріплення автомобіля. За думкою суду, ці документи підтверджують використання автомобіля в господарській діяльності.

Іноді в подорожніх листах (або інших подібних документах) можуть бути зазначені маршрут і пройдений кілометраж, але цей кілометраж може не відповідати кілометражу, визначеному на основі географічних карт. На нашу думку, такий первинний документ є помилковим, а отже, паливо, витрачене на такий маршрут, не може бути списано без належних підстав.

Подібна ситуація розглядалася у постанові Верховного Суду від 12 травня 2020 року у справі № 813/4618/15. У цій конкретній справі податкова організація при перевірці встановила кілометраж за маршрутом на основі карти автомобільних доріг України та Європи, яка є загальнодоступною в Інтернеті. Однак суд вказав, що інформація, отримана з Інтернету, не є достатнім доказом згідно з процесуальним законодавством. З цієї причини суд відхилив позицію податкової організації і підтримав підприємство. Зауважимо, що податкова організація, ймовірно, була права щодо суті, але заплуталася в юридичній чистоті своїх доказів.

Чи можна списувати витрачене паливо автомобілем на підставі актів списання, в яких відсутня інформація про маршрут, кілометраж та час виконання транспортної роботи, а також про мету поїздок?

На це питання можна знайти відповідь у постанові Верховного Суду від 9 березня 2021 року у справі № 160/3026/19.

Підприємство списувало паливо на підставі таких актів, в яких просто зазначалася кількість використаного палива.

На нашу думку, такі акти не містять всіх обов’язкових реквізитів первинного документа, який має оформлятися для роботи автомобіля. Ми вже обґрунтували цю думку раніше.

Однак суд вирішив інакше. Він вказав, що чинне бухгалтерське законодавство не встановлює обов’язкової форми акту на списання, і використання подорожніх листів не є обов’язковим. Тому підприємство може списувати паливо на підставі самостійно розробленого документа, такого як акт. При цьому суд додав, що використання палива в господарській діяльності також підтверджується іншими документами, такими як договори постачання нафтопродуктів, картки, квитки на паливо, витратні накладні постачальника палива, чеки РРО, журнали обліку палива, які веде підприємство, договори оренди автомобілів, на які списувалося паливо.

Отже, при наявності відповідних доказів підтвердження використання палива в господарській діяльності, можна списувати витрати на підставі актів списання, навіть якщо в них відсутня інформація про маршрут, кілометраж, час виконання транспортної роботи та мету поїздок.

Суд вважає, що враховуючи всі ці документи, достатньо для списання пального, яке використовується в господарській діяльності підприємства.

Проте рішення суду є спірним, але може бути використане підприємствами, які опинилися в подібній ситуації та намагаються захистити свої права.

Однак, ми не рекомендуємо використовувати такі висновки як основу для списання пального на підставі такого “неповного” акту.

Чи потрібно зазначати медичний огляд у первинному документі?

Відповідно до Положення № 65/80 “Про медичний огляд кандидатів у водії та водіїв транспортних засобів” (затвердженого спільним наказом МОЗ і МВС від 31.01.2013 року № 65/80):

Результати передрейсового та післярейсового медичного огляду заносяться до Журналу щоденного передрейсового та післярейсового медичних оглядів водіїв за формою, передбаченою додатком 3 до цього Положення.
Медичний працівник заповнює всі графи Журналу, а водій ставить свій підпис у графі “Підпис водія про відсутність скарг”.
Якщо є дорожній лист, медичний працівник робить відповідні записи щодо стану здоров’я водія транспортного засобу.
Отже, результати медичного огляду повинні бути занесені до відповідного Журналу. Якщо є дорожній лист, необхідно також робити відповідні записи в ньому. Якщо замість дорожнього листа використовується інший документ, записи не є обов’язковими.
Чи повинен водій мати при собі подорожній лист під час автоперевезень?

Ні, згідно чинного законодавства не передбачено обов’язку мати при собі подорожній лист під час здійснення автоперевезень.

Проте, при перевірках відмітки можуть бути зроблені в подорожньому листі, якщо він наявний.

Наприклад, це передбачено під час рейдової перевірки на дорозі згідно з Порядком № 1567 “Про проведення рейдових перевірок (перевірок на дорозі)”, затвердженим Постановою КМУ від 08.11.2006 року № 1567. У листі зазначаються дата, час, місце перевірки, прізвище, робота, посада, номер службового посвідчення та підпис особи, яка здійснює перевірку.