Можно ли подписывать первичные документы гелевой ручкой или черного цвета?
Что делать, если отказываются признавать записи в договорах и других документах гелевой ручкой и/или черной ручкой?
Вопрос подписи первичных документов и договоров регулируется Положением о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденным приказом Минфина от 24.05.1995 № 88.
Пункт 2.9 Положения № 88 устанавливает:
все записи в первичных документах и регистрах бухгалтерского учета, созданных в бумажной форме, должны осуществляться чернилами темного цвета или пастой шариковых ручек.
При этом закон не содержит определения термина «темный цвет».
На практике к нему относят синий и черный цвета, которые обеспечивают четкость и долговременность сохранения записей.
Запрещено только использование карандаша, поскольку такие записи могут быть стерты или изменены.
Таким образом, гелевые ручки синего или черного цвета соответствуют требованиям закона.
Правовая защита в случае отказа
Если контрагент или контролирующий орган отказывается принимать документы из-за цвета подписи:
- Ссылайтесь на п. 2.9 Положения № 88 — это прямая норма, которая позволяет подпись чернилами темного цвета.
- Зафиксируйте отказ в письменной форме (например, актом или служебной запиской).
- В случае спора используйте ст. 9 Закона Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности», которая определяет, что первичный документ является основанием для бухгалтерского учета, если он содержит все обязательные реквизиты (цвет подписи среди них не указан).
Вывод
- подписание документов гелевой синей или черной ручкой является законным.
- отказ в принятии таких документов не имеет нормативного основания.
- 📖 Единственное требование — чтобы записи и подписи были четкими , разборчивыми и устойчивыми к сохранению.
