2. Инвентаризируем основные средства

Взялись за инвентаризацию основных средств? Тогда обязательно загляните в этот раздел книги. Вы узнаете, как провести инвентаризацию таких активов и правильно задокументировать ее результаты.

2.1. Особенности проведения инвентаризации

Прежде всего давайте вспомним, что такое основные средства (далее — ОС). С точки зрения п. 4
П(С)БУ 7, это материальные активы, которые предприятие содержит с целью использования их в процессе производства или поставки товаров, предоставления услуг, сдачи в аренду другим лицам или для осуществления административных и социально-культурных функций, ожидаемый срок полезного использования (эксплуатации) которых более одного года (или операционного цикла, если он дольше года).

При этом в бухгалтерском учете объект ОС признают активом, если существует вероятность того, что предприятие получит в будущем экономические выгоды от его использования и его стоимость может быть достоверно определена(п. 6 П(С)БУ 7).

Ни для кого не секрет, что для целей бухгалтерского учета ОС делятся на две группы: непосредственно ОС и прочие необоротные материальные активы(п. 5 П(С)БУ 7). В отношении и тех, и других применяют единый порядок инвентаризации, установленный п. 1 разд. III Положения № 879. Поэтому для упрощения эти две группы в дальнейшем обобщенно будем именовать ОС.

Инвентаризацию ОС осуществляют в следующих целях:

— проверка фактического наличия ОС;

— установление излишка или недостачи ОС путем сопоставления фактического их наличия с данными бухучета;

— выявление активов, не соответствующих критериям признания;

— проверка соблюдения правил содержания и эксплуатации ОС;

— выявление активов, которые не используются предприятием;

— проверка реальной стоимости ОС, учитываемых на балансе (решение вопроса о необходимости проведения их переоценки — дооценки, уценки).

Как мы уже отмечали, в общем случае

проводить обязательную инвентаризацию ОС нужно ежегодно перед составлением годовой финансовой отчетности в период 3 месяцев до даты баланса

Да-да, именно в общем случае. Ведь из этого правила есть исключения. Они касаются:

— земельных участков, зданий, сооружений и других недвижимых объектов — их инвентаризацию можно проводить один раз в 3 года;

— инструментов, приборов, инвентаря (мебели) — их по решению руководителя предприятия можно инвентаризировать ежегодно в объеме не менее 30 % всех указанных объектов с обязательным охватом инвентаризацией всех таких объектов в течение 3 лет;

— библиотечных фондов — при наличии объема библиотечных фондов от 100 до 500 тыс. единиц инвентаризацию можно проводить в течение 5 лет с охватом ежегодно не менее 20 % единиц, а более 500 тыс. единиц — в течение 10 лет с охватом ежегодно не менее 10 % единиц. По решению руководителя предприятия инвентаризация библиотечных фондов может проводиться по установленному им графику в течение года. Но помните: инвентаризацию книжных памятников проводят ежегодно!

Еще до начала инвентаризации ОС рабочая инвентаризационная комиссия должна проверить:

— наличие и состояние регистров аналитического учета ОС (инвентарных карточек, инвентарных книг или описей);

— наличие и состояние технических паспортов или другой технической документации;

— наличие документов на ОС, переданные или принятые предприятием в аренду, на ответственное хранение, во временное пользование. При отсутствии соответствующих документов предприятие должно принять меры для их получения или оформления;

— наличие документов на объекты ОС, переведенные на консервацию или выведенные из эксплуатации в связи с реконструкцией, техническим перевооружением и другими улучшениями.

В случае выявления расхождений и неточностей в бухгалтерском учете или технической документации нужно внести соответствующие исправления и уточнения

Перед началом инвентаризации материально ответственные лица дают в инвентаризационной описи расписки в подтверждение того, что все приходные и расходные документы на ОС сданы в бухгалтерию, принятые объекты оприходованы, а выбывшие списаны в расходы. Такая расписка включена в заглавную часть как формы № инв-1 «Инвентаризационная опись основных средств», так и формы Инвентаризационной описи необоротных активов, утвержденной приказом № 572 (см. табл. 1.5 на с. 13).

Инвентаризационная комиссия (рабочая инвентаризационная комиссия) проверяет правильность присвоения инвентаризационных номеров(п.п. 1.7 разд. III Положения № 879).

При проведении инвентаризации земельных участков, зданий, сооружений, другой недвижимости, водоемов и других объектов природных ресурсов проверяют также наличие документов, подтверждающих право собственности предприятия на эти объекты(абзац шестой п.п. 1.3 разд. III Положения № 879). А при инвентаризации машин, оборудования и транспортных средств инвентаризационная комиссия (рабочая инвентаризационная комиссия) проверяет заводские номера кузова, двигателя, шасси и т.п.

Определенные особенности имеет инвентаризация библиотечных фондов. Здесь перед комиссией стоят следующие задачи(абзац первый п.п. 1.11 разд. III Положения № 879):

— выявить ошибки, допущенные при шифровке документов, расстановке фонда, оформлении выдачи документов пользователям;

— установить задолженность пользователей перед библиотекой;

— выявить дублетные документы, документы, не соответствующие профилю комплектования фонда подразделения или библиотеки в целом, и документы, требующие ремонта, переплета и т. п.

Установили факт отсутствия документа? В таком случае осуществляются мероприятия по его розыску в срок, определенный правилами пользования библиотекой читателем, но не более 1 года.

Обратите внимание: если в ходе инвентаризации комиссия выявляет пригодные для использования объекты ОС, остаточная стоимость которых согласно учетным данным равна нулю, она передает соответствующие материалы руководителю предприятия(п.п. 1.4 разд. III Положения № 879). В дальнейшем такие объекты могут быть дооценены.

Важно! Объекты ОС, в частности автомобили, морские и речные суда, которые отбывают в длительные рейсы и будут отсутствовать на предприятии в период проведения инвентаризации, нужно проинвентаризировать до момента их временного выбытия с предприятия.

По окончании инвентаризации материально ответственные лица дают расписку, в которой подтверждается, что проверка ОС состоялась в их присутствии, в связи с чем претензий к членам комиссии они не имеют, и что они принимают на ответственное хранение перечисленные в описи ОС.

Если инвентаризация проводится по причине смены материально ответственного лица, лицо, принимающее ОС, дает расписку об их получении, а лицо, передающее ОС, — об их передаче.

2.2. Оформляем инвентаризацию основных средств документально

Для оформления данных инвентаризации ОС можно использовать одну из следующих утвержденных форм:

— Инвентаризационная опись основных средств (форма № инв-1), утвержденная постановлением № 241;

— Инвентаризационная опись необоротных активов, утвержденная приказом № 572.

Если же ни одна из них вас по тем или иным причинам не устраивает — не беда. Вы смело можете «подогнать» ее под свои нужды или же разработать собственную форму с учетом требований ст. 9 Закона № 996 и п. 2.4 Положения № 88.

Учтите: инвентаризационная комиссия (рабочая инвентаризационная комиссия) составляет инвентаризационную опись по объектам или группам ОС и отдельно по каждому материально ответственному лицу(абзац первый п.п. 1.2 разд. III Положения № 879).

В инвентаризационной описи объекты ОС фиксируют по наименованиям в соответствии с их основным назначением. Также в описи указывают(п.п. 1.3 разд. III Положения № 879):

— инвентарный номер;

— изготовителя;

— заводской номер (в случае его наличия);

— год выпуска;

— первоначальную (переоцененную) стоимость;

— сумму износа;

— срок полезного использования;

— другие сведения.

Подробнее об особенностях отражения в инвентаризационной описи отдельных объектов ОС, установленных разд. ІІІ Положения № 879, расскажет табл. 2.1.

Таблица 2.1. Особенности составления инвентаризационных описей ОС

№ з/п	Объекты ОС	Порядок отражения в инвентаризационной описи
1	Однотипные по техническим характеристикам, назначению и условиям использования объекты ОС с одинаковой стоимостью, которые поступили на предприятие одновременно и по которым ведется групповой учет	Включают в опись по наименованию с указанием количества этих объектов
2	Объекты, прошедшие восстановление, реконструкцию, расширение или переоборудование, в результате чего изменилось их основное назначение	Вносят в инвентаризационную опись под наименованием, соответствующим новому основному назначению объекта
3	Многолетние насаждения	Вносят в инвентаризационную опись по культурам, ботаническим сортам с указанием года закладки, площади, количества деревьев или кустов, по категориям и их балансовой стоимости
4	Ирригационные и мелиоративные сооружения	Записывают по виду и роду сооружений с указанием их размеров, года сооружения, балансовой стоимости и других сведений, характеризующих их назначение и состояние
5	Малоценные необоротные материальные активы, выданные в индивидуальное пользование работников	На такие объекты можно составлять групповые инвентаризационные описи с указанием в них ответственных за эти объекты лиц (на которых ведутся личные карточки) с их распиской в инвентаризационных описях
6	Объекты, которые ремонтируются на других предприятиях	Вносят в инвентаризационную опись на основании документов о передаче объектов в ремонт
7	Объекты, которые не пригодны к эксплуатации и не подлежат восстановлению*	На такие объекты составляют отдельную инвентаризационную опись с указанием времени ввода в эксплуатацию и причин, которые привели эти объекты в непригодное состояние
8	Неучтенные объекты, а также объекты, данные о которых отсутствуют в учете	Вносят в инвентаризационную опись отсутствующие сведения о таких объектах и их технических показателях**. Например, по зданиям указывают их назначение, основные материалы, из которых они построены, объем (внешний или внутренний обмер), площадь (общую полезную площадь), число этажей, подвалов, полуподвалов, год постройки и т. п. Оценку выявленных объектов осуществляют по справедливой стоимости
9	Белье, постельные принадлежности, одежда и обувь одного наименования, близкие по размерам, качествам материала и цене	Вносят в инвентаризационную опись суммарно, с указанием количества этих предметов и их номенклатурных номеров
10	Предметы спецодежды и столового белья, отправленные в стирку и ремонт	Вносят в инвентаризационную опись на основании ведомостей-накладных или квитанций поставщика услуг
11	Библиотечные фонды	Оформляют групповыми инвентаризационными описями
* Такие объекты списывают в порядке, установленном законодательством. ** Одновременно с этим инвентаризационная комиссия обязана выяснить, когда и по чьему распоряжению возведены (приобретены) выявленные инвентаризацией неучтенные объекты, куда списаны расходы на их возведение (приобретение), и отразить это в протоколе.

Учтите также, что при установлении факта неотражения выполненных работ капитального характера (достройка этажей, пристройка новых помещений и т. п.) или частичной ликвидации зданий и сооружений (износ отдельных конструктивных элементов) нужно:

1) в бухгалтерском учете предприятия отразить сумму увеличения или уменьшения балансовой стоимости объекта;

2) в инвентаризационной описи указать данные о проведенных изменениях.

На с. 25 вы можете увидеть образец заполнения Инвентаризационной описи необоротных активов.

После оформления в установленном порядке инвентаризационные описи передают в бухгалтерию, где на выявленные недостачи и излишки составляют сличительную ведомость (см. пример на с. 67). Для этого можно использовать одну из следующих форм:

— форму № инв-18, утвержденную постановлением № 241;

— Сличительную ведомость результатов инвентаризации необоротных активов, утвержденную приказом № 572.

Альтернатива — разработать форму сличительной ведомости самостоятельно. Хозрасчетным предприятиям это не запрещено.

На основании сличительной ведомости инвентаризационные разницы отражают в учете предприятия.

Об этом вы можете прочесть в подразделе 9.2.

В ходе инвентаризации рабочая комиссия дает оценку фактического состояния объектов ОС. Так, например, она может рекомендовать перевести объекты ОС в состав других активов (товарно-материальных ценностей или малоценных необоротных материальных активов), произвести их переоценку или списать с баланса (если такие ценности не соответствуют критериям признания активом).

Все выводы и предложения рабочая комиссия фиксирует в протоколе, который передает на рассмотрение инвентаризационной комиссии.

Выводы

• В общем случае обязательную инвентаризацию ОС проводят ежегодно перед составлением годовой финансовой отчетности в период 3 месяцев до даты баланса.
• Объекты ОС, например автомобили, морские и речные суда, которые отбывают в длительные рейсы, нужно проинвентаризировать до момента их временного выбытия с предприятия.
• Инвентаризационную опись составляют по объектам или группам ОС и отдельно по каждому материально ответственному лицу.