14. Расчеты с работниками

Каждое предприятие, имеющее наемных работников, регулярно осуществляет с ними определенные расчеты. В первую очередь, это расчеты по заработной плате, выплата которой является обязательной. Кроме того, работники могут быть направлены в командировки, что влечет за собой появление расчетов по выданным подотчетным суммам (командировочным). Об этих и некоторых других расчетах с работниками поговорим в этом разделе книги.

14.1. Оплата труда

Для обобщения информации о расчетах с персоналом Инструкцией № 291 предусмотрен счет 66 «Расчеты по выплатам работникам». На нем ведут учет расчетов по оплате труда (по всем видам заработной платы, премий, пособий и т. п.), по не полученной работниками в установленный срок из кассы предприятия заработной плате, по другим текущим выплатам. Указанный счет имеет следующие субсчета:

— 661 «Расчеты по заработной плате». По кредиту субсчета 661 отражают начисление работникам предприятия основной и дополнительной заработной платы, премий и прочих выплат, входящих в фонд оплаты труда. По дебету этого субсчета показывают:

• выплату заработной платы, премий, прочих выплат, входящих в фонд оплаты труда;

• стоимость полученных работниками материалов, продукции и товаров в счет заработной платы;

• депонированные суммы заработной платы;

• суммы удержанных налога на доходы физических лиц (далее — НДФЛ) и военного сбора (далее — ВС);

• суммы удержанных платежей по исполнительным документам;

• другие удержания из сумм оплаты труда персонала;

— 662 «Расчеты с депонентами». Этот субсчет

используется в случае, когда предприятие получило наличность для выплаты задолженности

работникам через кассу и не выдало ее в установленный срок по не зависящим от него причинам.

В этом случае делают проводку: Дт 661, 663 — Кт 662. Выданные суммы отражают записью: Дт 662 — Кт 301, 311;

— 663 «Расчеты по прочим выплатам». По кредиту этого субсчета отражают начисление выплат, которые не относятся к фонду оплаты труда (например, за период временной нетрудоспособности), по дебету — их выплату.

Аналитический учет расчетов ведут по каждому работнику, по видам выплат и удержаний.

Порядок начисления выплат, осуществляемых за счет работодателя, зависит от места работы персонала предприятия. Таким образом, кредитуется счет 66 в корреспонденции с дебетом счетов 15, 23, 24, 91, 92, 93 или 94.

Если предприятие применяет счета класса 8, начисленные суммы вначале отражают по дебету счета 81 «Расходы на оплату труда». При этом в зависимости от вида выплат используют следующие субсчета (см. табл. 14.1):

Таблица 14.1. Субсчета счета 81

Код субсчета	Название субсчета	Расходы, отражаемые на субсчете
1	2	3
811	«Выплаты по окладам и тарифам»	Расходы на выплату основной заработной платы персоналу в соответствии с системой оплаты труда, принятой на предприятии
812	«Премии и поощрения»	Расходы на выплату дополнительной заработной платы (премии, поощрения и т. п.) персоналу в соответствии с системой оплаты труда, принятой на предприятии

1	2	3
813	«Компенсационные выплаты»	Расходы на гарантийные и компенсационные выплаты персоналу, связанные с индексацией заработной платы, компенсацией в связи с задержкой выплаты заработной платы и т. д., в порядке и размерах, предусмотренных законодательством
814	«Оплата отпусков»	Расходы на оплату ежегодных отпусков персоналу предприятия или ежемесячные отчисления на создание обеспечения предстоящих оплат отпусков*
815	«Оплата прочего неотработанного времени»	Расходы на выплаты персоналу предприятия за неотработанное время, предусмотренные законодательством
816	«Прочие расходы на оплату труда»	Прочие расходы, признаваемые элементами расходов на оплату труда
* Подробно об учете создания обеспечения на оплату отпусков вы можете прочитать на с. 103.

Собранные расходы на оплату труда списывают в зависимости от места работы персонала корреспонденцией: Дт 23, 24, 91, 92, 93, 94 — Кт 81.

Заметьте: в составе элемента «Расходы на оплату труда» (Дт 81) не отражают начисленную заработную плату, которая включается в первоначальную стоимость необоротных активов (в частности, при их строительстве или улучшении). Ведь при последующей амортизации сумму износа (часть стоимости таких активов) показывают в составе элемента «Амортизация». Двойное отражение таких расходов (первое — в составе элемента «Расходы на оплату труда», второе — в составе элемента «Амортизация») приведет к искажению данных раздела ІІІ Отчета о финансовых результатах (Отчета о совокупном доходе) по форме № 2. Больше об учете расходов при одновременном использовании счетов классов 8 и 9 см. в подразделе 2.6 на с. 24.

Обратите внимание: при начислении сумм пособий, выплачиваемых за счет Фонда социального страхования (например, пособия по временной нетрудоспособности), счета расходов предприятия не затрагивают. В этом случае делают проводку: Дт 378 «Расчеты с государственными целевыми фондами» — Кт 663.

Для отражения в учете сумм начислений единого социального взноса (далее — ЕСВ) и удержаний НДФЛ и ВС используют:

— субсчет 641 «Расчеты по налогам». По кре

диту этого субсчета отражают удержанный из суммы общего налогооблагаемого дохода НДФЛ (Дт 661, 663 — Кт 641/НДФЛ), по дебету — его уплату (перечисление) (Дт 641/НДФЛ — Кт 311);

— субсчет 642 «Расчеты по обязательным платежам». По кредиту этого субсчета отражают удержанный из суммы налогооблагаемого дохода ВС (Дт 661, 663 — Кт 642/ВС), по дебету — его уплату (перечисление) (Дт 642/ВС — Кт 311);

— субсчет 651 «По расчетам по общеобязательному государственному социальному страхованию». По кредиту указанного субсчета отражают начисление суммы ЕСВ, по дебету — ее уплату (перечисление).

При использовании предприятием счетов класса 8 необходимо сумму начисленного ЕСВ вначале сгруппировать на отдельном субсчете 821

«Отчисления на общеобязательное государственное социальное страхование» (Дт 821 — Кт 651). Собранные расходы на социальное страхование списываются в зависимости от места работы персонала корреспонденцией по кредиту субсчета 821 в дебет тех же счетов, что и начисленные доходы: 23, 24, 91, 92, 93, 94.

Предприятия, применяющие только счета класса 9, ЕСВ начисляют проводкой по дебету счетов 15, 23, 24, 91, 92, 93, 94 с кредитом субсчета 651.

Проиллюстрируем сказанное на примере (см. табл. 14.2 на с. 97). При этом условимся, что предприятие не применяет счета класса 8.

Таблица 14.2. Учет заработной платы

№ п/п	Содержание хозяйственной операции	Корреспонденция счетов		Сумма, грн.
		Дт	Кт
1	2	3	4	5
Начисление заработной платы и больничных
1	Начислена заработная плата	92 (15, 23, 24,91, 93, 94)*	661	4500,00
* В зависимости от места работы физического лица.
2	Начислена оплата первых пяти дней временной нетрудоспособности	949	663	725,00
3	Начислено пособие по временной нетрудоспособности	378	663	435,00
Начисление ЕСВ
4	Начислен ЕСВ на сумму заработной платы (4500,00 грн. х 22 % : 100 %)	92 (15, 23, 24, 91, 93, 94)	651	990,00
5	Начислен ЕСВ на сумму больничных ((725,00 грн. + 435,00 грн.) х 22 % : 100 %)	949	651	255,20
Удержание НДФЛ и ВС
6	Удержан НДФЛ из суммы заработной платы (4500,00 грн. х 18 % : 100 %)	661	641/НДФЛ	810,00
7	Удержан НДФЛ из суммы оплаты первых пяти дней временной нетрудоспособности(725,00 грн. х 18 % : 100 %)	663	641/НДФЛ	130,50
8	Удержан НДФЛ из суммы пособия по временной нетрудоспособности (435,00 грн. х 18 % : 100 %)	663	641/НДФЛ	78,30
9	Удержан ВС из суммы заработной платы (4500,00 грн. х 1,5 % : 100 %)	661	642/ВС	67,50
10	Удержан ВС из суммы оплаты первых пяти дней временной нетрудоспособности (725,00 грн. х 1,5 % : 100 %)	663	642/ВС	10,88
11	Удержан ВС из суммы пособия по временной нетрудоспособности (435,00 грн. х 1,5 % : 100 %)	663	642/ВС	6,52
Выплата заработной платы и суммы больничных
12	Получено пособие из Фонда социального страхования на специальный счет	315	378	435,00
13	Перечислен ЕСВ (990,00 грн. + 255,20 грн.)	651	311	1245,20
14	Перечислен НДФЛ из суммы заработной платы и оплаты первых пяти дней временной нетрудоспособности (810,00 грн. + 130,50 грн.)	641/НДФЛ	311	940,50
15	Перечислен НДФЛ от суммы пособия по временной нетрудоспособности	641/НДФЛ	315	78,30
16	Перечислен ВС из суммы заработной платы и оплаты первых пяти дней временной нетрудоспособности (67,50 грн. + 10,88 грн.)	642/ВС	311	78,38
17	Перечислен ВС из суммы пособия по временной нетрудоспособности	642/ВС	315	6,52
18	Получены в кассу денежные средства на выплату заработной платы и оплаты первых пяти дней временной нетрудоспособности	301	311	4206,12
19	Получено в кассу пособие по временной нетрудоспособности	301	315	350,18
20	Выплачена заработная плата работнику (4500,00 грн. 810,00 грн. 67,50 грн.)	661	301	3622,50
21	Выплачена сумма больничных(725,00 грн. + 435,00 грн. 130,50 грн. 78,30 грн. 10,88 грн. 6,52 грн.)	663	301	933,80
Депонирование заработной платы и больничных в случае их невыплаты по вине работника
22	Депонирована сумма больничных	663	662	933,80
23	Депонирована заработная плата	661	662	3622,50

14.2. Расчеты с подотчетными лицами

Работник предприятия может получать от работодателя суммы средств на командировку или под отчет. Под отчет выдают средства для исполнения отдельного гражданско-правового действия по поручению и за счет лица, предоставившего средства (т. е. предприятия). Средства, выданные на командировку, обеспечивают поездку работника для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы.

Предприятие, которое направляет работника в командировку, обязано обеспечить его денежными средствами (авансом) в размерах, установленных нормативно-правовыми актами о служебных командировках.

Аванс может быть выдан наличными или перечислен в безналичной форме на соответствующий счет для использования с применением платежных карточек

Имейте в виду: аванс на командировку или под отчет можно выдавать только тем работникам, которые полностью отчитались за предыдущий аванс.

Учет расчетов с подотчетными лицами в бухгалтерском учете ведут на субсчете 372 «Расчеты с подотчетными лицами». По дебету этого субсчета отражают выдачу денежных средств под отчет, по кредиту — признанную сумму израсходованных подотчетным лицом средств, а также возврат неиспользованных сумм.

Сальдо субсчета 372 может быть как дебетовым, так и кредитовым. Такие показатели отражают в Балансе развернуто: дебетовое сальдо — в составе оборотных активов, а кредитовое— в составеобязательств.

При выдаче наличности из кассы на командировку или под отчет субсчет 372 корреспондирует с кредитом субсчета 301 или 302 в зависимости от того, в какой валюте (национальной или иностранной) выданы денежные средства. Если выдача аванса осуществляется в безналичной форме, учет расчетов зависит от того, на какую карточку его перечислили — на корпоративную, или личную.

Как правило, для операций с корпоративной платежной карточкой предприятия открывают дополнительный счет в банке. Именно на этот счет с текущего счета перечисляют определенные суммы средств, специально выделенных держателю корпоративной платежной карточки на хознужды или на командировку. Денежные средства на таком дополнительном счете отражают на субсчете 313 «Прочие счета в банке в национальной валюте» или 314 «Прочие счета в банке в иностранной валюте».

При этом помните:

передача корпоративной платежной карточки подотчетному лицу еще не оначает передачу ему самих денежных средств

Денежные средства, находящиеся на текущем счете предприятия, являются его собственностью. Только списанные со счета юридического лица с применением корпоративной платежной карточки денежные средства считаются выданными под отчет держателю такой карточки.

Если же подотчетные денежные средства перечисляют на личную платежную карточку работника, все средства считаются выданными ему под отчет. Такую операцию отражают следующей проводкой: Дт 372 — Кт 311.

По возвращении из командировки или по завершении выполнения отдельного гражданскоправового действия подотчетное лицо должно отчитаться за полученные денежные средства — подать Отчет об использовании средств, выданных на командировку или под отчет* (далее — авансовый отчет), в сроки, установленные пп. 170.9.2 и 170.9.3 НКУ.

* Утвержден приказом Минфина от 28.09.2015 г. № 841.

Остаток денежных средств, не израсходованный на соответствующие цели, должен быть возвращен в кассу или перечислен работником на банковский счет работодателя. Сделать это нужно до или во время подачи авансового отчета. В противном случае такие суммы придется обложить НДФЛ и ВС на основании п.п. 164.2.11 НКУ.

Типовые операции, связанные с расчетами с подотчетными лицами, для предприятий, применяющих счета класса 8, приведем в табл. 14.3.

Таблица 14.3. Учет расчетов с подотчетными лицами

№ п/п	Содержание хозяйственной операции	Корреспонденция счетов
		Дт	Кт
1	2	3	4
Выдача денежных средств работнику
1	Выданы работнику денежные средства из кассы предприятия под отчет	372	301 (302)
2	Подотчетные суммы перечислены на личную платежную карточку работника	372	311 (312)
3	Подотчетные суммы перечислены на корпоративную платежную карточку предприятия*	313 (314)	311 (312)
* При выдаче корпоративной платежной карточки работнику в аналитическом учете делают соответствующую запись.
Использование подотчетных денежных средств
1	Списана сумма, полученная работником наличными в банкомате с применением корпоративной платежной карточки	372	313 (314)
2	Списана комиссия банка	92	313 (314)
3	Оплата стоимости ТМЦ (необоротных активов, работ, услуг) безналичными денежными средствами с применением корпоративной платежной карточки	372	313 (314)
4	На основании утвержденного авансового отчета оприходованы приобретенные подотчетным лицом:
	— необоротных активов	15	372
	— производственных запасов	20
	— МБП	22
	— товаров	281
5	Командировочные расходы работника на основании утвержденного авансового отчета включены в первоначальную стоимость приобретенных в командировке:
	— необоротных активов	15	372
	— производственных запасов	20
	— МБП	22
	— товаров	281
6	Списаны расходы на командировку работников:	84	372
	— аппарата управления цехами, участками	91	84
	— административно-управленческого персонала	92
	— отдела сбыта	93
	— занятых исследованиями и разработками	941
	— занятых содержанием объектов жилищно-коммунальных хозяйств и социально-культурной сферы	949
7	Отражена сумма налогового кредита по НДС, уплаченному в составе стоимости ТМЦ и необоротных активов, приобретенных подотчетным лицом, а также в составе стоимости расходов на проезд и проживание в командировке (при наличии соответствующих подтверждающих документов)	641/НДС	372
Осуществление расчетов между предприятием и работником
1	Возвращен в кассу предприятия неиспользованный остаток подотчетных сумм	301 (302)	372
2	Удержан из заработной платы работника НДФЛ в связи с невозвратом остатка не использованных в командировке денежных средств	661	641/НДФЛ
3	Удержан из заработной платы работника ВС в связи с невозвратом остатка не использованных в командировке денежных средств	661	642/ВС
4	Подотчетному лицу возмещен перерасход денежных средств	372	301 (311)

14.3. Займы работникам

Порядок отражения операций по выдаче и погашению займа работнику предприятия в бухгалтерском учете зависит от срока погашения займа.

Пункт 4 П(С)БУ 10 подразделяет дебиторскую задолженностьна долгосрочнуюи текущую. В связи с этим предприятие сумму займа, срок возврата которого:

— не превышает 12 месяцев с момента предоставления, — учитывает как текущую дебиторскую задолженность на субсчете 377 «Расчеты с прочими дебиторами». По дебету этого субсчета показывают возникновение дебиторской задолженности при выдаче займа, а по кредиту — ее погашение;

— превышает 12 месяцев с момента предоставления, — учитывает как долгосрочную дебиторскую задолженность на субсчете 183 «Прочая дебиторская задолженность». При наступлении срока погашения займа в течение 12 месяцев с даты баланса задолженность работника перед предприятием необходимо перевести из долгосрочной дебиторской задолженности в состав текущей. В этом случае делают запись: Дт 377 — Кт 183.

Рассмотрим пример отражения расчетов по займам работникам в учете (см. табл. 14.4).

Таблица 14.4. Учет расчетов по займам

№ п/п	Содержание хозяйственной операции	Корреспонденция счетов		Сумма, грн.
		Дт	Кт
Выдача займа
1	Получены в кассу денежные средства для выдачи займа работнику	301	311	12300,00
2	Выдан работнику долгосрочный заем	183	301	12300,00
3	Часть долгосрочной дебиторской задолженности, подлежащая погашению в течение 12 месяцев с даты баланса, переведена в состав текущей задолженности	377	183	4100,00
Погашение займа путем удержания из заработной платы
1	Начислена заработная плата	93*	661	4000,00
* По условиям примера заемщик является работником отдела сбыта.
2	Начислен ЕСВ (4000,00 грн. х 22 % : 100 %)	93	651	880,00
3	Удержан НДФЛ (4000,00 грн. х 18 % : 100 %)	661	641/НДФЛ	720,00
4	Удержан ВС (4000,00 грн. х 1,5 % : 100 %)	661	642/ВС	60,00
5	Перечислен ЕСВ	651	311	880,00
6	Перечислен НДФЛ	641/НДФЛ	311	720,00
7	Перечислен ВС	642/ВС	311	60,00
8	Произведены отчисления в счет погашения займа	661	377	500,00
9	Выплачена заработная плата	661	301	2720,00

Выводы

• Расходы на оплату труда в зависимости от места работы персонала отражают на счетах 15, 23, 24, 91, 92, 93 или 94
• Из заработной платы работников в обязательном порядке удерживают НДФЛ иВС, а «сверху» на нее начисляют ЕСВ.
• Выданными под отчет держателю корпоративной платежной карточки считаются списанные с ее применением денежные средства.
• Если срок погашения долгосрочного займа наступает в течение 12 месяцев с даты баланса,задолженнось работника перед предприятием необходимо перевести из долгосрочной дебиторской задолженности (субсчет 183) в состав текущей (субсчет 377).