Бухгалтер за границей: как подписывать документы?

Бухгалтер работает дистанционно из-за границы. Как он должен подписывать документы (договоры, накладные, отчетность)?

Если бухгалтер находится за пределами Украины, он имеет право подписывать документы с помощью квалифицированной электронной подписи (КЭП). В соответствии с действующим законодательством, электронные документы приравниваются к бумажным при условии соблюдения всех установленных требований по их оформлению и наличия необходимых реквизитов.

Для внедрения такой системы необходимо обеспечить электронный документооборот на предприятии. Это предусматривает разработку внутреннего Порядка ведения электронного документооборота с учетом специфики деятельности компании и использования соответствующего программного обеспечения (например, M.E.Doc, Вчасно или другие аналогичные сервисы).

📢 При этом важно помнить, что все участники процесса, в частности бухгалтер и директор, должны подписывать документы с помощью КЭП. Документация должна быть полностью электронной или полностью бумажной — смешивать формы нельзя. Оригиналом документа считается именно электронный вариант, а распечатанная версия является лишь его копией.

Возникает необходимость передать полномочия подписи другому лицу, например, начальнику финансового отдела или другому ответственному работнику? Можно! При условии оформления соответствующих документов. Для этого необходимо:

• издать приказ о делегировании права подписи;
• оформить доверенность от имени руководителя;
• внести соответствующие изменения в должностную инструкцию работника;
• уведомить об изменении налоговые органы.

Такие меры позволяют обеспечить непрерывность ведения бухгалтерского учета даже в случаях, когда ответственные лица находятся за пределами Украины.