В ходе осуществления хозяйственной деятельности предприятие взаимодействует с другими предприятиями, организациями, которые поставляют товарно-материальные ценности (необоротные активы, производственные запасы), предоставляют услуги, выполняют работы. Для предприятия такие субъекты хозяйствования являются поставщиками и подрядчиками.
Для обобщения информации о расчетах по текущей задолженности с поставщиками и подрядчиками предприятия используют субсчета 371 «Расчеты по выданным авансам», 631 «Расчеты с отечественными поставщиками» и 632 «Расчеты с иностранными поставщиками», по долгосрочной — субсчет 183 «Прочая дебиторская задолженность» и счет 55 «Прочие долгосрочные обязательства». Применение указанных субсчетов зависит от формы и порядка расчетов за товарно-материальные ценности, работы, услуги.
Рассмотрим порядок применения этих субсчетов.
11.1. ПОРЯДОК ПРОВЕДЕНИЯ РАСЧЕТОВ НА УСЛОВИЯХ ПРЕДОПЛАТЫ
При приобретении ТМЦ на условиях предоплаты первым событием является пере-
числение аванса поставщику.
Для обеспечения расчетов за производственные запасы, товары, другие материальные ценности, работы и услуги (независимо от факта заключения письменного договора или устной договоренности относительно поставки) от поставщика (подрядчика) в адрес получателя выставляется счет-фактура или счет.
На практике под счетом-фактурой понимается вид коммерческого счета, в котором указана сумма к оплате за какой-либо товар. Этот документ носит информационный характер и не является первичным документом. Счет-фактура содержит предложение, направленное покупателю, уплатить установленную сумму денежных средств (для чего в счете приводятся банковские реквизиты продавца) за указанную в нем номенклатуру отгруженного товара. Кроме того, в счет-фактуре могут быть отражены данные о статусе поставщика (например, плательщик налога на прибыль и НДС).
Минфин в письмах от 27.11.2006 г. № 31-34000-20-23/25136, от 09.07.2007 г.
¹ 31-34000-20/23-4579/4800 и от 16.08.2010 г. № 31-34020-20-29/21352 отметил следующее: по своему назначению счет-фактура не соответствует признакам первичного документа, поскольку им не фиксируется какая-либо хозяйственная операция, распоряжение или разрешение на проведение хозяйственной операции, а носит только информационный характер. Форма счета (счета-фактуры) не относится к типовым формам, утверждаемым Госкомстатом, применение ее нормативно-правовыми актами не предусмотрено.
Основным условием продажи товаров (работ, услуг) является заключение соответствующего договора в письменной или устной форме, одним из условий которого является согласование цены товара (работ, услуг). При этом в обязанность покупателя входит оплата стоимости такого товара (работ, услуг) в установленные сроки.
Без счета-фактуры можно обойтись, если есть договор и в нем указаны банковские реквизиты продавца. В таком случае покупатель и без счета должен перечислить денежные средства за товары (работы, услуги) в установленные сроки.
Если же договор отсутствует, то целесообразно выписать счет. Тем более, что законодатель прямо предусматривает возможность заключения письменного договора в упрощенном порядке, т. е. путем обмена письмами, факсограммами, телеграммами, телефонограммами и т. п., а также путем подтверждения принятия к исполнению заказов, если законом не установлены специальные требования к форме и порядку составления данного вида договора (ч. 1 ст. 181 ХКУ [38]). См. по этому поводу также постановления ВХСУ от 20.12.2007 г. № 33/106, от 17.09.2009 г. № 5020-9/112 и от 15.12.2010 г. № 20/178/09.
При этом такой счет при определенных условиях может играть роль письменного договора. Дело в том, что исходя из положений главы 53 ГКУ [37] договор не обязательно должен выглядеть как единый документ. В общем случае договор считается заключенным в момент получения ответа о принятии предложения, если стороны пришли к согласию по всем существенным условиям договора (ч. 1 ст. 638 ГКУ [37], ч. 1 ст. 640 ГКУ [37]). То есть, предложение должно содержать существенные условия договора и выражать намерение стороны взять на себя обязательства в случае его принятия, что также следует из ч. 1 ст. 641 ГКУ [37]. Таким образом, если счетфактура содержит в себе существенные условия и выражает намерения стороны, то он может играть роль письменного договора купли-продажи.
В сфере внешнеэкономической деятельности счет-фактура носит название «инвойс». Правда, здесь, кроме счета на оплату, он выполняет функцию документа на отгрузку, товарно-сопроводительного документа, документа для таможенного оформления. Инвойс (от англ. invoice) — это документ, предоставляемый продавцом покупателю и содержащий перечень товаров, их количество и цену, по которой они будут поставлены покупателю, формальные особенности товара (цвет, вес и т. д.), условия поставки и сведения об отправителе и получателе. Выписка инвойса свидетельствует о том, что у покупателя появляется обязанность оплаты товара в соответствии с указанными условиями (кроме случаев, когда поставка осуществляется по предоплате). В отличие от счета-фактуры, инвойс выписывается независимо от формулировок в договоре. Учет расчетов по текущим авансам, выданным другим предприятиям, организациям, ведут на субсчете 371 «Расчеты по выданным авансам».
По дебету этого субсчета отражают суммы выданных авансов (предварительной
оплаты) за товары, работы, услуги в корреспонденции со счетами учета денежных средств (30 «Касса», 31 «Счета в банках»). Таким образом, предприятие отражает возникновение текущей дебиторской задолженности за товары, работы, услуги.
Товарно-материальные ценности, полученные от поставщиков, зачисляются в состав активов с отражением по дебету счетов 15 «Капитальные инвестиции», 20 «Производственные запасы», 22 «Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы», 28 «Товары» и кредиту соответствующего субсчета к счету 63 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». Оприходование производственных запасов, товаров оформляется приходным ордером (типовая форма № М-4) или приходной накладной произвольной формы.
Приемка от подрядчика выполненных работ (предоставленных услуг) отражается в учете предприятия в корреспонденции сосчетом 23 «Производство» либо соответствующим счетом учета расходов деятельности.
По кредиту субсчета 371 отражают суммы, погашенные зачетами при расчетах за поставленные материалы, выполненные работы, предоставленные услуги, в корреспонденции со счетом 63 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», а также суммы, возвращенные поставщиками или подрядчиками как неиспользованные, в корреспонденции со счетами учета денежных средств. Иными словами, после выполнения поставщиками и подрядчиками своих обязательств по кредиту данного субсчета отражают погашение задолженности, а в случае невыполнения — ее списание при признании такой задолженности сомнительной либо безнадежной.
Сальдо по субсчету 371 характеризует наличие текущей дебиторской задолженности, а по субсчету 183 — долгосрочной. В зависимости от срока погашения дебиторской задолженности сальдо по субсчету 183 отражается по строке 050 Баланса (если срок погашения задолженности превышает 12 месяцев с даты баланса), а по субсчету 371 — по строке 180 (если срок погашения задолженности не превышает 12 месяцев с даты баланса). Порядок отражения операций с поставщиками и подрядчиками на условиях предоплаты рассмотрим на примере.
Пример 11.1. Предприятие заключило договор на поставку продукции. Согласно условиям договора предприятие перечислило предварительную оплату за товары в сумме 12000 грн. (в том числе НДС — 2000 грн.).
В соответствии с условиями договора поставщик отгрузил первую партию товара на сумму 8400 грн. (в том числе НДС — 1400 грн.), вторую партию — на сумму
3600 грн. (в том числе НДС — 600 грн.).
Таблица 11.1
| Первичный документ | Содержание хозяйственной операции | Корреспондирующие счета | Сумма, грн. | |
| дебет | кредит | |||
| Платежное поручение | Перечислена предоплата поставщику | 371 | 311 | 12000 |
| Налоговая накладная | Отражен налоговый кредит по НДС | 641 | 644 | 2000 |
| Приходная накладная | Получены товары от поставщика | 281 | 631 | 7000 |
| Приходная накладная | Списана ранее отраженная сумма налогового кредита по НДС | 644 | 631 | 1400 |
| Приходная накладная | Получены товары от поставщика | 281 | 631 | 3000 |
| Приходная накладная | Списана ранее отраженная сумма налогового кредита по НДС | 644 | 631 | 600 |
| Бухгалтерская справка | Произведен зачет задолженностей | 631 | 371 | 12000 |
11.2. ПОРЯДОК ПРОВЕДЕНИЯ РАСЧЕТОВ ПРИ ПОСЛЕДУЮЩЕЙ ОПЛАТЕ
Для отражения текущих расчетов с поставщиками и подрядчиками за поставленные товарно-материальные ценности, выполненные работы, предоставленные услуги применяют субсчета:
631 «Расчеты с отечественными поставщиками»
632 «Расчеты с иностранными поставщиками» к счету 63 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».
По кредиту счета 63 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» отражают задолженность за полученные производственные запасы, малоценные и быстроизнашивающиеся предметы, товары, выполненные работы, предоставленные услуги. При этом счет 63 корреспондирует со счетами учета производственных запасов, товаров, учета затрат на производство и расходов деятельности. При погашении задолженности перед поставщиками и подрядчиками счет 63 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» корреспондирует со счетами учета денежных средств (30 «Касса», 31 «Счета в банках»).
Остаток по счету 63 характеризует наличие текущей кредиторской задолженности за товары, работы, услуги и отражается по строке 530 Баланса.
Отражение расчетов с поставщиками и подрядчиками на условиях последующей оплаты рассмотрим на примере.
Пример 11.2. Предприятие в соответствии с условиями договора купли-продажи получило от поставщика горюче-смазочные материалы на сумму 4800 грн. (в том числе НДС — 800 грн.). Оплата за полученные товарно-материальные ценности перечислена в следующем месяце.
Таблица 11.2
| Первичный документ | Содержание хозяйственной операции | Корреспондирующие счета | Сумма, грн. | |
| дебет | кредит | |||
| Приходная накладная | Оприходованы ГСМ | 203 | 631 | 4000 |
| Налоговая накладная | Отражена сумма налогового кредита по НДС | 641 | 631 | 800 |
| Платежное поручение | Перечислена оплата за полученные ГСМ | 631 | 311 | 4800 |
Для учета расчетов с прочими кредиторами, кроме счетов 37 и 63, предприятия применяют счет 68 «Расчеты по прочим операциям». В соответствии с Инструкцией по применению Плана счетов [136] счет 68 используется предприятиями для учета расчетов по операциям, которые не могут быть отражены на счетах 63 — 67.
Особое внимание хотелось бы обратить на субсчет 685 «Расчеты с прочими кредиторами». Как предусмотрено Инструкцией по применению Плана счетов [136], данный субсчет применяется для учета расчетов с различными организациями по операциям некоммерческого характера (учебными и научно-исследовательскими заведе- ниями и т. д.), а также по другим операциям.
В частности, субсчет 685 применяют арендаторы для отражения арендной платы. Основанием для отражения арендатором арендной платы в составе расходов является акт выполненных работ. В бухгалтерском учете сумму начисленной арендной платы арендатор отражает по кредиту субсчета 685 и по дебету соответствующего счета учета расходов (23, 91, 92, 93, 941, 949) в зависимости от предназначения и целей использования арендуемого имущества.
Пример 11.3. Предприятие арендует помещение под офис. Сумма ежемесячной арендной платы составляет 1200,00 грн. (в том числе НДС — 200 грн.).
Стоимость помещения, полученного в аренду согласно акту приемки-передачи, — 60000,00 грн.
Таблица 11.3
| Первичный документ | Содержание хозяйственной операции | Корреспондирующие счета | Сумма, грн. | |
| дебет | кредит | |||
| Акт приемкипередачи | Получено помещение в аренду | 1 | — | 60000 |
| Акт выполненных работ | Начислена сумма арендной платы | 92 | 685 | 1000 |
| Налоговая накладная | Сумма НДС включена в состав налогового кредита | 641 | 685 | 200 |
| Платежное поручение | Перечислена сумма арендной платы арендодателю | 685 | 311 | 1200 |
11.3. ОТРАЖЕНИЕ РАСЧЕТОВ С ПОСТАВЩИКАМИ И ПОДРЯДЧИКАМИ В УЧЕТНЫХ РЕГИСТРАХ
Обобщение информации о расчетах с поставщиками и подрядчиками осуществляется в Журнале 3 и ведомостях аналитического учета к этому Журналу. Рассмотрим порядок отражения расчетов с поставщиками и подрядчиками в этих регистрах.
Так, учетным регистром по субсчету 371 «Расчеты по выданным авансам» является Ведомость 3.2 аналитического учета расчетов с разными дебиторами. В ведомости для учета расчетов по каждому дебитору отводят необходимое количество строк. Сальдо по субсчету 371 определяют по каждому дебитору и переносят в графу 5 ведомости 3.2 на следующий месяц.
Расчеты с поставщиками и подрядчиками за полученные товарно-материальные ценности отражаются в Ведомости 3.3, которая предназначена для аналитического учета расчетов с поставщиками и подрядчиками по счету 63 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».
Записи в ведомости производятся в течение месяца по мере признания обязательств
за материальные ценности, нематериальные активы, работы и услуги и проведения расчетов с поставщиками и подрядчиками на основании первичных документов (товарнотранспортных накладных, приходных накладных, выписок банка с приложенными документами, актов выполненных работ, предоставленных услуг и др.).
Операции в ведомости отражаются в разрезе поставщиков (подрядчиков) по каждому первичному документу. Для этого на каждого поставщика (подрядчика) отводят несколько строк по количеству возможных поставок в течение месяца. В конце месяца определяют сальдо по каждому поставщику и подрядчику, которое переносят в графу 6 ведомости 3.3 на следующий месяц.
Учетным регистром для отражения расчетов с другими кредиторами (субсчет 685) является Ведомость 3.5. Заполнение этой ведомости производится аналогично порядку заполнения ведомостей 3.2 и 3.3.
В конце месяца информацию из Ведомостей 3.2, 3.3 и 3.5 переносят в Журнал 3.
