Должен ли ФЛП на ЕН хранить первичные документы?
Вопрос для ФЛП на едином налоге 1, 2 и 3 групп без НДС. Нужно ли сохранять первичные документы в 2025 году во время военного положения: как долго, какие штрафы?
В 2025 году вопрос хранения первичных документов для ФЛП на едином налоге первой, второй и третьей группы (без НДС) остается актуальным. Даже если предприниматель не ведет учет расходов и не подает детализированную отчетность, обязанность сохранять документы, подтверждающие доход, не отменена.
Какие документы должен сохранять ФЛП-единщик
Согласно п. 296.1 НКУ, ФЛП 1 и 2 групп ведут учет в произвольной форме путем помесячной фиксации доходов. А ФЛП 3 группы (без НДС) — учет доходов и расходов, отдельно от сельскохозяйственной деятельности.
🔍 Однако основанием для формирования налоговой отчетности являются первичные документы. Именно они подтверждают:
- факт получения дохода;
- право на применение упрощенной системы;
- отсутствие нарушений, которые могли бы привести к доначислениям.
Сроки хранения первичных документов
| Вид документов | Минимальный срок хранения | Норма НКУ |
|---|---|---|
| Налоговые документы, связанные с трансфертным ценообразованием | 2555 дней (7 лет) | п.п. 44.3.1 |
| Другие налоговые документы (в частности ФЛП) | 1825 дней (5 лет) | п.п. 44.3.2 |
| Другие документы, не указанные выше | 1095 дней (3 года) | п.п. 44.3.3 |
| Документы из других законов под надзором ГНС | 1095 дней (3 года) | п.п. 44.3.4 |
📌 Начало учета срока: с момента подачи отчетности или последнего дня срока подачи, если отчет не подан.
Что будет, если документы не сохранялись
📍 За несохранение первичных документов:
- 📎 1020 грн — первое нарушение (п. 121.1 НКУ)
- 📎 2040 грн — повторное нарушение в течение года
❗ Исключение: штрафы не применяются, если документы подтверждают только расходы на товары/услуги (а не доход).
Специальные условия для территорий боевых действий
🔸 Если ФЛП работал на территории активных боевых действий или временно оккупированной территории, но утратил первичные документы, применяется п.п. 69.28 подраздел. 10 разд. ХХ НКУ:
- Подтверждение налоговой информации возможно альтернативно — без штрафов.
- Важно обосновать невозможность предъявления документов.
Выводы
- Да, ФЛП-единщики обязаны сохранять первичные документы для подтверждения доходов (в т.ч. акты, накладные, выписки банка, договоры).
- Документы хранятся от 3 до 7 лет, в зависимости от типа.
- В случае проверки отсутствие первички = штрафы.
- Исключения предусмотрены только:
- для документов, касающихся расходов;
- для территорий боевых действий (при подтверждении невозможности хранения).
📂 Консультация из категории 107.01.06 ЗІР ГНС
