Минфин внес изменения в Инструкцию о служебных командировках

Минфин приказом от 17 октября 2023 года №560 утвердил изменения в Инструкцию о служебных командировках в пределах Украины и за границу, которые вступили в силу 7 ноября 2023 года. Позднее эти изменения были дополнительно уточнены приказом Минфина от 31 октября 2023 года №608.

Уточнение по поводу аванса и его выдачи наличными

Согласно новым положениям, аванс может быть выдан наличными для следующих категорий сотрудников:

• Государственные служащие и другие лица, которые направляются в командировки Офисом Президента Украины, Аппаратом Верховной Рады Украины, Секретариатом Кабинета Министров Украины, Министерством экономики Украины в составе иностранных делегаций во главе с высокопоставленными лицами (Президентом Украины, Председателем Верховной Рады Украины, Премьер-министром Украины, вице-премьерами, министрами и их заместителями). Также это касается передовых групп, обеспечивающих подготовку зарубежных визитов этих должностных лиц.
• Сотрудники государственных органов и военных формирований, которые направлены в командировку соответствующими органами и учреждениями, занимающимися разведывательной, контрразведывательной и оперативно-розыскной деятельностью.

Документальное подтверждение расходов

В случае использования сотрудником платежной карты во время служебной командировки для безналичных расчетов, расходы подтверждаются соответствующими документами. Это может быть выписка банка-эмитента платежной карты или другие данные с банковского счета, как в бумажной, так и в электронной форме. Главное, чтобы документы содержали все необходимые сведения о выполненных платежных операциях в соответствии с действующим законодательством.

Документы, подтверждающие расходы, могут быть предоставлены в бумажной или электронной форме. Электронный документ, оформленный в соответствии с требованиями законодательства, считается официальным подтверждением, даже если он распечатан на бумаге.

Порядок подачи отчета о расходовании средств

Сотрудник обязан составить и подать отчет о расходовании средств или электронных денег, выданных на командировку или под отчет, в бумажной или электронной форме. Отчет должен быть подан вместе с документами, подтверждающими расходы, в соответствии с законами Украины «О электронных документах и электронном документообороте» и «О доверительных электронных услугах». Отчет подается по форме, утвержденной Министерством финансов.

Возмещение суточных расходов

Сумма суточных расходов не требует дополнительного документального подтверждения, однако необходимо предоставить хотя бы одно доказательство нахождения сотрудника в командировке. Если сотрудник не смог получить документы по причинам, не зависящим от него, подтверждающие документы могут быть заменены другими доказательствами пребывания в командировке.

Порядок командировок в пределах Украины

Фактическое количество дней пребывания сотрудника в командировке определяется на основании приказа о командировке и наличия хотя бы одного документа, подтверждающего пребывание (проездные билеты, счета за проживание, справка с места командировки или служебная записка, согласованная с руководителем).

Суточные расходы возмещаются только при наличии приказа о командировке, отчета о расходовании средств и подтверждающих документов. В случае отсутствия таких документов компенсация суточных расходов не предоставляется.

Возврат аванса

Если сотрудник получил аванс на командировку наличными, он обязан подать отчет и вернуть излишне потраченные средства до окончания третьего банковского дня после прибытия на место постоянной работы.

Использование платежных карт

Если во время служебной командировки сотрудник использовал платежную карту для расчетов в безналичной форме, руководитель может продлить срок подачи отчета о расходовании средств до 20 банковских дней при наличии уважительных причин или расхождений в отчетных документах.

Непредвиденные обстоятельства

Если во время командировки возникли обстоятельства, которые сделали невозможным возврат билетов на самолет или другой транспорт, расходы на эти билеты могут быть возмещены по решению руководителя. Руководители предприятий лично принимают решение о возмещении расходов на билеты, если имеют подтверждающие документы. Министры и руководители других органов исполнительной власти могут самостоятельно решать вопрос возмещения своих расходов без обращения к вышестоящим должностным лицам, если командировка осуществлялась за счет соответствующего министерства или органа.

Командировки за границу

В случае зарубежных командировок, за однодневные командировки суточные расходы возмещаются как за полный день. Возмещение осуществляется на основании приказа о командировке, отчета о расходовании средств и документальных подтверждений пребывания за границей.

Суточные расходы возмещаются за каждый день пребывания в командировке, включая день отбытия и день прибытия. Если во время поездки были пересадки или остановки в других странах, суточные расходы возмещаются по нормам этих стран. За день отбытия из Украины суточные начисляются по нормам первой иностранной страны, а за день прибытия в Украину – по нормам последней иностранной страны.

Если сотрудник пересек несколько иностранных государств в течение одного дня, суточные расходы рассчитываются как среднее арифметическое от норм этих стран.

Если сотрудник получил аванс наличными для зарубежной командировки, он также обязан подать отчет и вернуть излишне потраченные средства. Если сотрудник использовал платежные карты, руководитель может продлить срок подачи отчета до 20 банковских дней в случае выявления проблем в отчетности.

Таким образом, эти изменения уточняют порядок оформления командировок, процедуры подтверждения расходов и правила возврата авансов, подчеркивая важность документального подтверждения расходов как во внутренних, так и в зарубежных командировках.

4o