Когда суточные на командировку облагаются налогом?

В каких случаях суточные, выплаченные на командировку, облагаются НДФЛ, военным сбором и ЕСВ?

Распространенные случаи

Суточные на командировку могут облагаться НДФЛ (налогом на доходы физических лиц) и военным сбором в нескольких случаях:

1. Неподтвержденная служебная поездка: Если после возвращения из командировки работник не предоставляет отчет об использовании средств, выданных на командировку, или не подтвердит документально, что находился в служебной поездке. Отсутствуют документы, подтверждающие факт пребывания в командировке, таких как проездные документы, счета на проживание или отметки пограничных служб о пересечении границы.
2. Задержка без уважительных причин: Если работник задерживается в командировке без объективных причин, например, на выходные, и это не согласовано с руководством. В общем, в таком случае суточные не возмещаются. Но если они выплачены, то их следует обложить налогом.
3. Суммы, превышающие установленные нормы: Если суточные превышают 0,1 размера минимальной зарплаты на 1 января отчетного года для командировок по Украине (в 2025 году = 800 грн в день) или 80 евро для заграничных командировок за каждый календарный день.

В этих случаях суточные могут признаваться дополнительным благом работника и облагаются налогом в соответствии с законодательством.

Наиболее распространенный случай — это когда сумма суточных, превышающая необлагаемый предел, является налогооблагаемым доходом работника. Какой именно это доход?

Как не облагать суточные 2025: предельные суммы и документы

НДФЛ и ВС

Считаем, что речь идет о дополнительном благе (налогообложение согласно п.п. «г» п.п. 164.2.17 НКУ). Причем в данном случае следует применять коэффициент (но не простой). Аргумент: обычно в документе о размере суточных указана «чистая» сумма (которую выплачивают на руки). Но чтобы найти сумму дохода к начислению, нужно «накрутить» и НДФЛ, и ВС на облагаемую часть суточных. Для этого нужен коэффициент 1,242236. Его применяют к «чистой» сумме облагаемых суточных и получают сумму к начислению.

Но ГНС другого мнения. В консультации по категории 103.17 ЗІР ГНС отмечают, что налогооблагаемая часть суточных — это доход в виде излишне израсходованных средств, полученных плательщиком налога на командировку и не возвращенных в установленные законодательством сроки (п.п. 164.2.11 НКУ). В таком случае следует применить стандартный натуральный коэффициент, т. е. только в части НДФЛ (п. 164.5 НКУ). При ставке НДФЛ 18 % он = 1,219512.

А сумму ВС следует рассчитывать из фактической суммы облагаемых суточных. То есть без применения каких-либо коэффициентов. При этом уплатить его придется за счет других доходов (например, зарплаты) работника на основании его заявления.

ЕСВ

Его на суточные расходы независимо от их размера не начисляем, поскольку сумма суточных не относится к фонду оплаты труда в соответствии с п. 3.15 Инструкции по статистике заработной платы, утвержденной приказом Госкомстата от 13.01.2004 № 5. Кроме того, суточные (в полном объеме) указаны среди выплат, на которые не начисляют ЕСВ согласно п. 6 разд. І Перечня, утвержденного постановлением КМУ от 22.12.2010 № 1170.