Главбух и директор 2в1: как накладывать КЭП?
Главбух временно назначен одновременно исполнять обязанности директора: как правильно накладывать КЭП / УЭП на е-отчетность? Инструкция от ГНС.
Во время отпуска или отсутствия директора часто возникает ситуация, когда главного бухгалтера временно назначают исполнять обязанности директора. Главный вопрос: как в таком случае накладывать КЭП / УЭП на налоговую отчетность, чтобы избежать претензий от ГНС?
НКУ и Порядок обмена электронными документами № 557 устанавливают четкий алгоритм, который бухгалтеру стоит знать.
Нормы законодательства
- Налоговую декларацию подписывают:
- руководитель (директор) или уполномоченное лицо;
- главный бухгалтер (или другое ответственное лицо).
Если директор сам ведет бухучет — он подписывает декларацию единолично (п. 48.5 НКУ).
- Подлинность э-документов подтверждается КЭП / УЭП на квалифицированном сертификате (пп. 48.5.1 НКУ).
- Директор определяет перечень уполномоченных лиц для подписания отчетности и сообщает о них налоговой Уведомлением по установленной форме (п. 42.6 НКУ, п. 3 разд. ІІІ Порядка № 557).
- В Уведомление вносятся данные о подписантах. На него накладываются:
- КЭП / УЭП всех подписантов в порядке внесения;
- КЭП / УЭП директора;
- квалифицированная печать предприятия (при наличии).
Как действовать, если главбух временно исполняет обязанности директора?
❌ Неправильно: нелегально «в темную» использовать КЭП / УЭП директора без подачи Уведомления в налоговую.
✅ Правильно:
- подать в налоговую Уведомление, где главбуху присвоить тип подписи «директор»;
- в настройках Электронного кабинета изменить поле «использование подписей»;
- подписывать е-отчетность в следующей последовательности:
| Очередность наложения | Кто накладывает | Чем подписывает |
| 1 | главбух, который временно исполняет обязанности директора | КЭП / УЭП с типом «директор» |
| 2 | предприятие | Квалифицированная электронная печать (при наличии) |
Выводы
- Если на главбуха временно возложено исполнение обязанностей директора, он должен быть внесен в Уведомление как подписант с типом «директор».
- Использовать КЭП / УЭП отсутствующего директора нелегально — запрещено.
- Отчетность в таком случае подписывается одним КЭП / УЭП главбуха как руководителя + печатью предприятия (при наличии).
- В этой ситуации налоговики фактически приравнивают главбуха — временного исполнителя обязанностей директора — к руководителю, который непосредственно и единолично ведет бухгалтерский учет и подает декларации.
