Назначаем больничные-2023: кто заменит комиссию по соцстрахованию
* Закон Украины «Об общеобязательном государственном социальном страховании» от 23.09.99 № 1105-XIV.
Кто же как не он?
До 01.01.2023 в ст. 30 Закона о соцстраховании было четко указано, что решение о назначении матобеспечения принимается комиссией (уполномоченным) по социальному страхованию.
Однако в новой редакции ст. 30 Закона о соцстраховании упоминания о комиссии (уполномоченном) по соцстрахованию уже нет. Однако в ч. 3 ст. 22 этого документа указано, что решение о назначении страховой выплаты принимается страхователем или уполномоченными им лицами.
Итак, начиная с 01.01.2023 именно страхователь или уполномоченные им лица:
— осуществляют контроль за правильностью начисления и своевременностью осуществления страховых выплат;
— принимают решение об отказе в назначении или прекращении страховых выплат (полностью или частично);
— рассматривают основания и правильность выдачи документов, являющихся основанием для предоставления страховых выплат.
Что это значит? Что с 01.01.2023 комиссия (уполномоченный) по соцстрахованию уже не нужна. А значит, ее (его) полномочия следует прекратить (соответствующим приказом (распоряжением)).
С этой даты решение о назначении страховых выплат принимает:
— либо сам руководитель предприятия (физлицо-предприниматель);
— либо уполномоченное им лицо;
— либо комиссия из уполномоченных им лиц.
Как это оформить документально? Разберем далее.
Выплаты назначает сам руководитель
Если решение о назначении пособия по временной потере трудоспособности, по беременности и родам, помощи на погребение будет принимать сам руководитель предприятия, то достаточно оформить такое решение соответствующим приказом (распоряжением) (см. рис. 1).
Часть «начинки» этого приказа можно позаимствовать у старой формы протокола комиссии по социальному страхованию…
1. Если назначаем пособие по временной нетрудоспособности, беременности и родам, то в приказе указывается следующая информация:
— Ф. И. О. застрахованного лица (застрахованных лиц), которому (которым) назначаются страховые выплаты;
— номер страхового свидетельства;
— номер е-больничного (или номер и серия бумажного листка нетрудоспособности), на основании которого назначаются страховые выплаты;
— причина нетрудоспособности;
— или это первичный больничный лист, или продолжение;
— период нетрудоспособности;
— количество дней, подлежащих оплате (в том числе за счет ПФУ);
— размер пособия (%).
2. Если назначаем помощь на погребение, то в приказе нужно указать:
— Ф. И. О. застрахованного лица (застрахованных лиц), которому (которым) назначаются страховые выплаты;
— номер страхового свидетельства;
— документ, на основании которого назначаются страховые выплаты;
— размер пособия.
3. В случае отказа в назначении пособия по временной нетрудоспособности нужно указать:
— Ф. И. О. застрахованного лица (застрахованных лиц);
— номер страхового свидетельства;
— номер е-больничного (или номер и серию бумажного листка нетрудоспособности);
— период нетрудоспособности;
— количество дней, НЕ подлежащих оплате;
— причину отказа в назначении выплат.
Рис. 1. Пример приказа о назначении страховых выплат
К приказу прилагаются документы, на основании которых было принято решение о назначении больничных (декретных) или об отказе в назначении таких выплат. В частности:
— оригинал больничного листа, если он выдан в бумажной форме;
— распечатанный е-больничный (если внутренними документами предприятия предусмотрена их печать);
— другие документы (для совместителя — справка о средней зарплате с основного места работы, для льготников — документы, подтверждающие право на льготы и т. п.).
На основании этого документа бухгалтерия рассчитывает «нетрудоспособную» среднюю и начисляет больничные выплаты (за первые 5 дней болезни + помощь за счет ПФУ) работникам.
Заметьте: составлять какие-то дополнительные документы о назначении руководителя ответственным за назначение страховых выплат не нужно.
Назначаем уполномоченных
Уполномоченных лиц по вопросам назначения страховых выплат назначает руководитель предприятия. И это может быть:
— либо одно уполномоченное лицо (при наличии обособленных подразделений — несколько уполномоченных лиц);
— либо комиссия по назначению страховых выплат.
Заметьте, что количество уполномоченных лиц определяет сам руководитель предприятия (законодательством уже не установлены требования к количеству уполномоченных лиц в зависимости от численности работников).
Также руководитель принимает решение, на кого именно будут возложены такие полномочия.
Конечно, такие обязанности не предусмотрены трудовым договором, ведь это нововведение заработало недавно. Поэтому при назначении уполномоченных лиц стоит получить их согласие на выполнение этих функций. Или же ввести изменения в должностные инструкции и в установленном порядке ознакомить работников с ними.
Конечно, для такой работы целесообразно выбирать работников, которые разбираются в порядке и условиях назначения страховых выплат (бухгалтеры, кадровики и т. п.). А председателем комиссии назначить, например, можно самого руководителя предприятия.
Если на предприятии будет назначено лишь одно уполномоченное лицо по вопросам назначения страховых выплат, то такое назначение руководителю следует оформить соответствующим приказом (распоряжением) (см. рис. 2).
Рис. 2. Пример приказа о назначении уполномоченного лица по вопросам назначения страховых выплат
В то же время если речь идет о комиссии из уполномоченных лиц, то в таком случае уместно:
— не только оформить приказ о создании комиссии из уполномоченных лиц по вопросам назначения страховых выплат(см. рис. 3);
— а еще и разработать Положение о комиссии из уполномоченных лиц по вопросам назначения страховых выплат (далее — Положение) и утвердить этот документ соответствующим приказом (распоряжением) руководителя.
Обратите внимание, что при создании комиссии из уполномоченных лиц и разработке Положения уже не нужно соблюдать требования, которые раньше были установлены для комиссии по соцстрахованию.
То есть не обязательно:
— делегировать к членам комиссии в равном количестве представителей от работодателя и от работников;
— требовать от членов комиссии участвовать в ее заседаниях лично без права передачи своих полномочий другим должностным лицам.
Зато наконец можно предусмотреть возможность проведения заседаний онлайн, прописать порядок обмена документами о назначении страховых выплат и оформлении решения протоколом в электронном виде с правом подписи КЭП;
— прописывать в Положении все те функции, которые предусматривались для комиссии по соцстрахованию в Положении № 13*. Например, теперь можно забыть о ведении учета лиц, которые часто и долго болеют, а также лиц, которые получили листки нетрудоспособности в связи с непроизводственными травмами, о контроле за правильностью начисления и своевременностью выплаты матобеспечения застрахованным лицам и т. п.
В то же время не забывайте, что комиссия должна руководствоваться в своей деятельности нормами Закона о соцстраховании (соблюдать сроки и порядок назначения или отказа в назначении страховых выплат и т. п.). Здесь послаблений нет.
Рис. 3. Пример приказа о создании комиссии по назначению страховых выплат
Решение о назначении (отказе в назначении) страховых выплат комиссия из уполномоченных лиц (уполномоченное лицо) оформляет либо протоколом, либо решением. Форму этих документов определяет сам работодатель.
То есть ее можно разработать самостоятельно. Или взять за образец форму протокола заседания комиссии по соцстрахованию (решения уполномоченного), приведенную в приложении к Положению № 13.
Однако какую бы форму ни выбрал работодатель, в таком документе целесообразно приводить следующую информацию:
— данные о страхователе, присутствующих на заседании членах комиссии (или только уполномоченном), номере протокола (решения) и дате его составления;
— в случае назначения пособия по временной нетрудоспособности, беременности и родам: Ф. И. О. застрахованного лица; номер его страхового свидетельства; номер е-больничного / номер и серию бумажного листка нетрудоспособности; причину нетрудоспособности; период нетрудоспособности, количество дней, подлежащих оплате (в том числе за счет ПФУ), размер пособия (%);
— в случае назначения помощи на погребение: Ф. И. О. застрахованного лица; номер его страхового свидетельства; документ, на основании которого назначаются страховые выплаты; размер помощи;
— в случае отказа в назначении пособия по временной нетрудоспособности (Ф. И. О. застрахованного лица; номер его страхового свидетельства; номер е-больничного / номер и серию бумажного листка нетрудоспособности; период нетрудоспособности; количество дней, НЕ подлежащих оплате; причину отказа в назначении выплат).
К протоколу (решению) обязательно прилагайте документы, на основании которых было принято решение о назначении больничных (декретных) или об отказе в назначении таких выплат. В частности:
— оригинал бумажного больничного листа;
— распечатанный е-больничный (если внутренними документами предприятия предусмотрена их печать);
— другие документы (для совместителя — справка о средней зарплате с основного места работы, для льготников — документы, подтверждающие право на льготы и т. п.).
По материалам сайта i.factor.ua