Працівник замінює іншого працівника

Працівник пішов у відпустку чи на лікарняний. Його треба замінити. Можна покласти виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника на його колегу.

Умови виконання обов’язків

Питання виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника регулюється постановою Ради Міністрів СРСР «Про порядок та умови суміщення професій (посад)» від 04.12.81 № 1145. Попри те, що цей документ був ухвалений ще за радянських часів, його окремі положення залишаються чинними, якщо вони не суперечать законодавству України та нормам ст. 105 Кодексу законів про працю (КЗпП).

📌 Важливо! Ця постанова продовжує діяти відповідно до постанови Верховної Ради України «Про порядок тимчасової дії на території України деяких актів законодавства Союзу PCP» від 12.09.91 № 1545-ХІІ.

Виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника передбачає:

• Виконання обов’язків іншого працівника разом із основною роботою, яка передбачена трудовим договором.
• Виконання таких обов’язків у межах встановленого робочого часу (тобто без подовження робочого дня).
• Можливість розподілу обов’язків тимчасово відсутнього працівника між кількома працівниками підприємства.

Обов’язкові умови для виконання обов’язків:

✅ Посада, за якою виконується робота тимчасово відсутнього працівника, має бути передбачена штатним розписом.

✅ Працівник, якого заміщують, має бути тимчасово відсутнім (а не звільненим).

✅ Виконання обов’язків не може стосуватися вакантної посади (у таких випадках застосовується суміщення професій або розширення зони обслуговування).

✅ Згода працівника на виконання додаткових обов’язків є обов’язковою!

Оформлення

Роботодавець має право запропонувати працівнику виконання обов’язків тимчасово відсутнього колеги в усній або письмовій формі. Якщо працівник погоджується, він подає заяву про надання згоди.

На підставі цієї заяви роботодавець видає наказ (розпорядження), в якому зазначаються:

• Період виконання обов’язків (конкретні дати або формулювання «на час відсутності працівника»).
• Перелік обов’язків, що мають виконуватися.
• Розмір доплати за виконання обов’язків.

🚨 Окремий наказ про припинення виконання обов’язків не потрібен – виконання припиняється автоматично в день виходу основного працівника.

Оплата праці

Відповідно до ст. 105 КЗпП, за виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника передбачена доплата, розмір якої визначається роботодавцем залежно від складності та обсягу роботи.

🔹 Для комерційних підприємств

Доплата може становити до 100% посадового окладу відсутнього працівника. Це передбачено Генеральною угодою про регулювання трудових відносин в Україні на 2019 — 2021 роки (яка залишається чинною).

🔹 Для бюджетних установ

Розмір доплати визначається галузевими нормативними актами, зазвичай не перевищує 50% посадового окладу.

Як визначається розмір доплати?

Якщо в колективному договорі передбачені доплати за виконання обов’язків – застосовується вказаний розмір.

Якщо в колективному договорі немає такого положення, то розмір доплати можна встановити в Положенні про оплату праці.

Якщо відповідне положення відсутнє і в Положенні про оплату праці, то розмір доплати прописують безпосередньо в наказі про виконання обов’язків.

Документальний супровід

Табель обліку робочого часу не містить інформації про виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника. Табелюється лише основна посада працівника.

Особова картка № П-2 – не заповнюється щодо тимчасового виконання обов’язків.

Трудова книжка – записів не роблять, оскільки виконання обов’язків іншого працівника не є переведенням.