1. Больничные: электронный и бумажный

1.1. е-больничный. Основы

Отказом от бумажных листков нетрудоспособности и переходом на «электронные рельсы» нас пугали не один год. И вот с 4 июня 2021 года поезд тронулся — начался переходный период введения электронных больничных листов, или е-больничных.

По традиции, не все идет гладко. Продукт пока сырой. Косвенно это подтверждает перенос срока полного перехода на е-больничные с 1 сентября на 1 октября 2021 года. Будет ли еще одна отсрочка, поживем — увидим.

Но уже сегодня работодателям и их работникам нужно понимать, как создаются е-больничные и как с ними работать. Именно об этом наша книга.

Ну и бумажные листки нетрудоспособности также не оставим за бортом. Уделим внимание и им тоже. Но начнем с е-больничных.

Чем ближе срок всеобщего перехода на е-больничные, тем выше интерес к ним. Нужно ли работнику предоставлять информацию о коде ЕГРПОУ предприятия, чтобы врач нашел правильного работодателя и больничный не потерялся? Нужно ли у работника требовать электронное медицинское заключение (е-медзаключение)? Где искать е-больничный? Ответы на эти и другие вопросы по е-больничным мы дадим прямо сейчас.

Как рождается е-больничный

Бумажный листок нетрудоспособности. Его выдавал врач застрахованному нетрудоспособному лицу, т. е. тому, которое платило или за которое платили страховые взносы. Для этого врач опрашивал его, а чаще просил написать на бумажке название работодателя и его адрес, чтобы правильно указать эту информацию на бланке листка нетрудоспособности.

С е-больничными описанное выше не работает. Смотрите, как все происходит. Допустим, работник почувствовал, что у него повысилась температура.

Шаг 1 — медзаключение. Работник обращается к лечащему врачу за медицинской помощью. Врач проводит личный осмотр больного.

Если работник болен, врач признает его нетрудоспособным лицом и сформирует
электронное медицинское заключение о временной нетрудоспособности в Реестре медзаключений, которое удостоверит КЭП.

Заметим, что е-медзаключение может быть распечатано врачом и предоставлено пациенту. Но его не нужно предоставлять работодателю. е-медзаключение сформировано для пациента, т. е. лица, получающего медпомощь, и не является основанием для начисления больничных.

Шаг 2 — в поисках лица. Сформированное е-медицинское заключение передается в электронный реестр листков нетрудоспособности Пенсионного фонда. Здесь

ВАЖНО

система автоматически определяет, является ли лицо, на которое сформировано е-медицинское заключение, застрахованным лицом

Как именно? На основании имеющихся данных реестра застрахованных лиц Госреестра соцстрахования проводится поиск страхователя нетрудоспособного лица. То есть если лицо официально трудоустроено, то система в Госреестре отыщет его работодателя.

Откуда в этом реестре сведения о страхователях? Из ваших отчетов по ЕСВ (ранее — из отчетов с пенсионными взносами, персонификацией), которые попадают в Пенсионный фонд.

Шаг 3 — е-больничный. В случае идентификации нетрудоспособного лица как застрахованного в электронном Реестре листков нетрудоспособности Пенсионного фонда автоматически формируется е-больничный без дополнительных действий со стороны врача. Даты открытия и закрытия листка нетрудоспособности соответствуют датам начала срока действия и окончания срока действия е-медзаключения, на основании которого он сформирован.

Сформированный е-больничный передается в кабинеты застрахованного лица и страхователя на портале Пенсионного фонда portal.pfu.gov.ua. Там его можно просмотреть.

Стоп! А как же тогда быть с больничным, если болеет ребенок? Получит ли его лицо, которое будет ухаживать за ним? Не волнуйтесь — е-больничным по уходу быть.

Выше приведен пример, когда болел работник. Он является одновременно и пациентом, т. е. лицом, получающим медицинскую помощь, и нетрудоспособным лицом — лицом, которое утратило трудоспособность вследствие своего состояния.

Однако если лицо осуществляет уход за больным членом семьи, то такой больной член семьи останется пациентом, а
нетрудоспособным лицом будет указано лицо, осуществляющее уход за ним, то есть то, которое утратит трудоспособность вследствие состояния пациента.

Следовательно, если, например, болеет ребенок до 14 лет и ухаживать за ним будет мать, то именно ребенок будет пациентом, а
мать ребенка будет указана как нетрудоспособное лицо.

Если мать ребенка является застрахованным лицом, то ей автоматически будет сформирован е-больничный.

Резюме. е-медицинское заключение и е-больничный — два разных документа.

ВАЖНО

Врач создает е-медицинское заключение о временной нетрудоспособности в медсистеме. Врач не формирует е-больничный

е-больничный формируется автоматически в электронном Реестре листков нетрудоспособности Пенсионного фонда, если нетрудоспособное лицо, указанное в е-медзаключении, система идентифицирует как застрахованное лицо. К этой идентификации врач не имеет отношения.

Именно поэтому не нужно давать работникам памятки с кодом ЕГРПОУ и названием предприятия. Врачу, который формирует е-медзаключение для е-больничного, они ни к чему.

Также нет смысла направлять работников к врачу, чтобы он вписал правильного работодателя, если вы не видите е-больничный в личном кабинете страхователя. Врач здесь не поможет.

Что же делать, если работнику сформировано е-медзаключение, а е-больничного в кабинете страхователя нет?

Отсутствует е-больничный. Что делать?

Для успешного формирования е-больничного необходимо взаимодействие двух разных информационных ресурсов, которые идентифицируют нетрудоспособное лицо: Госреестра соцстрахования Пенсионного фонда Украины и электронной системы здравоохранения.

Ошибка. Если данные по лицу в указанных выше ресурсах не совпадают, то е-больничный сформирован не будет. Например, медиком и/или работодателем внесены в соответствующий ресурс сведения о Ф. И. О. лица с ошибками. В результате е-медзаключение с нетрудоспособным лицом будет сформировано, однако в Госреестре соцстрахования найти такое лицо система не сможет. Результат — отсутствует е-больничный.

Как решить эту проблему? Работодателю следует проверить, правильно ли он указал данные своего работника в отчетности, которую получает Пенсионный фонд. Если ошибок нет, сообщаем об этом работника и предлагаем ему обратиться в медицинское учреждение и проверить корректность введения информации по нему. Особое внимание на апостроф и букву «і» в Ф. И. О. работника.

Новенький. е-Ликарняный формируется, если нетрудоспособное лицо будет идентифицировано как застрахованное лицо. Когда речь идет о наемном работнике, то система должна найти его работодателя по данным, имеющимся в Госреестре соцстрахования, которым владеет Пенсионный фонд.

Если работник — новичок и его нынешний работодатель еще не заявил через Объединенный отчет, что именно он является его работодателем, то система об этом и не будет знать. Соответственно в случае болезни работника-новичка его е-больничный в личном кабинете нынешнего работодателя не появится.

Как решить проблему? Сидеть — ждать. Чего ждать? Когда завершится отчетный квартал, в котором принят работник, и будет подана Объединенная отчетность с данными по этому работнику. В таком случае Пенсионный фонд обещает, что система найдет нового работодателя и сформирует/направит ему е-больничный работника-новичка. Однако

ВАЖНО

советуем попробовать другой вариант решения проблемы: подать Объединенную отчетность с типом «Довідковий» со сведениями на работника-новичка

Так вы определите себя как работодателя работника.

Такой отчет будет состоять из Расчета с заполненной реквизитной частью и:

— Д5 (отметка в строке 036 «для назначения других социальных выплат»)
с информацией о приеме на работу;

— Д1 (отметка в строке 035 «для назначения других социальных выплат») — со сведениями о доходах работника за месяцы, предшествующие месяцу наступления страхового случая (при наличии таковых).

Отпуск до 3 (6) лет. В чем проблема? Она схожа с проблемой новичков. Если ваша работница вышла на работу после окончания отпуска для ухода за ребенком до 3 (6) лет и заболела и Объединенный отчет за периоды после выхода на нее еще не подавался, то система может не идентифицировать ваше предприятие (ФЛП) как ее работодателя. В результате е-больничный работницы не будет получен.

Как решить проблему ? Так же, как и с новичком. Единственное, что в Д5 с типом «Довідковий» нужно будет указать окончание соответствующего отпуска (для ухода за ребенком до 3 лет или от 3 до 6 лет).

Лишний е-больничный. Что делать?

Вы заходите в кабинет страхователя на портале Пенсионного фонда и бац… видите е-больничный, которого там не должно быть.

Чаще всего такое происходит по уволенным работникам, на которых вы еще не подавали Объединенный отчет за квартал, на который пришлись даты их увольнения. Если такой работник заболеет после увольнения, но до подачи вами отчета, то система идентифицирует ваше предприятие (ФЛП) как его страхователя-работодателя и подкинет вам е-больничный.

Что с этим делать? Если начало временной нетрудоспособности приходится на период после увольнения, то ничего не делать. Это не ваш больничный.

На начало временной нетрудоспособности вы уже не являетесь страхователем лица, которому выдан е-больничный.

Нужно ли комиссии (уполномоченному) по соцстрахованию «рисовать» в протоколе отказ в оплате такого е-больничного? На наш взгляд, нет, не нужно. Ведь отказ в протоколе влечет за собой уведомление застрахованного лица о таком отказе (см. ст. 32 Закона № 1105). Где вы будете искать это лицо? Да и зачем?

Другое дело, если начало временной нетрудоспособности пришлось на период трудовых отношений и после увольнения работника вы получаете больничные, которые являются продолжением. Здесь о лишнем уже речь не идет. Ведь право на пособие по временной нетрудоспособности возникает с наступлением страхового случая в период работы (включая время испытания и день увольнения), занятия предпринимательской и другой деятельностью, если иное не предусмотрено законом.

выводы

ВЫВОДЫ

1. е-больничный формируется автоматически, если нетрудоспособное лицо будет идентифицировано как застрахованное лицо.
2. Идентификация происходит на основании сведений из Госреестра соцстрахования, поставщиком которых является Объединенный отчет по ЕСВ и НДФЛ (отчетность, ранее подававшаяся в Пенсионный фонд).

1.2. Работаем с е-больничными

е-больничный открыт. Где его искать работодателю? Поступит ли какое-то уведомление от пенсионщиков или ФСС, что пора назначать и рассчитать больничные работникам, потому что электронные листки нетрудоспособности уже в личном кабинете работодателя? Достаточно ли в нем информации для назначения выплат работнику? Как распечатать е-больничный? Если е-больничные идут друг за другом, как понять, это один случай временной нетрудоспособности или разные? Ищем ответы на вопросы.

С чего работодателю следует начать налаживать работу с е-больничными? С разъяснения работникам, что такое е-больничный и что нужно делать, если тебе его открыли. Иначе возможны неприятные ситуации.

Объясните работнику, что если он обращается к врачу и врач формирует е-медзаключение, значит, будет и е-больничный. Если будет е-больничный, то об этом следует сказать работодателю, а не молчать, как рыба об лед.

Сообщать каким-то образом о формировании е-больничного в Реестре листков нетрудоспособности Пенсионного фонда ни пенсионщики, ни ФСС пока не собираются. Так что вся надежда на работника.

Кстати, врач не видит е-больничный, но может сообщить его номер.

Предположим, что работник — молодчинка. Он уведомил работодателя об открытии е-больничного. Где работодателю искать такой е-больничный? В личном кабинете страхователя на портале Пенсионного фонда (portal.pfu.gov.ua)
во вкладке «Листки нетрудоспособности».

«Читаем» е-больничный

Сегодня в личном кабинете страхователя работодателю доступна следующая информация по е-больничному (или же ЛН).

«Номер Л Н» — уникальный номер листка нетрудоспособности, например, 2000055555-1. А вот серии е-больничные не имеют. Только номер.

«Номер случая нетрудоспособности » — он необходим для того, чтобы идентифицировать, является ли электронный больничный первичным или продолжением.

Поясним, как это работает.

В общем случае работодатель из собственного кармана оплачивает только
первые пять дней одного случая временной нетрудоспособности
вследствие заболевания или травмы, не связанной с несчастным случаем на производстве и профессиональным заболеванием.

Такой один случай временной нетрудоспособности может быть оформлен несколькими больничными листами.

Поэтому работодателю для целей оплаты важно знать, являются ли листки нетрудоспособности выданными в пределах одного страхового случая.

В бумажных листках нетрудоспособности этот вопрос решался за счет имеющихся отметок на бланке — «первичный» или «продолжение». Однако

ВАЖНО

в электронном листке нетрудоспособности отсутствует отметка «первинний»/»продовження»

В соответствии с предписаниями п. 6 Порядка № 1234 вопрос продления должен был быть решен так. На основании е-медзаключений, составляющих один случай временной нетрудоспособности, формируются электронные листки нетрудоспособности, каждый следующий из которых создается как продолжение первого, путем добавления следующего порядкового номера после знака «-» к уникальному номеру первого е-больничного, и, в свою очередь, составляют один страховой случай. Однако на практике этот механизм НЕ реализован. Но не факт, что его не реализуют позже.

Поэтому норму приводим и смотрим, что имеем на практике.

Здесь сегодня вы можете встретить два варианта.

Вариант 1. Если на одного работника открыто несколько следующих друг за другом электронных больничных, то такие

ВАЖНО

е-больничные могут составлять один страховой случай, если будут иметь единый «Номер случая нетрудоспособности»

При этом
номера самих е-больничных могут отличаться, даже если все они выданы как продолжение.

Например, работодатель в кабинете страхователя имеет две е-больничные, открытые на одного работника с номерами:

— 2000335533-1 (дата открытия 06.09.2021, дата закрытия 09.09.2021);

— 2000553355-1 (дата открытия 10.09.2021, дата закрытия 13.09.2021).

е-Ликарняные идут друг за другом. У них разные номера. Но они могут относиться к одному страховому случаю, если будут иметь единый номер случая нетрудоспособности. Для того, чтобы его увидеть, следует открыть е-больничный.

Предположим, что в обоих больничных в поле «Номер випадку непрацездатності» указан один номер — 654321. Тогда больничный 2000335533-1 является первичным, а больничный 2000553355-1 — продолжением.

Переходим к другому варианту продления. Он также встречается у работодателей.

Вариант 2. В случае продления временной нетрудоспособности новый е-больничный не формируется, а в существующем просто изменяется дата, по которую он выдан, и номер, а именно цифра после знака тире в номере е-больничного будет изменена на следующую.

Например, в кабинете страхователя есть один е-больничный работника с номером 2000555555-3. Нужно ли искать предыдущие (2000555555-1и 2000555555-2)? Нет.

Просто оплачиваете имеющийся больничный как первичный, при условии, что других е-больничных, которые предшествуют этому или следуют за ним и выданы тому же работнику, нет в кабинете страхователя. А если есть? Тогда смотри вариант 1 продолжение.

Продолжаем изучать состав е-больничного. Следующее поле.

«Дата открытия». Здесь указывается дата открытия е-больничного.

«Дата закрытия » — это прогнозируемая дата, после которой восстановится работоспособность, или дата следующего осмотра пациента.

В е-больничной вы сразу будете видеть и дату ее открытия, и дату ее закрытия.

То есть е-больничный сразу и открывается, и закрывается.

Однако не спешите его брать в работу, как только он попадет в кабинет страхователя. Почему? Все дело в статусе.

«Статус ЛН». Как только е-больничный появляется в кабинете страхователя, он имеет статус «Закрытый». Однако пусть вас этот статус не вводит в заблуждение.

ВАЖНО

Назначать больничные на основании электронного листка нетрудоспособности можно только тогда, когда его статус с «Закрытый» изменится на «Готово к оплате»

А почему нельзя брать в работу больничный лист сразу, как он появился в электронном кабинете? Потому что в поле «Дата закриття» врач указывает
прогнозируемую дату окончания е-больничного.

Если пациент выздоровеет на эту дату, то он может не обращаться второй раз к врачу. Листок нетрудоспособности будет закрыт автоматически.

Однако возможна ситуация, при которой пациент выздоровеет раньше прогнозируемой даты и захочет выйти на работу. Тогда он обратится к врачу и по результатам осмотра может быть сокращен период е-вывода и, соответственно, изменена дата закрытия е-больничного.

ВОПРОС

Как быстро е-больничный изменит статус с «Закрытый» на «Готово к оплате»?

До октября 2021 года это должно происходить через 5 дней после своего закрытия.

Как будет дальше — не будем загадывать, потому что все еще может измениться. Поэтому пока оперативно мониторим информацию в личном кабинете страхователя. Это не очень удобно. Но имеем то, что имеем.

Внимание! Планируется, что с 1 октября этого года начнется выдача е-больничных с причиной нетрудоспособности «Беременность и роды». Такие е-больничные передаются страхователю как основание для начисления пособия
в день создания.

«РНОКПП», «ПІБ ЗО». Названия этих полей говорят сами за себя. Именно здесь будут указаны регистрационный номер учетной карточки и фамилия, имя, отчество лица, которому оформлен е-больничный.

«Признак алкогольного/наркотического опьянения».
Отметка «Да» в этом поле означает, что комиссия (уполномоченный) по соцстрахованию должна выяснить, связана ли
связана ли временная нетрудоспособность работника с состоянием, в котором он находился.

Если да, то комиссия на основании п. 5 ч. 1 ст. 23 Закона № 1105 должна принять решение об отказе в оплате такого больничного.

Если же связь между временной нетрудоспособностью работника и состоянием алкогольного/наркотического опьянения отсутствует, то комиссия по социальному страхованию должна принять решение об оплате такого больничного листа.

Документы и справки, подтверждающие этот факт, прилагаются к протоколу комиссии о назначении выплаты. При проверке ФСС они будут подтверждением правильности принятого комиссией решения.

«Нарушение режима лечения». Если режим не нарушался, то в поле «Пометка о нарушении режима лечения» будет указано «Нет».

В случаях, когда лечащим врачом установлен факт нарушения назначенного режима лечения (отказ от осмотра МСЭК; отказ от госпитализации; невыполнение рекомендаций врача; самовольное оставление заведения здравоохранения; умышленное причинение вреда своему здоровью или симуляция болезни), формируется новое медицинское заключение с заполнением полей «Дата нарушения режима лечения» и «Вид нарушения режима лечения» (см.
п.п. 9 п. 1 разд. ІІ Порядка формирования медзаключений).

Если работник нарушает режим, установленный для него врачом, то он теряет право на больничные со дня допущения нарушения на срок, устанавливаемый решением комиссии (уполномоченного) по соцстрахованию(ч. 2 ст. 23 Закона № 1105).

«Причина нетрудоспособности». В е-больничном обновлены причины нетрудоспособности и их нумерация. Причем номер причины нетрудоспособности вы должны определить самостоятельно. Он в е-больничном не указывается.

Также в е-больничном отражается:

— причина нетрудоспособности, установленная ФСС,

— категория медицинского заключения,

— код по ЕГРПОУ и наименование медучреждения, врач которого сформировал е-медзаключение, на основании которого, в свою очередь, был сформирован е-больничный.

А вот отметок о направлении и прохождении
медико-социальной экспертной комиссии на момент написания статьи работодатели в е-больничном не видят. Ждем следующих обновлений портала Пенсионного фонда.

выводы

ВЫВОДЫ

1. е-больничный сразу и открывается, и закрывается. Однако в работу его следует брать после изменения статуса «Закрыт» на «Готово к уплате».
2. е-Бельничные, имеющие одинаковый номер случая нетрудоспособности, составляют один страховой случай.

1.3. е-больничный: спасибо, но нет!

Информация о переходе на е-больничные звучит отовсюду. И иногда начинает казаться, что бумажные листки нетрудоспособности или справки от врача уже никогда не попадут к работодателю.

Действительно ли это так? Конечно, нет. Рассказываем.

Финиш переходного периода / старт общего перехода на е-больничные Минздрав отсрочил на месяц.

Поэтому сейчас имеем следующее.

При условии
наличия соответствующей технической возможности формирование е-медзаключений является обязательным для всех учреждений здравоохранения с 1 октября 2021 года. Конечно, многие учреждения здравоохранения уже начали формировать е-медзаключения о временной нетрудоспособности в Реестре медзаключений в электронной системе здравоохранения. По общему правилу, с формированием первого такого заключения заведение уже не выписывает бумажные больничные. Но из этого правила есть исключения. Озвучим их.

Бумажный больничный на бумаге

До 1 октября исключительно на «бумаге» удостоверяется нетрудоспособность:

— в связи с беременностью и родами;

— пациентов, которая возникла вследствие заболевания вирусом иммунодефицита человека, или вследствие психического расстройства.

Также

ВАЖНО

бумажные листки нетрудоспособности выдаются в случае продолжения и закрытия бумажных больничных, которые были выданы лицам до 1 октября 2021 года

То есть если первичный больничный был открыт на бумаге, то его продление до полного закрытия, независимо от того, в каком медицинском учреждении продолжает лечение пациент, происходит исключительно в бумажной форме, даже если медучреждение в течение периода нетрудоспособности лица, у которого есть открытый листок нетрудоспособности, перешло на формирование е-медзаключений в Реестре*.

* moz.gov.ua/article/news/elektronni-likarnjani-zamist-paperovih-listkiv-nepracezdatnosti-koli-ta-jak-formuvati

Кроме того, бумажный больничный выдадут на замену справки о временной нетрудоспособности, которая выдавалась в период отсутствия бланков больничных листов.

Может ли быть выдан бумажный листок нетрудоспособности и е-больничный на один период временной нетрудоспособности? Нет, такого дублирования быть не должно. Это ошибка, которая, к сожалению, сегодня часто встречается. Что же делать в таком случае? Предложить работнику, на которого выданы такие больничные, обратиться к врачу, чтобы он аннулировал один из них. Другой вы возьмете в работу.

Еще один вариант — обратиться в ФСС с требованием
проверить обоснованность выдачи электронного листка нетрудоспособности, поскольку период, на который он выдан, подтверждается бумажным листком нетрудоспособности. Такое право работодателям дано
п. 5 разд. ІІ Порядка проверки ЛН.

В общем случае срок проведения ФСС проверки листков нетрудоспособности не может превышать 10 календарных дней.

Если вы не желаете связываться ни с врачами, ни с ФСС, то можете на свой выбор назначить выплаты работнику на основании одного листка нетрудоспособности, а по другому отказать, поскольку такие листки дублируют друг друга.

Не больничный, а..

Есть случаи, когда в соответствии с требованиями законодательства врач не может сформировать пациенту е-медзаключение или когда медицинское заключение не является подтверждением временной нетрудоспособности лица.

Тогда пациенту выдается другой документ, удостоверяющий его временную нетрудоспособность, для предъявления по месту требования(п. 1 разд. IV Порядка № 189).

Так, например, лицо получит:

1) форму № 095/о — если является студентом высшего учебного заведения I — IV уровней аккредитации или учащимся профессионально-технического учебного заведения.

Правда, в этом случае врач также сформирует е-медзаключение в Реестре медицинских заключений в электронной системе здравоохранения;

2) справку произвольной формы, заверенную подписью врача и печатью медучреждения, — если проходит:

— обследование по направлению следственных органов, прокуратуры и суда;

— обследование в медучреждении по направлению военных комиссариатов;

— дополнительное наркологическое обследование в условиях стационара в соответствии с
п. 11 Инструкции о профилактическом наркологическом осмотре и его обязательных объемах, утвержденной приказом Министерства здравоохранения Украины от 28.11.97 г. № 339;

— диагностическое обследование в заведениях здравоохранения, если отсутствуют признаки временной нетрудоспособности;

3) справку произвольной формы за подписью лечащего врача, заверенную печатью медучреждения (обязательно должно указываться время проведенной консультации), — если такое лицо самостоятельно обратились за консультационной помощью;

4) форму первичной учетной документации № 095-2/о — если ухаживает за ребенком, который
продолжает болеть, после окончания максимального срока, на который могут формироваться е-медзаключения в пределах одного случая временной нетрудоспособности по категории «Уход за больным ребенком».

В случае ухода за больным ребенком в возрасте до 14 лет или ребенком с инвалидностью до 18 лет

ВАЖНО

максимальный срок по категории «Уход за больным ребенком» не может превышать 14 календарных дней в амбулаторных условиях

Исключение из правила относительно максимального срока — необходимость совместного пребывания с пациентом во время его госпитализации.

Также обратите внимание, что врачебно-консультационная комиссия выдает следующие документы, удостоверяющие временную нетрудоспособность лица:

— форму решения для установления причинно-следственной связи заболевания с условиями труда в соответствии с требованиями, утвержденными
постановлением КМУ от 17.04.2019 г. № 337;

— выводы или рекомендации по уходу за ребенком до достижения им шестилетнего возраста, а в случае если ребенок болен сахарным диабетом I типа (инсулинозависимый) — до достижения ребенком 16-летнего возраста.

Поэтому с бумажными больничными и справками прощаться еще рано.

Подводим итоги и идем разбирать нововведения дальше.

выводы

ВЫВОДЫ

1. После 1 октября выдаются бумажные листки нетрудоспособности, если они являются продолжением первичного листка нетрудоспособности, выданного на бумажном бланке.
2. Как и раньше, в отдельных случаях временная нетрудоспособность работника может быть удостоверена справкой.

1.4. Порядок прохождения больничного листа

Прежде чем работник получит выплату в связи с временной нетрудоспособностью, листок нетрудоспособности, который был основанием для ее назначения/начисления, должен пройти определенный путь на предприятии. Рассмотрим его вместе.

Шаг 1. Получаем больничный. Если речь идет о бумажном листке нетрудоспособности, то его предоставляет работник уполномоченному лицу работодателя. Если же ему открыт е-больничный, то об этом работник также должен сообщить. Как именно? Любым удобным способом, оговоренным с работодателем. Кроме того, наличие открытых е-больничных проверяем в личном кабинете страхователя-работодателя на портале Пенсионного фонда.

Для удобства прохождения следующих шагов, рекомендуем работодателям распечатать ту информацию по е-больничным, которую вы видите на экране в личном кабинете (сделать скрин страницы с е-больничным). Другая возможность распечатки пока отсутствует на портале.

Шаг 2. Определяем стаж. Кадровая служба или ответственное лицо работодателя определяет страховой стаж застрахованного лица (льготы) и количество календарных дней нетрудоспособности, подлежащих оплате за счет средств работодателя и ФСС. Это следует сделать достаточно оперативно, чтобы у комиссии по соцстрахованию осталось время на назначение больничных/декретных (см. срок ниже).

Куда вписывать информацию о стаже, если есть е-больничный? Этот вопрос ФСС отдал на откуп работодателям. То есть в случае с е-больничными можете самостоятельно определить, где и в каком виде вы будете ее фиксировать. На практике многие работодатели разрабатывают и утверждают форму — аналог обратной стороны бумажного больничного, но с актуальной информацией. Такой себе бегунок к е-больничному, который по очереди заполняют табельщик, кадровик и т. д.

Шаг 3. Назначаем выплаты. Это работа комиссии (уполномоченного) по соцстрахованию. Документы для назначения больничных и декретных она рассматривает не позднее 10 календарных дней со дня их поступления.

По е-больничному выплаты в связи с временной нетрудоспособностью назначаем в течение 10 календарных дней со дня, когда он изменил статус на «Готово к уплате». Решение о назначении или отказе в назначении материального обеспечения комиссия (уполномоченный) по социальному страхованию предприятия передает в бухгалтерию.

Шаг 4. Расчет. С расчетом больничных и пособия по беременности и родам также следует медлить, чтобы не нарушить сроки для шага 5. Результаты расчета оформляем в произвольной форме в электронном или бумажном виде (по решению работодателя).

Рассчитанные суммы выплат отражаем в бухучете.

Шаг 5. Документы для ФСС. Бухгалтерия формирует и подает:

— в налоговую — Объединенный отчет с типом «Довідковий» на каждое лицо, которому назначаются нетрудоспособные выплаты, если в ФСС отсутствует информация о выплатах, начисленных ему в расчетном периоде;

— в ФСС заявления-расчеты для получения финансирования по бумажным и отдельно по электронным больничным. Такие заявления должны быть поданы в ФСС не позднее 5 рабочих дней с даты принятия комиссией решения о назначении пособия.

Шаг 6. Получение финансирования и выплата.

Шаг 7. Уведомлениео выплате средств застрахованным лицам. Его подаем в течение месяца со дня проведения выплат по форме, приведенной в приложении 2 к Порядку № 12.

1.5. е-больничный: а можно не оплачивать?

Чем больше работодателей получают е-больничные, тем чаще можно услышать вопрос: а можно ли с ними не считаться и не оплачивать? Вот не начислить больничные и все!

Вас также интересует этот вопрос? Тогда присоединяйтесь к разговору. Будет интересно и полезно.

Главный вопрос жизни, вселенной и всего такого*

* А. Дуглас, «Путеводитель по Галактике».

Не откроем Америку, если скажем, что в эру бумажных больничных многие работодатели не проводили листки нетрудоспособности. Причина: нежелание заморачиваться с расчетом нетрудоспособных выплат и иметь дело с ФСС.

Особенно это массово было в случае, когда работник болел не более 5 дней и оплата больничного и без того ложилась на работодателя.

Однако даже в те времена были случаи, когда неоплаченный больничный попадал в поле зрения ФСС. В результате Фонд обращался к работодателю с просьбой объяснить причины неоплаты, иначе угрожал передать эти сведения Гоструда. Вдруг работодатель ущемляет права работников?

С введением е-больничных ситуация с неоплатой стала еще более стремной для работодателя. Ведь отныне «потерять» е-больничный, который зашел в личный кабинет страхователя, не получится.

Поэтому

можно ли не оплачивать е-больничный?

Ответ — можно. Но принимать такое решение следует взвешенно.

Над чем следует задуматься?

Во-первых, доступ к сведениям из электронного Реестра листков нетрудоспособности есть у Гоструда(п.п. 8 п. 7 Порядка № 328**).

** Утвержден постановлением КМУ от 17.04.2019 г. № 328.

К полномочиям трудовиков относится в том числе проверка соблюдения работодателями нетрудоспособного законодательства (п. 9 ч. І Перечня, приведенного в приложении 4 к Акту, утвержденному постановлением Минэкономразвития от 27.10.2020 г. № 2161). Так, во время проверки инспектор по труду может поинтересоваться, оплачены ли больничные? Если нет, то почему?

Поэтому, принимая решение о (не)оплате больничного, следует четко понимать ситуацию, в которой вы оказываетесь. Контролировать ее.

Во-вторых, работник должен четко понимать, что происходит. Что если он работает в период нетрудоспособности, то получит только зарплату. Ведь

действующим законодательством не предусмотрена одновременная выплата заработной платы и пособия по временной нетрудоспособности за один и тот же период

Объясняем это работнику. Потому что на практике случается, что работники требуют и зарплату, и больничные, угрожая в случае невыплаты последних обратиться в Гоструда.

В-третьих, разруливаем вопрос документального оформления. е-больничный потерять невозможно. Поэтому в случае его неоплаты все четко документируем.

Рассмотрим ситуации, в которых может оказаться работодатель.

Неожиданно больничный неожиданно

Эту ситуацию условно можно назвать «привет из прошлого». Как обычно все происходит? Работник утром просыпается и понимает, что чувствует себя нехорошо. Звонит на работу и говорит начальнику, что отлежится пару дней, потом все наверстает. Ну, а чтобы понимать, как правильно лежать, идет к врачу.

Через два дня работник выходит на работу. Все отлично, в табеле стоят рабочие дни весь месяц, зарплата начислена/выплачена. И тут неожиданно появляется е-больничный… и вопрос: «Что с ним делать?».

Озвучим два варианта.

Исправляем. Действуем так. Табельщик вносит корректировку в табель учета рабочего времени, отражая так, как все было на самом деле.

Комиссия по соцстрахованию:

1) назначает больничные только за те дни временной нетрудоспособности, когда работник действительно отсутствовал на работе;

2) отказывает в назначении больничных за дни временной нетрудоспособности, в которые работник не воспользовался своим правом болеть дома, а фактически работал. За эти дни работнику должна быть начислена зарплата, а не больничные. Принятое решение комиссия оформляет протоколом и

в течение пятидневного срока предоставляет работнику уведомление об отказе в назначении больничных за часть дней нетрудоспособности, в которые он работал

В уведомлении следует указать причину отказа и порядок обжалования решения комиссии.

Относительно обжалования. Если работник не согласится с решением комиссии об отказе в назначении больничных, он может обжаловать его в ФСС в течение 5 дней с момента получения уведомления о таком отказе. Также он может обратиться за защитой в суд в трехмесячный срок. Но, думаем, до этого не дойдет.

Далее бухгалтерия делает перерасчет зарплаты и начисляет работнику больничные. Выдает ему расчетный листок и объясняет, что дни, когда работник работал, оплачены как рабочие. Больничные за них начислены не будут.

Переходим ко второму варианту.

Оставляем, как есть. То есть в табеле учета рабочего времени — восьмерки, начислена зарплата. Но! Но поскольку имеем е-больничный, то формируем следующие «защитные» документы.

Объясняем работнику ситуацию и просим его написать (!)
правильную пояснительную записку по открытому е-больничному. В ней можно указать, например, следующее. «Я, такой-то, такого-то числа (дата открытия е-больничного) зашел перед работой к врачу, поскольку чувствовал себя нехорошо. После осмотра решил выйти на работу. Об открытии электронного больничного не знал«.

Комиссия по соцстрахованию на заседании рассмотрит е-больничный и объяснительную записку работника и примет решение об отказе в назначении больничных, которое зафиксирует в протоколе. Уведомление об отказе в назначении больничных в пятидневный срок предоставляет/направляет работнику.

На будущее. Чтобы не попадать в такие ситуации в будущем, проведите с работниками спецбеседу. Объясните им, что е-больничный формируется автоматически на основании электронного медзаключения. Также автоматически он будет закрыт, даже если работник не посетит второй раз врача.

То, что врач не спросил о месте работы, не означает, что система не сформирует электронный больничный. Почему? Потому что поиск работодателя для е-больничного происходит также автоматически на основании данных Госреестра соцстрахования.

Поэтому в конце приема обязательно спрашиваем у врача, будет ли е-больничный. Если да, об этом сообщаем работодателю.

Диагноз — стойкое отвращение

Предположим, что работодатель не оплачивал бумажные больничные и не желает иметь дело с электронными. К больничным у него стойкое отвращение.

Раньше все его работники могли терять бумажные больничные и просто работать дальше. Нет больничного — нет проблемы.

Но с е-больничными такой фокус не получится. А может просто закрыть глаза на е-больничные и проставлять рабочие дни с соответствующей оплатой? Так делать категорически не советуем. Почему?

Потому что работник может в какой-то момент разлюбить работодателя и забыть обо всех устных договоренностях. Обратиться к работодателю с требованием оплатить больничный, поскольку он был в это время временно нетрудоспособным, выполнял указания врача, приходил на прием или лежал в больнице, однако е-больничный не был принят во внимание, а в табеле учета рабочего времени какая-то ерунда.

С такими же претензиями и с требованием начислить больничные к работодателю может обратиться и Гоструда.

Интересно, что в этом случае работодатель не сможет по собственной инициативе отчислить с работника «излишне» выплаченную зарплату. Здесь на страже
ст. 1215 ГКУ.

Ею установлено, что не подлежит возврату безосновательно приобретенная заработная плата, если ее выплата произведена физическим или юридическим лицом
добровольно, при отсутствии счетной ошибки с его стороны и недобросовестности со стороны приобретателя.

Так что не забываем страховать себя. Оформляем все документально.

Например, если работник во время болезни будет работать дома, то должно быть соответствующее заявление от него и издан приказ о введении дистанционной или надомной работы. Письменный трудовой договор о работе дистанционно/на дому в период карантина можно не заключать.

Отказ в назначении больничных работнику, который несмотря на болезнь, ударно работал дистанционно/на дому, комиссия по соцстрахованию фиксирует в протоколе и направляет такому трудяге уведомление об отказе в назначении больничных.

Работник с совместительством

Еще одна проблема неоплаты е-больничного является, скорее, этической и связана с работниками-совместителями.

Если работнику, у которого есть работа по совместительству, оформлен больничный, то он не может у одного работодателя работать, а у другого в этот же период болеть и получать больничные. На это обращает внимание Управление труда в Ровенской области в разъяснении от 15.09.2021 г. на сайте rv.dsp.gov.ua.

Почему? Потому что будет иметь место нарушение режима лечения. Работник в период болезни работал, хотя только и у одного из своих работодателей.

Поэтому есть риск, что ФСС может обнаружить этот факт и снять пособие как неправомерно начисленное. В результате работодатель, который оплатит период болезни как отработанное время, подложит свинью другому работодателю, который начислит этому работнику за период нетрудоспособности больничные.

Поэтому обратите внимание на этот момент.

• Факт неоплаты е-больничного следует надлежащим образом оформлять.
• Для работодателя безопаснее оплачивать е-больничные.