Чеклист для ФОП: как оформить работника или родственника

Если вы — ФЛП и планируете взять на работу родственника или другого работника имеем четкий чеклист и ответы на важные вопросы, в частности по военному учету.

Какие документы требовать у работника?

Начнем с документов при трудоустройстве работника.

Документы при трудоустройстве:

• паспорт или другой документ, удостоверяющий личность;
• регистрационный номер учетной карточки налогоплательщика;
• трудовая книжка (при наличии) или сведения о трудовой деятельности из реестра застрахованных лиц;
• в случаях, предусмотренных законодательством — документ об образовании (специальности, квалификации), о состоянии здоровья

А вот заявление о приеме на работу требовать необязательно.

Требовать ли военно-учетные документы и вести воинский учет?

А теперь — о воинском учете. Нужно ли ФОП требовать от будущего работника — призывника, военнообязанного или резервиста военно-учетные документы (такие как военный билет или приписное удостоверение) при приеме работника на работу?

Смотрите. На самом деле такой работник обязан предоставить военный билет или другой военно-учетный документ при приеме на работу — так требует Кодекс законов о труде(ч. 1 ст. 24 КЗоТ). В этой норме есть перечень документов, которые нужно предоставить работнику при трудоустройстве. И этот перечень одинаков и для тех, кто устраивается в юрлицо, и для тех, кто устраивается в ФОП.

Поэтому ответ таков: военные документы предоставить работник обязан.

В то же время есть одно но. Никакой ответственности за то, что ФОП такие документы не запросит, нет. Поэтому, если что, то ФОП ничего не грозит.

Ведет ли ФОП воинский учет?

Подает ли он списки призывников, военнообязанных или резервистов в ТЦК?

Сообщает ли ФОП ТЦК о приеме или увольнении работников?

❌ На все эти три вопроса ответ — НЕТ. Такой обязанности у ФОП нет.

Идем дальше. Все необходимые документы от работника мы получили. Какой шаг следующий? Трудовой договор.

Обязательно ли оформлять письменный трудовой договор?

✅ Да, в некоторых случаях, предусмотренных статьей 24 КЗоТ, письменная форма трудового договора является обязательной. Один из таких случаев — когда работодателем выступает ФОП.

Правда, во время военного положения работник и работодатель имеют право заключать трудовой договор устно. Однако мы все равно рекомендуем заключать договор в письменной форме — по практическим и правовым причинам.

Кстати, регистрировать такой договор нигде не нужно.

Могут ли родственники помогать ФОП без заключения трудового договора?

❌ Нет, в Украине это запрещено. Никто, включая членов семьи ФОПа, не имеет права работать у него без трудового договора. Подробно об этом моменте мы рассказывали в нашем видео, ссылку на которое найдете в описании.

Можно ли заключить трудовой договор в электронной форме?

А вот что касается возможности заключить трудовой договор в электронной форме, то это разрешено. Главное, чтобы на нем были электронные подписи и работника, и ФОПа.

Нужно ли ФОП издавать приказ о приеме на работу?

✅ Да, надо! Когда ФОП принимает работника, нужно издать приказ или распоряжение о приеме на работу. Работник должен его подписать, чтобы подтвердить, что ознакомлен. Это требует статья 24 КЗоТ.

Даже если вы договорились устно, приказ все равно должен быть.

Типовая форма приказа (распоряжения) о приёме на работу № П-1 — приказ Госкомстата Украины от 05.12.2008 № 489.

Но вы можете немного её изменить или сделать свой вариант, если хотите. Главное — чтобы в приказе были все обязательные реквизиты, как в стандартной форме.

Нужно ли уведомлять налоговиков о приеме работника?

Еще один обязательный шаг для работодателя — это подать уведомление о приеме работника на работу. Подается оно по правилам, прописанным в постановлении КМУ от 17.06. 2015 г.№ 413.

Вот так оно выглядит. Уведомление подают все работодатели без исключения. ФОП — также, независимо от того, принимают работника по основному месту работы или по совместительству, на полную или неполную занятость. Когда его подавать? Уведомление отправляем налоговикам после формирования распоряжения о приеме на работу, но до фактического допуска работника к работе. Обычно его подают накануне первого рабочего дня нового работника.

Обязательно ли заполнять трудовую книжку?

Заполнять трудовую книжку ФОП обязан только по требованию работника. Если работнику это не нужно, то и ФОП заморачиваться ни к чему. Но здесь есть один смежный вопрос.

Если работник впервые нанимается на работу и требует, чтобы ФОП оформил ему трудовую книжку. Можно ли отказать работнику?

Нет, нельзя отказать. ФОП обязан завести трудовую книжку для работника не позднее чем через 5 дней после его приема на работу. После внесения записи о приеме на работу в трудовую книжку, ее нужно вернуть работнику.

У работника нет трудовой книжки. Что делать?

А вот если у работника нет трудовой книжки, а нужна информация о трудовой деятельности. Что делать в такой ситуации? В этом случае работник может получить информацию о своей трудовой деятельности из Реестра застрахованных лиц. Эти данные можно заказать и загрузить через личный кабинет на портале Пенсионного фонда Украины. Важно, что сделать это может только сам работник.