Для кого нужна должностная инструкция в 2025 году?
Должностная или рабочая инструкция: для каких должностей обязательно оформлять и как это сделать правильно в 2025 году
Обязанность ознакомить работника: инструкция или трудовой договор?
Согласно ст. 29 КЗпП Украины, до начала работы работодатель обязан проинформировать работника о его правах, обязанностях и условиях труда. Это можно сделать письменно через трудовой договор или должностную (рабочую) инструкцию.
Однако только трудовым договором сложно охватить весь спектр функциональных обязанностей работника в соответствии с Справочником квалификационных характеристик профессий. Поэтому кадровикам рекомендуется разработать должностные / рабочие инструкции для всех должностей, которые внесены в штатное расписание.
🔹 Исключение — должность директора предприятия. Должностная инструкция для него не является обязательной.
Для кого должностная, а для кого — рабочая инструкция?
Тип инструкции зависит от кода раздела Классификатора профессий (КП):
| Категория | Инструкция |
|---|---|
| Разделы 1 – 4 КП (руководители, профессионалы, специалисты, техработники) | Должностная инструкция |
| Разделы 5 – 9 КП (рабочие, обслуживающий персонал) | Рабочая инструкция |
Как разработать должностную или рабочую инструкцию
1️⃣ Инструкция создается на должность, а не на человека.
Это типовой обезличенный документ, который не содержит ФИО работников. Если появляется новая должность в штате — для нее разрабатывается отдельная инструкция.
2️⃣ Ориентируйтесь на профессиональные стандарты и Справочники.
Используйте:
- общий и отраслевые Справочники квалификационных характеристик профессий;
- профессиональные стандарты;
- локальные документы предприятия.
3️⃣ Оформляйте инструкции по стандарту.
Соблюдайте требования:
- ДСТУ 4163:2020 — по оформлению документов;
- Правил делопроизводства и архивного хранения документов (приказ Минюста от 18.06.2015 № 1000/5);
- Сборника унифицированных форм ОРД.
4️⃣ Рабочие инструкции согласовываются с профсоюзом.
Должностные инструкции такого согласования не требуют.
Структура должностной / рабочей инструкции
| Должностная инструкция (7 разделов) | Рабочая инструкция (5 разделов) |
|---|---|
| 1. Общие положения | 1. Задачи и обязанности |
| 2. Задачи и обязанности | 2. Права |
| 3. Права | 3. Ответственность |
| 4. Ответственность | 4. Должен знать |
| 5. Должен знать | 5. Квалификационные требования |
| 6. Квалификационные требования | |
| 7. Взаимоотношения (при необходимости) |
Кто разрабатывает и утверждает инструкции
📌 Кто готовит проект:
- Руководитель структурного подразделения.
- При необходимости — отдел кадров.
📌 Кто подписывает:
- Руководитель соответствующего подразделения.
📌 Кто утверждает:
- Руководитель предприятия или его заместитель (гриф утверждения – в правом верхнем углу, согласно ДСТУ 4163:2020).
📌 Визирование:
- Если необходимо, определяется в Инструкции по делопроизводству.
Регистрация инструкций
Инструкции регистрируют в:
- Журнале регистрации внутренних документов, или
- Журнале регистрации должностных (рабочих) инструкций.
Закрепите это в Инструкции по делопроизводству.
Ознакомление работников
Когда: до начала работы.
Как:
- На последнем листе инструкции — подпись работника.
- В листе ознакомления.
- В Журнале ознакомления работников с должностными/рабочими инструкциями.
📌 Формулировка: «С должностной инструкцией ознакомлен(а)».
Выводы
✅ Должностные/рабочие инструкции — не замена, а дополнение к трудовому договору. Они нужны для:
- четкого описания должностных функций;
- ознакомления работников с трудовыми обязанностями;
- снижения рисков претензий со стороны Госинспекции труда.
✅ Инструкции создаются на должности, а не работников. Утверждение и регистрация — по стандартам.
