График отпусков на 2025 год: составлять или нет?
Некоторые считают, что планирование отпусков заранее является лишней тратой времени и сил. Особенно во время военного положения, когда сложно предусмотреть события на год вперед. Однако составление графика отпусков — это законодательное требование, которое остается в силе даже во время войны.
Составление графика регламентировано статьей 10 Закона Украины «Об отпусках». Эта норма распространяется на всех работников независимо от формы собственности, деятельности или количества работников. Даже если трудимся ты и я, и мы с тобой, все равно составлять график отпусков надо. К тому же Минсоцпоилитики на этом настаивает и отмечает, что за несоставление графика грозит штраф(письмо от 29.07.2015 №191/10/136-15).
Что будет, если не составить график?
Отсутствие графика рассматривается как «нарушение других требований законодательства о труде». За это грозит:
— финансовый штраф — одна минимальная зарплата (абзац десятый ч. 2 ст. 265 КЗоТ). Это сейчас в 2024 году и в 2025 году — 8000 грн;
— административная ответственность (ст. 41 КУоАП). Это 510 — 1700 грн.
Финсанкцию накладывает Гоструда. А потому штрафа можно избежать, если исправить нарушение в определенной инспектором строке. А вот в отношении админштрафа такой поблажки нет.
Почему график отпусков полезен?
Наличие согласованного графика позволяет:
1. Организовать планирование предоставления отпусков работникам.
2. Предотвратить накопление неиспользованных дней отпусков, которые могут привести к немалой сумме отпускной компенсации при увольнении работника.
3. Уменьшить документооборот — если отпуск запланирован по графику, работник не обязан писать заявление.
4. Планировать трудовые ресурсы, равномерно распределяя отпуска в течение года.
Когда составить график отпусков?
Согласно п. 20 Типовых правил внутреннего трудового распорядка(утвержденных постановлением Госкомтруда СССР от 20.07.84 № 213) график составляется не позднее 5 января текущего года. Однако лучше всего подготовить его в декабре, чтобы с января работники уже могли планировать свои отпуска.
Какую форму брать?
Законодательство не устанавливает конкретную форму графика, поэтому его можно оформить свободно. Но точно нужно указать:
- наименование предприятия;
- период действия графика;
- данные о работниках (ФИО, должность, подразделение, табельный номер);
- вид отпуска;
- количество календарных дней отпуска;
- его месяц вначале (по возможности — конкретную дату);
- подпись работника об ознакомлении;
- примечания относительно переноса отпусков.
Даты начала и окончания отпусков можно уточнять позже. Но месяц определить обязательно.
Можете воспользоваться формой, приведенной на примере ниже.
Рис. Пример графика отпусков для заполнения
Какие отпуска включать в график?
КЗоТ и Закон «Об отпусках» требуют включать в график только ежегодные отпуска. То есть это:
- основной (24 календарных дня или больше для отдельных категорий);
- дополнительный за работу во вредных и тяжелых условиях;
- дополнительный за особый характер труда;
- другие дополнительные отпуска, предусмотренные законодательством.
Но ведь это не все виды отпусков, на которые могут иметь право работники. Еще бывают дополнительные социальные на детей, участникам боевых действий и т. п. Если вам так удобно, то можете и их включать в график. Запрета на это нет. А можете предоставлять их отдельно через заявление приказ.
Каких людей включать в график?
График отпусков должен охватывать всех работников, состоящих в трудовых отношениях с работодателем, в частности:
- Основных работников.
- Совместителей (как внутренних, так и внешних). Кстати, по внутренним совместителям отпуска нужно определять отдельно (по основному месту по совместительству).
- Сезонных и временных работников.
- Работников, с которыми заключены срочные трудовые договоры.
- Дистанционщиков и надомников.
Лица, работающие на основании гражданско-правовых договоров (в том числе по гиг-контрактам), не включаются в график отпусков. Ведь они не являются работниками в понимании трудового законодательства и не имеют права на ежегодные оплачиваемые отпуска.
Включать ли отпуска за прошлые годы?
Все зависит от вашего подхода к использованию отпусков во время военного положения.
По ч. 1 ст. 12 Закона № 2136, в период действия военного положения работодатель имеет право отказать работнику в предоставлении неиспользованных дней ежегодного отпуска за предыдущие годы.
Если планируете предоставить эти отпуска во время военного положения, включите их в график.
Если не планируете, неиспользованные дни можно не отражать на графике. Тогда они остаются доступными для использования после завершения военного положения.
ВЫВОДЫ
- Планирование отпусков заранее является важным, даже во время военного положения, поскольку это законодательное требование согласно Закону Украины «Об отпусках».
- За отсутствие графика отпусков на работодателя могут наложить финансовые и административные санкции.
- График отпусков позволит эффективно организовывать процесс предоставления отпусков, предотвращать накопление неиспользованных дней и уменьшать документооборот.
- Формально составить график отпусков нужно не позднее 5 января нужного года, но рекомендуем подготовить его в декабре предыдущего года.
- Конкретная форма графика не утверждена, но важно указать основные детали, такие как данные о работниках, виды отпусков и подписи работников.
- Законодательство требует включать в график только ежегодные отпуска (основные и дополнительные). Но можно также включить другие отпуска, которые возможно запланировать (социальные на детей, УБД и т.д.).
- График отпусков должен охватывать всех работников, состоящих в трудовых отношениях с работодателем, включая основных, совместителей, сезонных и временных, а также дистанционщиков и надомников.
- Включение отпусков за прошлые годы зависит от вашего решения относительно их предоставления во время военного положения.
