Суточные на командировку: правила 2025

Рассмотрим правила выплаты и документального оформления суточных в 2025 году. Какие предельные суммы не облагаются налогом. Налогообложение НДФЛ, ВС и ЕСВ.

Основные особенности суточных

• Не являются зарплатой — это не часть фонда оплаты труда (ФОТ). При этом оплата за время командировке осуществляется отдельно и по высшей из двух сумм:
  • средней зарплате за последние 2 месяца;
  • или фактическому дневному заработку в месяце командировки.
• Не облагаются налогом:
  • ❌ НДФЛ (18%)
  • военным сбором (5%)
  • еСВ (22%)
• Не индексируются.

Если работник в командировке — работодатель должен уплатить ему суточные оплату за командировку.

❗️Розмір суточных (в гривнах) — зависит от страны, куда направляется работник, и может быть ограничен необлагаемым размером (в Украине — 0,1 прожиточного минимума для трудоспособных лиц за каждый день).

Кому можно выплачивать суточные

• Работникам, с которыми заключен трудовой договор;
• Работникам, которых официально команди рует работодатель (юрлицо или ФЛП).

ФЛП не может командировать сам себя, поэтому суточные себе он выплачивать не имеет права.

Кому суточные не выплачиваются

• ФЛП (даже если они едут по «делам»);
• Физлицам по ГПД (гражданско-правовым договорам);
• Работникам с разъездным характером работы;
• Вахтовикам;
• Если поездка в пределах одного населённого пункта — это не считается командировкой.

Как компенсировать расходы без суточных

Если нужно возместить работнику расходы на деловую поездку, минуя суточные, то можно выплатить?

• Премии, надбавки, надбавки;
• Более высокая ставка оплаты;
• Оплата фактических расходов по квитанциям (проезд, проживание и т.д.).

📢 В документах по ГПД или разъездного характера нельзя указывать слова «командировка», «суточные » — это может привести к штрафам от Гоструда за подмену трудовых отношений.

Расходы на питание

🔹 Если в счете за отель уже включено питание (например, завтрак), уменьшать суточные не нужно — по крайней мере для небюджетных организаций и ФЛП.

🔹 Пункт 170.9.1 НКУ позволяет не облагать НДФЛ и ВС суточные, даже если в них частично входит оплата питания.

Однако можно предусмотреть исключения:

Во внутреннем положении о командировке (или приказе по предприятию) вы можете установить уменьшение суточных, если питание уже включено в счет гостиницы. Это — право, а не обязанность.

Если питание не в гостинице:

🔸 Обеды в кафе, ресторанах и т. п. не компенсируются отдельно — они должны быть оплачены работником за счет суточных.

🔸 Если же вы всё же компенсировали эти расходы — то это дополнительное благо:

• облагается НДФЛ (18%) и ВС (5%);
• начисляется ЕСВ (22%);
• включается в фонд оплаты труда.

Максимальный и минимальный размер суточных

рекомендуемый минимум суточных (по аналогии с бюджетниками):

• 300 грн/день — для командировок в пределах Украины;
• 56 — 80 евро/день — для командировок за границу, в зависимости от страны.

Меньшие суммы могут рассматриваться Гоструда как нарушение трудовых прав (письмо Минсоцполитики № 1732/0/101-16/28).

💰 Максимум без обложения НДФЛ и ВС (необлагаемый лимит):

• 800 грн/день (то есть 10% от минималки 8000 грн) — для внутренних командировок;
• 80 евро/день — для заграничных командировок (пересчитывается по курсу НБУ).

Суммы сверх этих лимитов облагаются налогом как дополнительное благо:

• 18% НДФЛ
• 5% военный сбор.

📖 Как не облагать суточные 2025: предельные суммы и документы

Утверждение размера суточных

1. Положение о командировках (лучший вариант)

• Включает единую фиксированную сумму суточных (например, 400 грн/день).
• Определяет другие правила (порядок направления, аванс, отчетность и т. п.).
• Работники ознакомляются под подпись.
• Меньше вопросов от ГНС и Гоструда.

📝 Положение о командировках: пример и шаблон

📝 Приказ об утверждении Положения о командировках

2. Отдельный приказ об установлении суточных

• Простой вариант — утверждается один раз.
• Подходит, если командировки бывают редко.

3. Суточные в приказе на конкретную командировку

Размер суточных прописывается в каждом приказе отдельно.

Такой вариант используется для индивидуальных или международных поездок.

Но он не рекомендован для регулярного использования, так как возникают риски:

• Неодинаковые суммы — вопрос обоснованности;
• Возможные сомнения в объективности со стороны проверяющих органов.

Суточные в Положении о командировках

Вариант	Как реализовать	Пример суммы суточных
Единый базовый размер	Один фиксированный размер суточных для всех командировок	300 грн
Дифференциация по региону	Более высокие суточные для «дорогих» городов (Киев, Львов и т.д.), более низкие — для других регионов	390 грн — города-миллионники 300 грн — другие города
Уменьшение суточных из-за питания в отеле	Суточные снижаются, если отель включает питание	240 грн (1 прием пищи) 165 грн (2 приема) 105 грн (3 приема)
Международные поездки	Суточные по странам согласно Порядку или по внутренней «сетке»	56 — 80 € или собственная норма
Без дифференциации по должностям	Все работники получают одинаковые суточные, без разделения по должности	—

🚫 НЕ рекомендуется прописывать:

• Разные суточные по должностям — это может вызвать вопросы со стороны Гоструда.
• Нестабильные суточные в каждом приказе — лучше закрепить основы в Положении о командировках.

Как использовать нормы Положения о командировках:

В приказе о командировке указываете: «выплатить суточные в соответствии с п. 2 Положения о командировках».

Работник подписывает ознакомление с Положением — это даёт юридическое основание.

Какие документы подтверждают суточные

• Приказ о командировке — обязателен;
• Билеты/транспортные документы — для подтверждения перемещения;
• Путевой лист — если используется служебный автомобиль;
• Отметки пограничной службы — для поездок за границу;
• Результаты выполненного задания (договор, акт и т.д.) — подтверждение хозяйственной цели;
• Отчет работника о командировке — рекомендованный;
• Командировочное удостоверение — по желанию предприятия.

⚠️ Когда суточные становятся сверхурочными:

1. Превышен лимит суточных (800 грн — по Украине; 80 евро — за границу).
2. Суточные начислены за неоформленные дни (без приказа или подтверждений).
3. Отсутствуют документы, доказывающие факт или цель командировки.
4. Отчетность о командировках не подана вовремя.

💸 Налогообложение сверхурочных суточных (2025):

• НДФЛ = (суточные — 800 грн) × 1,21951 × 18%
• ВС = (суточные — 800 грн) × 5%
• ЕСВ = не начисляется

В Приложении 4ДФ сверхурочные суточные указываются под кодом «118».

Основные правила расчета суточных по Украине

1. Приказ о командировке — главный документ, определяющий период;
2. Правило «24:00»:
   • Суточный срок считается с 00:00 до 24:00.
   • Если командировка началась в 23:57, полностью засчитывается текущий день.
3. Один день = суточные:
   • Даже если работник пробыл в командировке несколько часов, все равно засчитываются полные сутки.
4. Выходные, праздничные и нерабочие дни также включаются в расчет суточных, если они указаны в приказе.
5. Продление командировки:
   • Если работник задержался — нужно издать новый приказ.
   • Иначе — дни задержки не оплачиваются как суточные.
6. Накладка дней:
   • Если один день является днем возвращения из предыдущей и выезда в новую командировку — суточные платятся только один раз.
   • Выбор, к какой из командировок отнести этот день, остается за бухгалтером.

💡 Пример расчета: работник был в командировке с 7 по 10 апреля 2025 года, включительно. Суточные составляют 300 грн/день.

Количество дней: 4
Сумма суточных: 4 × 300 = 1200 грн

Основные правила расчета суточных заграницу

1. Разделение на украинскую и заграничную часть маршрута:
   • Дни, приходящиеся на территорию Украины — расчет проводят по 300 грн/день.
   • Дни пребывания за пределами Украины — согласно норме страны (до 80 евро/день).
2. Определение момента начала/завершения командировки:
   • По нормам Инструкции № 59 (применяется как рекомендация и для небюджетников):
     • Зарубежные суточные рассчитываются с момента посадки на транспорт, следующий в иностранное государство.
     • Украинские суточные — до момента пересадки на «заграничный» транспорт.
3. Правило «одного дня»:
   • Если пересадка в Украине и выезд за границу происходит в один день, то суточные полностью считаются по зарубежной норме.

💶 Курсовые разницы:

Если курс евро меняется после выдачи аванса, а отчет составляется по более низкому курсу, разница:

• возвращается работником, или
• облагается налогом как дополнительное благо (НДФЛ ВС, без ЕСВ).

💡Пример расчёта: работник поехал в командировку на 10 дней в Польшу (суточные = 80 евро/день).

• Общая сумма суточных = 10 × 80 евро × курс НБУ на каждый день
  (например, курс = 46 грн → 10 × 80 × 46 = 36 800 грн)

Аванс = 800 евро = 800 × 45,96 = 36 768 грн

Если курс изменился — делаем перерасчет! Например, новый курс = 45,06, тогда сумма = 36 048 грн, и разницу в 720 грн работник должен либо вернуть, либо она облагается налогом.