Электронные первичные документы: сколько хранить без проверки?
Как правильно и сколько лет хранить электронные первичные документы, если налоговая проверка давно не проводилась?
Законодательство предъявляет определенные требования к хранению электронных и бумажных документов – с одинаковыми минимальными сроками, но с учетом специфики электронного формата. Несоблюдение правил может создать риски при проверках ГНС.
Общие требования к хранению электронных документов (Закон № 851)
- 📂 Документы должны храниться на электронных носителях в форме, которая позволяет проверить их целостность.
- ⏳ Минимальные сроки хранения электронных документов = минимальным срокам хранения бумажных.
- 🛡️ Если невозможно надежно хранить электронный документ на одном носителе — необходимо дублировать на нескольких носителях и делать резервные копии.
- 📑 Если технически невозможно сохранить электронный документ в цифровом формате — при отсутствии бумажного оригинала разрешено хранить бумажную копию электронного оригинала.
Обязательные требования:
- Информация должна быть доступной для использования.
- Возможность восстановления документа в формате создания/отправки/получения.
- Сохранение данных о происхождении, назначении, дате и времени отправки или получения.
Требования НКУ к минимальным срокам хранения документов
| Категория документов | Минимальный срок хранения (п. 44.3 НКУ) | Примечания |
| Первичные документы, регистры бухучета, финотчетность, другие документы, связанные с налогообложением | 1825 дней (5 лет) | Для юрлиц, ФЛП, НПО |
| Другие документы (разрешительные, подтверждающие) | 1095 дней (3 года) | Если нет более длительных сроков хранения |
| Документы, касающиеся предмета проверки или судебных споров | До окончания проверки, срока обжалования и/или завершения судебного разбирательства | п. 44.4 НКУ |
⚠️ Военное положение: отсчет сроков давности проведения плановых и внеплановых проверок приостановлен (п.п. 69.36 п. 69 подраздел. 10 разд. ХХ НКУ). Это означает, что сроки хранения документов автоматически продлеваются.
Практические акценты для бухгалтера
Если проверка еще не проводилась, налогоплательщик обязан предоставить контролерам все необходимые документы в полном объеме на момент начала документальной проверки (п. 85.2 НКУ).
Архив электронных первичных документов должен быть доступен и проверен на целостность.
Для надежности стоит дублировать данные на несколько носителей (облачное хранилище + локальные копии).
В случае утраты электронного доступа обязательно иметь бумажную резервную копию.
Выводы
- Электронные первичные документы нужно хранить не менее минимальных сроков НКУ, как и бумажные: 5 лет для определенных, 3 года — для остальных.
- В период военного положения сроки хранения документов продлеваются из-за приостановки сроков проведения проверок.
- После начала документальной проверки налогоплательщик должен предоставить все необходимые документы, связанные с проверкой.
- Самая безопасная практика хранения электронных документов — дублировать на нескольких электронных носителях и периодически проверять доступность архивов.
