Директор мобилизован, а КЭП закончилась: как подать отчеты законно

📧 Как подать налоговую отчетность в электронном виде, когда руководитель в ЕГР значится старый (мобилизован/на ВОТ), срок КЭП руководителя закончился, а внести смену руководителя в ЕГР нет возможности?

Может ли лицо, временно исполняющее обязанности руководителя (И.О.) и имеющее право подписи по данным ЕГР (из-за «описания ограничений») подписать электронную отчетность?

Ответ — да, но с правильным оформлением в ГНС.

✍️ Консультация из категории 129.03 ЗІР ГНС

Алгоритм действий

Шаг 1️⃣ Проверьте выписку ЕГР

1. В выписке из ЕГР должна быть действующая запись о руководителе и (при наличии) «опис обмежень», где указано, что обязанности руководителя временно исполняет конкретное лицо (ФИО, основание).
2. Если такой записи нет — инициируйте внесение через государственного регистратора (по возможности). Без этого ГНС не сможет подтянуть правовой статус И.О.

Шаг 2️⃣ Обратитесь в ГНС по основному месту учета

Поскольку «описание ограничений» из ЕГР в ГНС не поступает автоматически, подайте в ГНС заявление/письмо об обновлении сведений о руководителе на основании «описания ограничений».
Приложите копии:

• извлечения из ЕГР с «описью ограничений»;
• приказа/распорядительного документа о временном возложении обязанностей (если есть);
• паспорта/РНОКПП И.О. (для идентификации);
• контактов для обратной связи.

Цель: чтобы в учетных данных ГНС именно В.А. отобразился как действующий подписант/руководитель для е-документооборота.

Шаг 3️⃣ Получите/перевыдайте КЭП на В.А.

• Оформите КЭП (квалифицированную электронную подпись) на лицо-В.А. (создатель КЭП — юрлицо/ФЛП; Закон № 2155).
• Если была электронная печать — при необходимости оформите квалифицированную электронную печать юрлица. (Наличие печати — не обязательное условие для принятия отчётности, но часто нужно для внутренних процедур)

📒 Нужна ли электронная печать предприятию, которое пользуется обычной?

Шаг 4️⃣ Делегируйте право подписи (при необходимости)

Если отчеты будет подписывать не И.О.-руководитель, а другое уполномоченное лицо, подайте через Е-кабинет Уведомление по приложению 1 к Порядку № 557 о предоставлении прав подписи этому лицу (укажите его КЭП).

Шаг 5️⃣ Подайте отчетность в электронном виде

• Создайте электронные документы с КЭП И.О. или уполномоченного лица.
• Проверьте квитанции:
  • Квитанция №1 — технический контроль формата/реквизитов. В случае отказа — указывают причину непринятия (Порядок № 557, п. 8).
  • Квитанция №2 — подтверждение принятия/регистрации или отказ по сути (Порядок № 557, п. 9).