Нужно ли повторно подавать ПФУ сканированную трудовую книжку и приказы после изменений?
Трудовая книжка уже оцифрована. Но ПФУ не принимает на оцифровку новые записи без скан-копии приказа о приеме, увольнении и т. п. Что делать?
📖 Электронные трудовые книжки: общие вопросы
Общий принцип
После одноразовой подачи сканкопии трудовой книжки в рамках оцифровки (согласно Порядку № 11-1), не нужно каждый раз оцифровывать новые записи (например, о приеме или увольнении) и добавлять сканы трудовой книжки.
Информация о «движении» работников должна подтягиваться из Объединенного отчета (в частности, приложения Д5).
Но! По информации отдельных местных пенсионных фондов, чтобы новая запись (например, об увольнении) отразилась в разделе «Оцифрованная ЕТК», нужно воспользоваться функционалом «Добавить запись» в кабинете на портале ПФУ и добавить информацию вместе со сканкопией приказа.
Когда сканкопия приказа нужна?
Сканкопию приказа нужно подавать только в случае:
- если вы вносите запись вручную через функцию «Добавить запись» в электронную трудовую на портале ПФУ;
- если вы хотите немедленно обновить ЭТК работника — например, при увольнении или переводе, и не хотите ждать пока это «подтянется» из месячной отчетности (Д5);
- если запись не появилась в разделе «Оцифрованная ЭТК» и вы желаете ее туда внести.
В таком случае приказ — это основание для записи, поэтому его электронная копия обязательна.
Если не подавать сканкопию
- Отчетность (через Объединенную форму, приложение Д5) обеспечивает обновление раздела «Відомості з ЄСВ», но не заполняет раздел «Відцифрована ЕТК».
- То есть фактически ПФУ не распознает это как «оцифрованную запись» без подкрепления сканом.
Выводы
- Постановление ПФУ № 11-1 от 12.03.2021: Сведения из трудовой подаются единоразово, повторное сканирование книжки не нужно.
- Но приказы — обязательные приложения при ручном внесении записей через портал (функция «Добавить запись»).
