Про відрядження для всіх: вивчаємо зміни

Колеги, ми маємо свіжі  зміни  до Інструкції про службові відрядження.

Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Мінфіну від 13.03.98 № 59

Норми Інструкції № 59 є обов’язковими для органів держвлади, підприємств, установ та організацій, які повністю або частково фінансуються з бюджету. Разом з тим для комерційних підприємств цей документ може слугувати орієнтиром !для розробки внутрішнього Положення про службові відрядження. Тож у цьому відео ми так підготували матеріал, щоб він був корисним і тим, хто фінансується з бюджету, і комерційним підприємствам.

Інше

Підтвердні документи 

Якщо працівник у відрядженні розраховується платіжною карткою або її реквізитами, то вартість витрат має бути засвідчено випискою банку або відомостями з рахунку. 

Відтепер документи можуть бути як в паперовій, так і в електронній формі. 

Якщо працівник у відрядженні розраховується платіжною карткою або її реквізитами, то вартість витрат має бути засвідчено випискою банку або відомостями з рахунку. 

Причому відтепер такі документи можуть бути як в паперовій, так і в електронній формі. 

До речі, податківці під час перевірок часто вимагають надати їм саме паперові копії електронних документів.  Тому   вам все таки доведеться роздрукувати електронні документи. На роздруківці поставити позначку – «Паперова копія електронного документа». І далі засвідчити її як звичайну копію такими словами: Згідно з оригіналом (без лапок), зазначаємо назву посади, особистий підпис особи, що засвідчує копію, її ім’я та прізвище, дату.

«Згідно з оригіналом» (без лапок), зазначаємо назву посади, особистий підпис особи, що засвідчує копію, її ім’я та прізвище, дату.

Далі. Як відомо, для відшкодування добових витрат їх сума не потребує документального підтвердження. Але буває і так, що відряджений працівник не має підтвердних документів щодо вартості понесених у відрядженні витрат. У такому різ, щоб отримати відшкодування добових, працівник має надати документальні докази свого перебування у відрядженні. 

Для документальних доказів можна використовувати: 

  • довідку підприємства, на яке був відряджений працівник, про перебування його за місцем відрядження;
  • службову записку у довільній формі про виконання працівником службового доручення поза місцем постійної роботи, погоджену безпосереднім керівником.

Можна використовувати:

  • довідку підприємства, на яке був відряджений працівник, про перебування його за місцем відрядження;
  • службову записку у довільній формі про виконання працівником службового доручення поза місцем постійної роботи, погоджену безпосереднім керівником.

Отже, якщо це можна бюджетникам, гадаємо, підійдуть такі документи і комерційним підприємствам. Адже в ПКУ йдеться !про будь-які документи, що підтверджують фактичне перебування особи у відрядженні.

Скасування / відкликання / зміна маршруту

Ще одна корисна новація. Вона пов’язана з можливістю !відшкодувати працівникові витрачені кошти на квитки у разі непередбачуваних обставин за рішенням керівника (мається на увазі відміна відрядження, відкликання з відрядження, зміна маршруту тощо). 

Так,  не секрет, що далеко не завжди перевізники повертають отриману передоплату у разі скасування поїздки. І логічно, що працівник не повинен страждати у такій ситуації. Згадана ситуація тепер прописана в Інструкції № 59. Має сенс взяти її на озброєння і включити до свого Положення про службові відрядження.

Невідповідність загальним нормам ПКУ

А тепер увага! В Інструкції № 59 з’явилося кілька нових норм,  що не відповідають Податковому кодексу !не відповідають п. 170.9 ПКУ. Тому категорично не радимо звичайним, не бюджетним, підприємствам закріплювати ці норми у внутрішньому Положенні про службові відрядження.

По-перше, п. 17 розд. І Інструкції № 59 вимагає в усіх без винятку випадках складати та подавати Звіт про використання коштів / електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт, за формою, затвердженою наказом Мінфіну від 28.09.2015 № 841.

Тоді як податкове законодавство передбачає подання Звіту за цією формою лише у разі:

  • наявності оподатковуваного доходу, визначеного згідно з п.п. 170.9.1 ПКУ, з метою розрахунку суми податку;
  • використання платником податку готівки понад суму добових (включаючи отриману з використанням платіжних інструментів) (п.п. 170.9.4 ПКУ).

По-перше, п. 17 розд. І Інструкції № 59 вимагає в усіх без винятку випадках складати та подавати Звіт про використання коштів / електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт, за формою, затвердженою Мінфіном.

Тоді як податкове законодавство передбачає подання Звіту за цією формою лише у разі:

  • наявності оподатковуваного доходу, визначеного згідно з п.п. 170.9.1 ПКУ, з метою розрахунку суми податку;
  • використання платником податку готівки понад суму добових (включаючи отриману з використанням платіжних інструментів).

Звісно, для небюджетників головним документом є саме ПКУ. Тому вимагати від працівників комерційого підприємства Звіт за затвердженою формою (пауза) у всіх без винятку випадках (пауза) не потрібно.

По-друге, Мінфін установив для бюджетників інші, ніж визначені ПКУ, строки подання Звіту про використання коштів та строки повернення коштів, виданих на відрядження. 

 Натомість п.п. 170.9.3 ПКУ вимагає звітувати про відрядження у загальному випадку до закінчення місяця, наступного за місяцем завершення відрядження.

По-друге, Мінфін установив для бюджетників інші, ніж визначені Податковим кодексом, строки подання Звіту про використання коштів та  строки повернення коштів, виданих на відрядження. 

Натомість п.п. 170.9.3 ПКУ вимагає звітувати про відрядження (у загальному випадку) до закінчення місяця, наступного за місяцем завершення відрядження

 Отже, якщо працівник розраховувався платіжною карткою (чи її реквізитами) і списання коштів відбулося після дати закінчення відрядження, цей !строк продовжується ще на місяць. Такі ж строки передбачені для повернення надміру витрачених коштів. Саме цими нормами і мають керуватися комерційні підприємства. зеленую врезку держать до озвучки конца абзаца

По-третє, у переліку підтвердних документів, визначених п.п. 170.9.1 ПКУ, з 01.04.2023 немає посадкового талона. А ось нові норми Інструкції № 59 вимагають його надання для підтвердження витрат на придбання електронного авіаквитка. 

По-третє, у переліку підтвердних документів, визначених п.п. 170.9.1 ПКУ, з 01.04.2023 немає посадкового талона. А ось нові норми Інструкції № 59 вимагають його надання для підтвердження витрат на придбання електронного авіаквитка.

Втім, комерційні  підприємства, які не фінансуються за рахунок бюджетних коштів, можуть спокійно ігнорувати цю норму, адже для них Інструкція № 59 — не указ.

Отже, бюджетні установи приймають до виконання Інструкцію 59, а комерційні підприємства цілком можуть самостійно вирішувати, які норми Інструкції брати на озброєння під час складання власного Положення про службові відрядження, а які — не брати. Головне — дотримуватися вимог ПК.

Інше