Будет ли штраф, если не обновить номер телефона в ЕГР?

Новый номер телефона сотрудника или предприятия: обязанность обновления данных в ЕГР и последствия для сотрудников и работодателей.

Дедлайн 13 августа: что должны сделать работодатели и сотрудники?

Почему важно обновлять контактные данные в ЕГР

С 13 августа 2025 года вступают в силу изменения, предусмотренные Законом Украины от 01.05.2025 № 4412-IX. Одной из ключевых новаций является усиление требований к актуальности контактной информации сторон трудовых договоров.

В соответствии с ч. 3 ст. 7 Закона № 2136-IX «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» каждая из сторон трудового договора обязана обеспечить возможность коммуникации и незамедлительно информировать другую сторону об изменении контактных данных (телефон, email и т.д.).

Также, согласно п. 18 ч. 2 ст. 9 Закона № 755-IV «Про державну реєстрацію юридичних осіб, ФОП та громадських формувань», номер телефона и/или электронная почта являются обязательными реквизитами в ЕГР. Их обновление – это не рекомендация, а законодательная обязанность.

Что будет, если не обновить номер телефона в ЕГР

Прямых финансовых санкций по Закону № 4412-IX не предусмотрено. Однако ч. 4 ст. 7 Закона № 2136 устанавливает важное последствие:

если одна из сторон трудового договора не обновила свои контактные данные, то любая коммуникация по последним известным реквизитам считается надлежащим выполнением обязанности уведомления.

То есть, если сотрудник или работодатель меняет номер телефона, но не вносит изменения в ЕГР и не уведомляет другую сторону, все письма, звонки или сообщения на старые контакты будут считаться законными и полученными.

Выводы и советы бухгалтеру

• Обновление номера телефона в ЕГР – это юридическая обязанность для всех субъектов хозяйствования и работодателей.
• Невыполнение этого требования не влечет штрафа, но создает риск отсутствия надлежащей связи с контролирующими органами, контрагентами или сотрудниками.
• Изменения следует вносить незамедлительно, так как с 13.08.2025 года вступают в силу новые правила коммуникации в условиях военного положения.
• Для избежания недоразумений стоит параллельно обновлять реквизиты во всех внутренних документах, договорах и в налоговой.