Нужна ли номенклатура дел?

Номенклатура дел — это обязательный документ для каждой юридической организации. Она представляет собой систематизированный список названий дел, формируемых в процессе документооборота, с указанием сроков их хранения. Таким образом, организация хранения документов начинается с составления номенклатуры дел.

Цель номенклатуры — установить единый порядок формирования дел в учреждении, независимо от носителя информации. Она также облегчает учёт, оперативный поиск документов, а также определяет сроки их хранения. Номенклатура является основой для составления описей дел постоянного и длительного (более 10 лет) хранения, а также для учёта временных дел (до 10 лет).

Составление номенклатуры должно соответствовать требованиям Правил организации документооборота и архивного хранения документов, утверждённых приказом Министерства юстиции Украины от 18 июня 2015 года №1000/5.

Номенклатура дел может строиться на основе структурного или функционального принципа:

• Структурный принцип применяется в учреждениях с чёткой структурой. В этом случае разделами номенклатуры являются названия структурных подразделений (канцелярия, кадровый отдел, плановый отдел и т.д.).
• Функциональный принцип используется в учреждениях без чёткой структуры. Здесь разделы соответствуют функциям и направлениям деятельности организации и располагаются в порядке их важности (планирование, финансирование и т.д.).

Номенклатура дел должна быть разработана до 15 ноября каждого года. В конце года её обязательно закрывают итоговой записью, которую подписывает руководитель. О наличии дел за год отчитывается ответственное за архив лицо.

Номенклатура дел судебных учреждений ежегодно пересматривается, анализируется и уточняется в ноябре-декабре. Документ подписывается руководителем и визируется ответственным за архив лицом.

4o