Авансовый отчет на командировку 2025: правила и пример составления
Авансовый отчет после возвращения из командировки. Когда составлять, как подать и в какие сроки — расскажем и покажем. А также есть образец заполнения и бланк для скачивания.
Когда обязательно составлять авансовый отчет
Согласно п.п. 170.9.4 НКУ, авансовый отчет обязателен в следующих случаях:
1) Возникает налогооблагаемый доход:
- если работник не вернул остаток неиспользованных средств;
- если суточные превышают необлагаемый лимит (более 0,1 минимальной зарплаты в день).
Также читайте статью Как не облагать суточные 2025: предельные суммы и документы
2) Использованы наличные сверх суточных:
- неважно, каким образом получены наличные (из кассы или сняты с карты);
- важно, на что они потрачены: если не только на суточные (а, например, на проезд, гостиницы и т.п.) — авансовый отчет обязателен.
Когда авансовый отчет НЕ нужен?
❌ Авансовый отчет не подается, если:
- все расходы работник осуществляет по безналу (например, карточкой);
- не возникает налогооблагаемого дохода;
- наличность не расходовалась сверх суточных.
⚠️ Но даже в этих случаях работник должен подать подтверждающие документы, а руководитель — их утвердить. Без этого расходы нельзя включить в бухгалтерский и налоговый учет.
Сроки подачи авансового отчета и подтверждающих документов
🗓 Общий срок — до конца месяца, следующего за месяцем командировки.
Например:
Вернулся из командировки 16.03.2025 — авансовый отчет и документы подать до 30.04.2025.
📅 Удлиненный срок — если оплата проводилась платежной картой (личной или корпоративной) и списание средств произошло после возвращения, — срок продлевается еще на один месяц.
Сроки возврата средств
| Тип расходов | Срок возврата |
|---|---|
| Без авансового отчета | До конца месяца, в который должны были подать подтверждающие документы |
| С авансовым отчетом | До или вместе с подачей отчета |
📌 Минфин распространяет эти сроки на все формы расчетов — наличные и безналичные.
Можно ли подавать авансовый отчет, если это не обязательно?
✅ Да. Это допустимо и удобно, ведь:
- облегчает учет для бухгалтера;
- упорядочивает процедуру утверждения расходов руководителем;
- дает четкую доказательную базу для проверок.
📌 Рекомендация: предусмотреть в Положении о командировках, что авансовый отчет подается всегда — независимо от обстоятельств.
Вывод для бухгалтера
| Вопрос | Ответ |
|---|---|
| Всегда ли нужен авансовый отчет? | Нет. Но лучше иметь, если были наличные расходы или потенциально налогооблагаемые доходы |
| Когда точно нужен? | Если: 1) есть налогооблагаемый доход; 2) потрачены наличные не только на суточные |
| Когда не нужен? | Если расходы — только суточные, проведенные по безналу, и не возникает дохода |
| Срок подачи? | До конца следующего месяца после командировки |
| Срок возврата остатка? | До или вместе с подачей отчета |
Полезная статья на эту тему — Авансовый отчет по командировке
Скачать бланк и заполнить бланк авансового отчета на командировку можно здесь.
