Пример 18. Работник направлен в командировку согласно приказу руководителя учреждения. Ему выдан аванс в пределах суммы, определенной на оплату проезда, наем жилого помещения и суточные на командировку в соответствии с утвержденной сметой расходов в сумме 1200 грн.

После возвращения из командировки в установленный законодательством срок работник представил Отчет об использовании денежных средств, выданных на командировку или под отчет, в соответствии с которым расходы работника в командировке составляют 1270 грн. Отчет утвержден руководителем учреждения. Работнику компенсировали перерасход средств в командировке путем перечисления на его карточный счет.

Пример 19. Работник направлен в командировку согласно приказу руководителя учреждения. Ему выдан аванс в пределах суммы, определенной на оплату проезда, наем жилого помещения и суточные на командировку в соответствии с утвержденной сметой расходов в сумме 1500 грн.

После возвращения из командировки в установленный законодательством срок работник представил Отчет об использовании денежных средств, выданных на командировку или под отчет, в соответствии с которым расходы работника в командировке составляют 1470 грн. Но среди указанных в Отчете расходов были расходы на хранение вещей в камере хранения железнодорожного вокзала в размере 35 грн, которые не подтверждены документально, поэтому такие расходы не подлежат возмещению.

Отчет утвержден руководителем учреждения в сумме 1435 грн.

Работник вернул в кассу учреждения неиспользованную им в командировке сумму аванса и незачисленные к возмещению расходы на оплату услуг камеры хранения на общую сумму 65 грн.

Пример 20. Работник направлен в командировку согласно приказу руководителя учреждения. Ему выдан аванс в пределах суммы на оплату проезда и суточные в соответствии с утвержденной сметой расходов в сумме 500 грн.

Но работник не поехал в командировку. Он не представил в установленный законодательством срок Отчет об использовании денежных средств, выданных на командировку или под отчет, и не вернул полученный аванс.

Если подотчетное лицо не возвращает излишне израсходованные деньги в установленный срок и не подает Отчет об использовании средств, то со всей суммы, на которую должен быть составлен Отчет, удерживаются НДФЛ и ВС (п.п. 164.2.11 НКУ).

Если же подотчетное лицо успеет подать авансовый отчет и вернуть деньги до окончания месяца, на который приходится предельный срок их возврата, то удерживать НДФЛ и военный сбор не нужно.

При этом предельный срок подачи Отчета зависит от способа выдачи аванса. Если аванс выдан:

— наличными — 5 банковских дней с окончания командировки (п.п. 170.9.2 НКУ);

— на платежную карточку (независимо от того, снимались ли они потом через банкомат) — 3 банковских дня с окончания командировки (п.п. 170.9.3 НКУ).

Наш работник пропустил срок подачи Отчета и возврата средств, поэтому с его дохода удержаны НДФЛ и ВС.

Бухгалтера бюджетного учреждения по приказу его руководителя направляют в командировку для посещения двухдневного семинара для работников бюджетной сферы в другой город.

На карточный счет работника перечислен аванс в пределах суммы, определенной на оплату проезда, наем жилого помещения и суточные на командировку в соответствии с утвержденной сметой расходов в сумме 1800 грн.

После возвращения из командировки в установленный законодательством срок бухгалтер представил Отчет об использовании денежных средств, выданных на командировку или под отчет, в соответствии с которым расходы работника составляют 1550 грн. Отчет утвержден руководителем учреждения. Работник вернул неиспользованную часть аванса в сумме 250 грн на счет учреждения.

Пример 22. Работника учреждения (водителя) направили в командировку, выдав аванс в размере 1500 грн.

В командировке он за свои деньги купил автомобильную лампу и самостоятельно установил ее в фару вместо перегоревшей. Также он за свои деньги оплатил парковку авто.

После возвращения из командировки в установленный законодательством срок работник представил Отчет об использовании денежных средств, выданных на командировку или под отчет, в соответствии с которым командировочные расходы составляют 1300 грн (суточные и проживание), стоимость автолампы — 60 грн, расходы на парковку — 150 грн. Отчет утвержден руководителем учреждения.

Поскольку командировочные расходы осуществляются по КЭКР 2250 «Командировочные расходы», приобретение автолампы — по КЭКР 2210 «Предметы, материалы, оборудование и инвентарь», оплата услуг парковки — по КЭКР 2240 «Оплата услуг (кроме коммунальных)», то все расходы работника должны быть проведены отдельно по соответствующему КЭКР, чтобы не допустить нецелевого использования бюджетных средств.

Работник вернул неиспользованную часть аванса в сумме 200 грн на счет учреждения. Расходы на приобретение лампы и парковку компенсированы на карточный счет работника.