Личное дело работника НЕ обязательно

Есть письмо Минэкономики. Типовая форма личного дела работника № П-2 — приказ Госкомстата и Минобороны от 25.12.2009 № 495/656.

Среди множества кадровых форм есть один документ, который нужно было вести на каждого работника всегда, независимо от того, постоянный это сотрудник, временный или сезонный, совместитель или основной. Речь идет о личном деле. Типовая форма этого документа, его номер П-2, утверждена приказом Госкомстата и Минобороны.

Заполнение личного дела не занимало две минуты: нужно было взять у сотрудника паспорт, военный билет, дипломы (свидетельства) об окончании учебного заведения и кучу других документов. Также в личном деле делались записи о назначении или переводе работника, а также отмечались сведения об отпусках.

И вот у нас хорошие новости по этому документу.

Мы отправили запрос в Минэкономики с вопросом, обязательно ли вести личные дела на каждого работника.

Дело в том, что нашему запросу предшествовал довольно обнадеживающий ответ Госпродтруда на идентичный вопрос. И Госпродтруд ответил, что работодатель имеет право самостоятельно определять необходимость ведения кадрового учета с использованием личного дела работника по форме № П-2. То есть Госпродтруд изменил свою точку зрения, так как ранее они настаивали на обязательности этого документа.

Конечно, мы обрадовались такому разъяснению, но восприняли его с осторожностью. Лучше спросить еще и у Минэкономики, подумали мы, чтобы спать спокойно и чтобы было надежнее.

Письмо Минэкономики от 25.09.2024 № 4701-05/70518-09

1. Приказ Минстата от 27.10.95 № 277, упоминаемый в п. 2.5 Инструкции № 58, утратил силу в части утверждения типовой формы № П-2.
2. Приказ № 495/656, которым утверждена текущая форма № П-2, не зарегистрирован в Минюсте. Более того, этот приказ не устанавливает прямой обязанности вести личные дела работников по этой форме.
3. Порядок организации и ведения военного учета призывников, военнообязанных и резервистов, утвержденный постановлением КМУ от 30.12.2022 № 1487, не требует применения личных дел работников. Военный учет сейчас ведется в Списках персонального военного учета.

Таким образом, Минэкономики, как и их коллеги из Госпродтруда, также считает, что работодатель имеет право сам решать, вести ему форму № П-2 или нет. Их аргументы вы видите на экране. То есть вы можете смело отказаться от ведения личных дел.

Но со своей стороны дадим вам несколько советов относительно этой формы.

Если вы решите руководствоваться письмом Минэкономики и откажетесь от ведения личных дел по форме № П-2, не уничтожайте / не выбрасывайте те дела, которые велись ранее. Они должны храниться в течение 75 лет после увольнения работников. В случае ликвидации предприятий личные дела работников следует передать в архивные учреждения как документы, связанные с обеспечением соцзащиты граждан.

Также, позаботьтесь о выполнении требований ч. 12 ст. 10 Закона Украины «Об отпусках» от 15.11.96 № 504/96-ВР. Эта норма устанавливает обязанность работодателя вести учет использованных сотрудниками отпусков. В настоящее время такая информация отражается только в личном деле.

Что касается другой информации из формы № П-2, то она дублируется, например, в личных листках по учету кадров и их дополнениях.

И в завершение добавим: если вы морально не готовы отказаться от личных дел, никто вас к этому не принуждает. Можете, как и прежде, продолжать их вести. Тут найдете ссылку на рекомендации по их ведению.